Quản lý Truyền thông
Giới thiệu
Thông thường, bạn sẽ bắt gặp các tổ chức nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý giao tiếp tốt. Theo kinh nghiệm của một tổ chức để có một quản lý truyền thông thích hợp.
Một khi đạt được điều này, tổ chức tiến thêm một bước nữa để đạt được các mục tiêu kinh doanh tổng thể của mình. Quản lý giao tiếp đề cập đến một kế hoạch có hệ thống, trong đó thực hiện và giám sát các kênh và nội dung của giao tiếp.
Để trở thành một nhà quản lý giỏi, người ta phải có sẵn một phương pháp dự phòng khi giao tiếp với nhân viên.
Quản lý truyền thông hiệu quả được coi là cứu cánh cho nhiều dự án mà một tổ chức đảm nhận cũng như bất kỳ bộ phận nào của tổ chức.
Năm W của Quản lý Truyền thông
Năm điểm W trong giao tiếp rất quan trọng và cần được giải quyết để một dự án hoặc chức năng tổ chức thành công bằng cách quản lý truyền thông hiệu quả.
Sau đây là năm điểm W của quản lý truyền thông:
Thông tin nào là cần thiết cho dự án?
Ai yêu cầu thông tin và loại thông tin nào là cần thiết?
Khoảng thời gian cần thiết cho thông tin là bao nhiêu?
Loại hoặc định dạng thông tin nào được yêu cầu?
Ai là người sẽ chịu trách nhiệm truyền thông tin được đối chiếu?
Năm chữ W trong quản lý truyền thông chỉ là những nguyên tắc. Do đó, bạn cần phải tính đến các cân nhắc khác, chẳng hạn như chi phí và quyền truy cập thông tin.
Quá trình truyền thông
Mục tiêu chính của quản lý giao tiếp là đảm bảo luồng thông tin thông suốt giữa hai người hoặc một nhóm.
Hãy để chúng tôi xem xét quá trình giao tiếp với việc sử dụng một sơ đồ.
Quá trình giao tiếp bao gồm ba bộ phận chính; người gửi truyền một thông điệp qua một kênh đến người nhận. Theo sơ đồ trên, người gửi trước tiên phát triển một ý tưởng, sau đó có thể được xử lý dưới dạng một tin nhắn.
Thông điệp này được truyền đến người nhận. Người nhận phải giải thích thông điệp để hiểu ý nghĩa của nó.
Khi nói đến phần diễn giải, ngữ cảnh của thông điệp nên được sử dụng để tìm ra ý nghĩa. Hơn nữa, đối với mô hình quy trình giao tiếp này, bạn cũng sẽ sử dụng mã hóa và giải mã.
Mã hóa đề cập đến việc phát triển một thông điệp và giải mã đề cập đến việc giải thích hoặc hiểu thông điệp. Bạn cũng sẽ nhận thấy yếu tố phản hồi, mà cả người gửi và người nhận đều liên quan.
Phản hồi là rất quan trọng để bất kỳ quá trình giao tiếp thành công. Thông tin phản hồi cho phép người quản lý hoặc người giám sát ngay lập tức phân tích mức độ hiểu của cấp dưới về thông tin được cung cấp và biết được việc thực hiện công việc.
Phương pháp giao tiếp
Chỉ hiểu được quy trình giao tiếp sẽ không đảm bảo thành công cho các nhà quản lý hoặc một tổ chức. Các nhà quản lý cần nhận thức được các phương pháp được sử dụng trong quá trình giao tiếp.
Các phương pháp truyền thông tiêu chuẩn được các nhà quản lý và tổ chức trên thế giới sử dụng rộng rãi là phương pháp viết hoặc phương pháp truyền miệng.
Ngoài hai cơ chế này, giao tiếp không lời là một phương pháp nổi bật khác được sử dụng để đánh giá giao tiếp trong tổ chức.
Giao tiếp phi ngôn ngữ đề cập đến việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể như một phương thức giao tiếp. Phương pháp này sẽ bao gồm cử chỉ, hành động, ngoại hình cũng như biểu hiện và thái độ trên khuôn mặt.
Mặc dù hầu hết các phương pháp này vẫn còn được sử dụng cho một bộ phận lớn hơn của tổ chức, việc sử dụng e-mail và các phương tiện điện tử khác như một phương thức liên lạc đã làm giảm nhu cầu giao tiếp mặt đối mặt.
Điều này đôi khi dẫn đến tình huống mà cả hai bên liên quan không tin tưởng hoặc cảm thấy thoải mái với nhau và cũng có thể dễ dàng hiểu sai thông điệp.
Kỹ năng giao tiếp miệng
Một tỷ lệ lớn truyền thông miệng tham gia trực tiếp vào quản lý truyền thông. Ví dụ, nếu người quản lý không trò chuyện hoặc nói rõ với nhóm bán hàng, điều này có thể dẫn đến sự khác biệt về mục tiêu và thành tích.
Có hai khía cạnh của giao tiếp bằng miệng, lắng nghe tích cực và phản hồi mang tính xây dựng.
Lắng nghe tích cực
Đây là nơi mà người nhận thông điệp chú ý đến thông tin, diễn giải và ghi nhớ.
Như bạn đã biết, việc lắng nghe sẽ giúp bạn chú ý và sau đây là một số điểm minh họa cho việc lắng nghe tích cực.
Giao tiếp bằng mắt với bên liên quan
Đảm bảo làm rõ các câu hỏi nếu nó không rõ ràng
Tránh sử dụng các cử chỉ gây mất tập trung hoặc không thoải mái
Phản hồi mang tính xây dựng
Đây là nơi mà các nhà quản lý thất bại hầu hết thời gian. Phản hồi cần phải mang tính xây dựng và sau đó nó sẽ giúp nhân viên định hình hiệu suất của họ thay vì chỉ trích.
Phần kết luận
Quản lý thông tin liên lạc là quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào bất kể quy mô của nó. Nó góp phần đạt được các mục tiêu chung của công ty cũng như tạo ra một môi trường tích cực và thân thiện.
Một quá trình giao tiếp hiệu quả trong tổ chức sẽ dẫn đến tăng lợi nhuận, sự hài lòng của nhân viên cao và sự nhận diện thương hiệu.