Văn phòng quản lý dự án (PMO)
Giới thiệu
Khi các tổ chức phát triển, họ thành lập các thực thể khác nhau để quản lý các hoạt động tương ứng.
Văn phòng Quản lý Dự án (PMO) là đơn vị được tạo ra để quản lý các quy trình, thực hành, công cụ và các hoạt động khác liên quan đến quản lý dự án trong một tổ chức.
Văn phòng (nhóm) này xác định và duy trì các tiêu chuẩn quản lý dự án trong tổ chức.
Thông thường, ban lãnh đạo tổ chức phân công một nhóm chuyên gia trong lĩnh vực quản lý dự án để điều hành văn phòng quản lý dự án.
Tổ chức tìm kiếm các bằng cấp như chứng chỉ PMI và kinh nghiệm dày dặn đang quản lý các dự án lớn khi chọn người cho văn phòng quản lý dự án.
Xây dựng Văn phòng Quản lý Dự án
Do tính phức tạp của các dự án hiện tại, chức năng quản lý dự án cần được thực hiện thuần thục và hợp lý.
Do đó, các tổ chức tìm kiếm những cách tốt hơn để quản lý các dự án nhằm tối đa hóa tỷ suất lợi nhuận. Đối với điều này, các tổ chức xem xét tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất và xây dựng điểm mấu chốt của họ.
Vì có nhiều tham số liên quan đến chức năng quản lý dự án (chẳng hạn như con người, công nghệ, truyền thông và tài nguyên), việc quản lý chức năng quản lý dự án của quản lý cấp cao có thể gặp rủi ro.
Do đó, văn phòng quản lý dự án là giải pháp lý tưởng để xây dựng và duy trì hoạt động quản lý dự án như một chức năng có năng lực của tổ chức.
Thực hiện một văn phòng quản lý dự án cũng giống như bất kỳ dự án thay đổi tổ chức nào khác. Do đó, nó được tiếp cận với một phương pháp luận mạnh mẽ và cứng rắn với nhiều kinh nghiệm.
Có một số bước chính liên quan đến việc xây dựng văn phòng quản lý dự án và PMBOK (Cơ quan quản lý dự án) có thể là một tài liệu tham khảo tuyệt vời cho mục đích này.
Nó là một chi phí?
Một số tổ chức truyền thống xem văn phòng quản lý dự án như một cơ quan đầu não. Điều này chủ yếu là do tổ chức có quy mô đủ nhỏ, nơi không có nhu cầu rõ ràng về văn phòng quản lý dự án.
Trong các tổ chức như vậy, ban lãnh đạo chung có thể chi phối hoạt động quản lý dự án. Đối với phần còn lại của các tổ chức nơi có các dự án lớn, một văn phòng quản lý dự án không chỉ là một văn phòng chi phí.
Hiện nay, nền kinh tế thế giới đang suy thoái. Do đó, nhiều công ty xem xét việc cắt giảm chi phí để giữ chân trong môi trường doanh nghiệp.
Trong số các cách làm này, cắt giảm nhân sự và đóng cửa các phòng ban đã trở thành hai lựa chọn phổ biến. Trong những trường hợp như vậy, văn phòng quản lý dự án đã trở thành nạn nhân dễ dàng, vì nó không thêm bất kỳ con số nào vào lợi nhuận của công ty.
Do đó, việc các văn phòng quản lý dự án phải giải trình công việc của mình với cấp trên đã trở thành một thách thức.
Ưu điểm của PMO
Quản lý dự án là một trong những chức năng quan trọng của tổ chức. Do đó, việc tinh chỉnh các quy trình liên quan đến quản lý dự án có thể mang lại nhiều giá trị cho lợi nhuận của tổ chức.
Đây chính xác là những gì một văn phòng quản lý dự án thành công làm.
Tại sao PMO không thành công?
Dựa trên thống kê lịch sử, chỉ có một phần ba số văn phòng quản lý dự án hoạt động và phần còn lại không hoạt động như mong đợi.
Đây là một trong những mối quan tâm chính mà quản lý cấp cao phải đối mặt khi quyết định xây dựng văn phòng quản lý dự án cho một tổ chức. Ban quản lý nghi ngờ về sự thành công của văn phòng quản lý dự án ngay từ đầu.
Một trong những lý do chính khiến văn phòng quản lý dự án thất bại là do thiếu sự hỗ trợ của quản lý điều hành. Trong hầu hết các trường hợp, quản lý điều hành không có đủ kiến thức về cách hỗ trợ và hướng dẫn một văn phòng quản lý dự án.
Thứ hai, văn phòng quản lý dự án không đủ năng lực dẫn đến hỏng hóc. Điều này chủ yếu là do con người và nguồn lực được giao cho văn phòng quản lý dự án.
Phần kết luận
Văn phòng quản lý dự án là một trong những đơn vị sẽ gia tăng giá trị cho các tổ chức lớn về lâu dài. Văn phòng quản lý dự án có thể là trụ sở chính cho các tổ chức quy mô nhỏ hơn và việc thành lập như vậy có thể kết thúc như một thất bại.
Một văn phòng quản lý dự án thành công có thể nâng cao năng suất của các nhóm dự án và tiết kiệm rất nhiều chi phí. Ngoài ra, nó có thể làm cho tổ chức trở thành một thực thể trưởng thành và có năng lực hơn.