Kiểm soát chi phí dự án

Giới thiệu

Hầu như tất cả các dự án cần được hướng dẫn xuyên suốt để nhận được kết quả đầu ra theo yêu cầu và mong đợi khi kết thúc dự án. Đó là nhóm chịu trách nhiệm về dự án và quan trọng nhất là người quản lý dự án cần có khả năng kiểm soát chi phí hiệu quả. Tuy nhiên, có một số kỹ thuật có thể được sử dụng cho mục đích này.

Ngoài các mục tiêu của dự án mà người quản lý dự án phải giám sát, việc kiểm soát các chi phí khác nhau cũng là một nhiệm vụ rất quan trọng đối với bất kỳ dự án nào. Quản lý dự án sẽ không hiệu quả nếu người quản lý dự án không thành công về mặt này, vì về cơ bản, nó sẽ xác định xem tổ chức của bạn có lãi hay lỗ hay không.

Kỹ thuật Kiểm soát Chi phí

Sau đây là một số kỹ thuật cần thiết và có giá trị được sử dụng để kiểm soát chi phí dự án hiệu quả:

1 - Lập kế hoạch Ngân sách Dự án

Lý tưởng nhất là bạn cần phải lập ngân sách vào đầu buổi lập kế hoạch liên quan đến dự án hiện tại. Đó là ngân sách mà bạn sẽ phải giúp bạn cho tất cả các khoản thanh toán cần phải thực hiện và các chi phí mà bạn sẽ phải chịu trong vòng đời dự án. Do đó, việc lập ngân sách này đòi hỏi rất nhiều nghiên cứu và tư duy phản biện.

Giống như bất kỳ ngân sách nào khác, bạn sẽ luôn phải để lại chỗ cho các điều chỉnh vì chi phí có thể không giữ nguyên trong suốt thời gian của dự án. Luôn tuân thủ ngân sách dự án là chìa khóa cho lợi nhuận từ dự án.

2 - Theo dõi chi phí

Theo dõi tất cả các chi phí thực tế cũng quan trọng không kém bất kỳ kỹ thuật nào khác. Ở đây, tốt nhất bạn nên chuẩn bị ngân sách dựa trên thời gian. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi ngân sách của một dự án trong từng giai đoạn của nó. Các chi phí thực tế sẽ phải được theo dõi so với các mục tiêu định kỳ đã được đề ra trong ngân sách. Các mục tiêu này có thể là hàng tháng hoặc hàng tuần hoặc thậm chí hàng năm nếu dự án sẽ tiếp tục lâu dài.

Điều này dễ thực hiện hơn nhiều so với việc có một ngân sách hoàn chỉnh cho toàn bộ thời gian của dự án. Nếu bất kỳ công việc mới nào được yêu cầu phải thực hiện, bạn sẽ cần lập dự toán cho việc này và xem liệu nó có thể đáp ứng được với số tiền cuối cùng trong ngân sách hay không. Nếu không, bạn có thể phải thực hiện các thỏa thuận cần thiết cho 'Yêu cầu Thay đổi', nơi khách hàng sẽ trả tiền cho công việc mới hoặc các thay đổi.

3 - Quản lý thời gian hiệu quả

Một kỹ thuật hiệu quả khác là quản lý thời gian hiệu quả. Mặc dù kỹ thuật này áp dụng cho các lĩnh vực quản lý khác nhau, nhưng nó rất quan trọng đối với việc kiểm soát chi phí dự án.

Lý do cho điều này là chi phí cho dự án của bạn có thể tiếp tục tăng nếu bạn không thể đáp ứng thời hạn của dự án; Dự án kéo dài càng lâu, chi phí phát sinh càng cao, có nghĩa là ngân sách sẽ bị vượt quá.

Người quản lý dự án cần phải liên tục nhắc nhở nhóm của mình về những thời hạn quan trọng của dự án để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn.

4 - Kiểm soát thay đổi dự án

Kiểm soát thay đổi dự án là một kỹ thuật quan trọng khác. Hệ thống kiểm soát thay đổi là cần thiết để tính đến bất kỳ thay đổi tiềm năng nào có thể xảy ra trong quá trình của dự án.

Điều này là do thực tế là mỗi thay đổi đối với phạm vi của dự án sẽ có tác động đến thời hạn của các sản phẩm được giao, vì vậy những thay đổi có thể làm tăng chi phí dự án bằng cách tăng nỗ lực cần thiết cho dự án.

5 - Sử dụng giá trị kiếm được

Tương tự, để xác định giá trị của công việc đã được thực hiện cho đến nay, sẽ rất hữu ích khi sử dụng kỹ thuật kế toán thường được gọi là 'Giá trị thu được'.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các dự án lớn và sẽ giúp bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nhanh chóng nào hoàn toàn cần thiết cho sự thành công của dự án.

Các bước bổ sung để kiểm soát chi phí dự án

Nên liên tục xem xét ngân sách cũng như các xu hướng và thông tin tài chính khác. Việc cung cấp các báo cáo về tài chính dự án đều đặn cũng sẽ giúp theo dõi tiến độ của dự án.

Điều này sẽ đảm bảo rằng bội chi không xảy ra, vì bạn không muốn phát hiện ra khi đã quá muộn. Sự cố được phát hiện càng sớm thì càng có thể được khắc phục dễ dàng và nhanh chóng.

Tất cả các tài liệu cũng nên được cung cấp định kỳ cho kiểm toán viên, họ cũng sẽ có thể chỉ ra cho bạn mọi rủi ro tiềm ẩn về chi phí.

Phần kết luận

Chỉ đơn giản là đưa ra ngân sách dự án là không đủ trong các buổi lập kế hoạch dự án của bạn. Bạn và nhóm của bạn sẽ phải theo dõi cẩn thận xem liệu chi phí có gần với số liệu trong ngân sách ban đầu hay không.

Bạn cần luôn ghi nhớ những rủi ro đi kèm với việc chi phí leo thang và cần ngăn chặn điều này tốt nhất có thể. Đối với điều này, hãy sử dụng các kỹ thuật đã giải thích ở trên và liên tục theo dõi chi phí dự án.