Phương pháp dự án PRINCE2

Giới thiệu

Quản lý dự án hiệu quả là điều cần thiết trong hoàn toàn bất kỳ tổ chức nào, bất kể tính chất của doanh nghiệp và quy mô của tổ chức.

Từ việc lựa chọn một dự án cho đến cuối cùng, điều quan trọng là dự án được quản lý cẩn thận và chặt chẽ. Đây thực chất là vai trò của người quản lý dự án và nhóm nhân viên của anh ta / cô ta.

Quản lý và theo dõi tiến độ của một dự án không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Mỗi người quản lý dự án phải biết (và thông báo cho nhóm của mình) tất cả các mục tiêu, thông số kỹ thuật và thời hạn của dự án cần phải đáp ứng để có hiệu quả về chi phí, tiết kiệm thời gian và cũng để đảm bảo rằng chất lượng được duy trì để khách hàng là hoàn toàn hài lòng.

Do đó, kế hoạch dự án và các tài liệu khác rất quan trọng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Tuy nhiên, việc quản lý dự án hiệu quả không thể đơn giản đạt được nếu không sử dụng các kỹ thuật và phương pháp nhất định. Một trong những phương pháp như vậy là PRINCE2.

NGUYÊN TẮC2. Nó là gì?

PRINCE là viết tắt của Projects in Controlled Environments. Đối phó với một chút lịch sử, phương pháp này được thành lập lần đầu tiên bởi Cơ quan Máy tính và Viễn thông Trung ương (Hiện nay nó được gọi là Văn phòng Thương mại Chính phủ).

Kể từ đó, nó đã trở thành một phương pháp quản lý dự án được sử dụng rất phổ biến ở mọi nơi trên thế giới và do đó đã được chứng minh là có hiệu quả cao ở nhiều khía cạnh khác nhau.

Phương pháp này cũng giúp bạn xác định và sau đó phân công vai trò cho các thành viên khác nhau của nhóm dựa trên chuyên môn. Trong những năm qua, đã có một số nghiên cứu điển hình tích cực về các dự án sử dụng phương pháp quản lý dự án PRINCE2.

Phương pháp này đề cập đến các khía cạnh khác nhau cần được quản lý trong bất kỳ dự án nhất định nào.

Sơ đồ dưới đây minh họa ý tưởng.

Trong sơ đồ trên:

Bảy nguyên tắc thể hiện trong sơ đồ trên phải được áp dụng nếu dự án được gọi là dự án PRINCE2. Những nguyên tắc này sẽ cho bạn thấy liệu dự án có đang được thực hiện tốt hay không bằng cách sử dụng phương pháp quản lý dự án cụ thể này.
Tương tự, các chủ đề của PRINCE2 đề cập đến bảy nguyên tắc cần được đề cập đến mọi lúc trong suốt dự án, nếu dự án thực sự có hiệu quả. Nếu việc tuân thủ các nguyên tắc này không được theo dõi cẩn thận từ khi bắt đầu dự án cho đến khi kết thúc, thì khả năng cao là dự án sẽ thất bại hoàn toàn.
Các quy trình đề cập đến các bước cần phải được tuân theo. Đây là lý do tại sao phương pháp này được gọi là phương pháp 'dựa trên quy trình'.
Cuối cùng, liên quan đến môi trường dự án, điều quan trọng cần biết là phương pháp quản lý dự án này không cứng nhắc. Các thay đổi có thể được thực hiện dựa trên mức độ lớn của dự án cũng như các yêu cầu và mục tiêu của mỗi tổ chức. PRINCE2 cung cấp tính linh hoạt này cho dự án và đây là một trong những lý do tại sao PRINCE2 khá phổ biến trong số các nhà quản lý dự án.

Ưu và nhược điểm của phương pháp luận

Một lợi ích của việc sử dụng phương pháp này so với các phương pháp khác có thể nói là thực tế là nó dựa trên sản phẩm và nó cũng chia dự án thành các giai đoạn khác nhau giúp dễ quản lý. Điều này chắc chắn sẽ giúp nhóm dự án tập trung và mang lại kết quả chất lượng vào cuối ngày.

Điều quan trọng nhất của tất cả các lợi ích là nó cải thiện giao tiếp giữa tất cả các thành viên trong nhóm và cũng như giữa nhóm với các bên liên quan bên ngoài khác, do đó giúp nhóm kiểm soát nhiều hơn đối với dự án.

Nó cũng tạo cơ hội cho các bên liên quan có tiếng nói khi đưa ra quyết định vì họ luôn được thông báo bằng việc phát hành các báo cáo định kỳ.

PRINCE2 cũng đảm bảo rằng các cải tiến có thể được thực hiện trong tổ chức. Điều này là do bạn có thể xác định bất kỳ sai sót nào mà bạn mắc phải trong các dự án và sửa chữa, điều này tất nhiên sẽ giúp bạn rất nhiều về lâu dài.

Tính linh hoạt của PRINCE2 cho phép những thay đổi này được thực hiện trong thời gian chạy. Mặc dù có thể có một số tác động và vấn đề đối với tiến độ dự án khi một số thay đổi nhất định được thực hiện trong thời gian chạy, PRINCE2 cung cấp một số phương pháp hay nhất để giảm thiểu tác động.

Nhóm của bạn cũng sẽ học cách tiết kiệm nhiều thời gian và tiết kiệm hơn khi sử dụng tài sản và nhiều nguồn lực khác, do đó đảm bảo rằng bạn cũng có thể cắt giảm đáng kể chi phí.

Khi nói đến nhược điểm, PRNCE2 không cung cấp mức độ linh hoạt được cung cấp bởi một số phương pháp quản lý dự án hiện đại. Kể từ khi quản lý dự án, đặc biệt là trong ngành công nghiệp phần mềm, đã phát triển lên một cấp độ khác, PRINCE2 có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng một số nhu cầu quản lý dự án hiện đại.

Phần kết luận

Cần lưu ý rằng PRINCE2 là một phương pháp rất phức tạp và không thể được thực hiện nếu không được đào tạo đặc biệt. Nếu không hiểu chính xác cách thức hoạt động của nó có thể dẫn đến rất nhiều vấn đề và khó khăn trong khi thực hiện dự án.

Các hướng dẫn của PRINCE2 có thể được áp dụng một cách chọn lọc cho một số dự án không kéo dài. Điều này làm cho phương pháp trở nên linh hoạt hơn và do đó hấp dẫn hơn đối với các tổ chức và dự án năng động.