Phương pháp chuỗi sự kiện
Giới thiệu
Trong giai đoạn đầu của một dự án, các quy trình phức tạp và nhiều rủi ro liên quan khiến cho việc mô hình hóa không thể chính xác được. Một mô hình của một dự án là cần thiết để quản lý dự án hiệu quả.
Phương pháp chuỗi sự kiện, một kỹ thuật phân tích mạng lập lịch và mô hình hóa không thể xảy ra, là một giải pháp cho vấn đề này. Kỹ thuật này được sử dụng để quản lý các sự kiện và chuỗi sự kiện ảnh hưởng đến lịch trình dự án.
Nó không phải là một mô phỏng cũng không phải là một phương pháp phân tích rủi ro mà là hoạt động bằng cách sử dụng các phương pháp luận hiện có như Phân tích Monte Carlo và Bayesian Believe Network. Ngoài ra, phương pháp luận chuỗi sự kiện được sử dụng để lập mô hình xác suất cho các doanh nghiệp khác nhau và nhiều quy trình công nghệ trong đó có quy trình quản lý dự án.
Nguyên tắc của phương pháp chuỗi sự kiện
Phương pháp chuỗi sự kiện dựa trên sáu nguyên tắc chính
Nguyên tắc 1
Moment of Risk and State of Activity -Trong một quy trình dự án thực tế, một nhiệm vụ hoặc một hoạt động không phải lúc nào cũng là một thủ tục liên tục. Nó cũng không phải là một cái đồng phục. Một yếu tố ảnh hưởng đến nhiệm vụ là các sự kiện bên ngoài, từ đó chuyển đổi nhiệm vụ hoặc hoạt động từ vị trí này sang vị trí khác.
Trong quá trình của một dự án, thời gian hoặc thời điểm khi một sự kiện xảy ra là một thành phần rất quan trọng của sự kiện. Thời gian hoặc thời điểm này chủ yếu mang tính xác suất và có thể được đặc trưng bằng cách sử dụng phân phối thống kê. Thường xuyên hơn không, những sự kiện bên ngoài này có tác động tiêu cực đến dự án.
Nguyên tắc 2
Event Chains -Một sự kiện bên ngoài có thể dẫn đến một sự kiện khác, v.v. Điều này tạo ra chuỗi sự kiện. Chuỗi sự kiện có ảnh hưởng đáng kể đến quá trình của một dự án.
Ví dụ, bất kỳ yêu cầu thay đổi nào đối với các nguyên vật liệu cần thiết cho dự án có thể khiến hoạt động bị đình trệ. Người quản lý dự án sau đó sẽ phân bổ tài nguyên từ một hoạt động khác. Điều này dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn và cuối cùng dẫn đến sự thất bại của dự án.
Nguyên tắc 3
Monte Carlo Simulations - Trên định nghĩa rõ ràng về các sự kiện và chuỗi sự kiện, Phân tích Monte Carlo được sử dụng để lượng hóa các hệ quả chung của các sự kiện.
Xác suất rủi ro xảy ra và ảnh hưởng của chúng có thể được sử dụng làm dữ liệu đầu vào cho Phân tích Monte Carlo. Phân tích này đưa ra một đường cong xác suất của lịch trình dự án.
Nguyên tắc 4
Critical Event Chains -Sự kiện quan trọng hoặc chuỗi sự kiện quan trọng là những sự kiện có khả năng ảnh hưởng đến dự án nhiều nhất. Bằng cách xác định các sự kiện như vậy ngay từ đầu, có thể giảm bớt ảnh hưởng tiêu cực của chúng đối với các dự án.
Các loại sự kiện này có thể được phát hiện bằng cách kiểm tra các kết nối giữa các tham số chính của dự án.
Nguyên tắc 5
Performance Tracking With Event Chains -Điều quan trọng là người quản lý phải theo dõi trực tiếp tiến trình của một hoạt động. Điều này đảm bảo rằng thông tin cập nhật được sử dụng cho Phân tích Monte Carlo.
Do đó trong suốt thời gian của dự án, xác suất của các sự kiện có thể được tính toán chính xác hơn bằng cách sử dụng dữ liệu thực tế.
Nguyên tắc 6
Event Chain Diagrams -Sơ đồ chuỗi sự kiện mô tả các mối quan hệ giữa các sự kiện và nhiệm vụ bên ngoài và cách cả hai ảnh hưởng lẫn nhau. Các chuỗi này được thể hiện bằng các mũi tên được liên kết với một hoạt động hoặc khoảng thời gian cụ thể trên biểu đồ Gantt.
Mỗi sự kiện và chuỗi sự kiện được thể hiện bằng một màu sắc khác nhau. Các sự kiện toàn cầu ảnh hưởng đến tất cả các nhiệm vụ trong một dự án trong khi các sự kiện cục bộ chỉ ảnh hưởng đến một nhiệm vụ hoặc hoạt động trong một dự án. Sơ đồ chuỗi sự kiện cho phép mô hình hóa và phân tích rủi ro đơn giản.
Hiện tượng phương pháp chuỗi sự kiện
Việc sử dụng Phương pháp chuỗi sự kiện trong quản lý dự án tạo ra một số hiện tượng thú vị:
Repeated Activity - Một số sự kiện bên ngoài gây ra sự lặp lại của các hoạt động đã được hoàn thành.
Event Chains and Risk Mitigation -Khi một sự kiện xảy ra trong quá trình của một dự án, một kế hoạch giảm thiểu, tức là một hoạt động mở rộng lịch trình của dự án, sẽ được lập ra. Các kế hoạch giảm thiểu tương tự có thể được sử dụng cho một số sự kiện.
Resource Allocation Based on Events - Một hiện tượng khác xảy ra với Phương pháp chuỗi sự kiện là sự phân bổ lại các nguồn lực từ hoạt động này sang hoạt động khác.
Phần kết luận
Sử dụng các kỹ thuật hiện có như Phân tích Monte Carlo, Phương pháp Chuỗi sự kiện quản lý các sự kiện và chuỗi sự kiện tiếp theo trong quản lý dự án.
Hoạt động theo sáu nguyên tắc, phương pháp luận này đơn giản hóa các rủi ro và sự dè dặt liên quan đến lịch trình dự án. Do đó, các nhà quản lý dự án và các nhà quản lý cấp cao khác, những người chịu trách nhiệm về các tài khoản dự án nên hiểu rõ về Phương pháp chuỗi sự kiện.
Vì Phương pháp chuỗi sự kiện có liên quan chặt chẽ đến nhiều kỹ thuật khác được sử dụng trong quản lý dự án, chẳng hạn như Biểu đồ Gantt và Phân tích Monte Carlo, nên việc quản lý dự án phải kỹ lưỡng với tất cả các kỹ thuật và công cụ hỗ trợ cho Phương pháp chuỗi sự kiện.