Cuộc họp khởi động dự án
Giới thiệu
Một cuộc họp khởi động dự án là cơ hội tốt nhất để người quản lý dự án tiếp thêm sinh lực cho nhóm của mình. Trong cuộc họp này, ban quản lý dự án có thể thiết lập ý thức về mục tiêu chung và bắt đầu hiểu từng cá nhân.
Mặc dù cuộc họp khởi động dự án có vẻ là một cuộc họp đơn giản với tất cả các bên liên quan của dự án, nhưng một cuộc họp khởi động dự án thành công đòi hỏi phải có kế hoạch phù hợp.
Các bước sau đây là một số điểm chuẩn bị quan trọng cho một cuộc họp khởi động dự án thành công. Các bước này giúp bạn tập trung, thiết lập và thể hiện khả năng lãnh đạo, đồng thời giúp tích hợp các thành viên cá nhân vào nhóm dự án.
Chương trình nghị sự
Một chương trình nghị sự rõ ràng và mạnh mẽ là điều bắt buộc cho cuộc họp khởi động dự án. Nếu bạn không có manh mối về chương trình làm việc, hãy hỏi cấp dưới có kinh nghiệm của bạn hoặc nắm bắt một số chương trình nghị sự đã được những người khác sử dụng cho các cuộc họp khởi động trước đó.
Chương trình nghị sự thường bao gồm mục đích của dự án, các sản phẩm và mục tiêu, các yếu tố thành công chính của dự án, kế hoạch truyền thông và kế hoạch dự án.
Trước cuộc họp khởi động dự án, hãy đảm bảo rằng bạn thông báo chương trình họp cho tất cả những người tham gia.
Bằng cách này, tất cả những người tham gia đều nhận thức được cấu trúc và những gì cần đạt được vào cuối cuộc họp.
Bắt đầu
Khi cuộc họp bắt đầu, người quản lý dự án nên phụ trách cuộc họp. Tiếp theo, tất cả những người tham gia phải được chào đón và một vòng giới thiệu bản thân sẽ diễn ra.
Mặc dù bạn đã chia sẻ chương trình họp với những người tham gia, hãy giới thiệu ngắn gọn cho họ về chương trình trong khi giới thiệu ngắn gọn về từng mục trong chương trình.
Chú ý nhiều hơn đến việc giới thiệu các vai trò của dự án và nhấn mạnh lý do tại sao các thành viên nhiệm kỳ được giao cho các vai trò tương ứng.
Nếu có người đóng những vai căng thẳng, hãy thừa nhận về điều đó. Khi bạn làm tất cả những điều này, đừng đi vào chi tiết. Mục đích của cuộc họp này là đưa mọi người đến cùng một nền tảng.
Trình bày dự án
Khi âm báo đã được thiết lập, hãy trình bày chương trình làm việc một cách có cấu trúc. Trước hết, hãy nói về các giả định của dự án và cách bạn phát triển kế hoạch dự án.
Trình bày lý do của bạn đằng sau kế hoạch và truyền tải thông điệp rằng bạn sẵn sàng nhận các đề xuất khi dự án tiến triển. Xem qua từng nhiệm vụ trong kế hoạch dự án và xây dựng đầy đủ.
Nhấn mạnh thực tế rằng kế hoạch dự án và lịch trình vẫn đang ở giai đoạn đầu và bạn đang mong đợi sự hỗ trợ của mọi người để hoàn thành nó.
Xác định và thừa nhận các nút thắt tiềm ẩn hoặc các nhiệm vụ thách thức trong tiến độ dự án.
Đặt kỳ vọng
Quyết định một thời gian thuận tiện để tổ chức các cuộc họp thường xuyên để nói về tiến độ dự án. Nhấn mạnh sự cần thiết của sự tham gia của mọi người đối với các cuộc họp thông thường.
Làm việc nhóm là một trong những kỳ vọng quan trọng nhất cần được đặt ra. Bạn cần xây dựng chi tiết hơn về làm việc theo nhóm và lập kế hoạch cho một số hoạt động làm việc nhóm ngay sau khi dự án bắt đầu.
Nói về tính chất nhạy cảm về thời gian của dự án và cách thức cấp phép trong thời gian dự án.
Nếu dự án yêu cầu phải làm việc nhiều giờ, hãy thông báo trước cho họ và chỉ cho họ cách bạn có thể giúp họ duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là một chiến lược tốt.
Trong cuộc họp, hãy trao quyền cho các thành viên trong nhóm thực hiện các nhiệm vụ nhất định và khiến họ có trách nhiệm.
Kế hoạch truyền thông
Giao tiếp là một trong những khía cạnh chính của một dự án. Vì vậy, cuộc họp khởi động dự án cần nhấn mạnh hơn vào kế hoạch truyền thông cho dự án.
Điều này thường bao gồm các cuộc họp và đường dẫn leo thang. Sau đây là một số cuộc họp diễn ra trong vòng đời dự án:
Cuộc họp trạng thái hàng tuần
Cập nhật kế hoạch dự án
Các buổi lập kế hoạch hoạt động và nhiệm vụ
Cập nhật quản lý
Ngoài ra, bạn có thể nhấn mạnh vào các kênh liên lạc khác như liên lạc qua e-mail, diễn đàn, v.v.
Phản hồi và đóng cửa
Vào cuối cuộc họp khởi động, hãy mở một phiên hỏi đáp cho phép các thành viên trong nhóm tự do thể hiện bản thân.
Nếu thời gian không đủ để tạo điều kiện cho tất cả các thành viên trong nhóm, hãy yêu cầu họ gửi các câu hỏi và phản hồi qua e-mail. Khi bạn đã xem những e-mail đó, bạn có thể thiết lập một cuộc thảo luận khác để giải quyết chúng.
Đừng bao giờ kéo một cuộc họp đã lên kế hoạch quá nhiều, vì nó có thể là một ví dụ xấu. Trước khi mọi người rời đi, hãy tóm tắt cuộc họp và nêu ra các mục hành động và các bước tiếp theo.
Phần kết luận
Để kết luận, có bốn lĩnh vực chính cần được nhấn mạnh về việc tổ chức các cuộc họp khởi động dự án.
Hãy chuẩn bị cho cuộc họp khởi động. Thể hiện khả năng tổ chức và lãnh đạo của bạn.
Trao quyền cho các thành viên trong nhóm của bạn. Giao trách nhiệm cho họ.
Phát triển và nuôi dưỡng tinh thần đồng đội.
Thể hiện phẩm chất lãnh đạo của bạn.