Công cụ quản lý dự án

Giới thiệu

Quản lý dự án là một trong những nhiệm vụ có trách nhiệm cao trong các tổ chức hiện đại. Quản lý dự án được sử dụng trong nhiều loại dự án khác nhau, từ phát triển phần mềm đến phát triển máy bay chiến đấu thế hệ tiếp theo.

Để thực hiện một dự án thành công, người quản lý dự án hoặc nhóm quản lý dự án cần được hỗ trợ bởi một bộ công cụ.

Các công cụ này có thể là các công cụ được thiết kế đặc biệt hoặc các công cụ năng suất thông thường có thể được áp dụng cho công việc quản lý dự án.

Việc sử dụng các công cụ này thường làm cho công việc của người quản lý dự án trở nên dễ dàng cũng như tiêu chuẩn hóa công việc và thói quen của người quản lý dự án.

Sau đây là một số công cụ được người quản lý dự án sử dụng trong tất cả các lĩnh vực:

Kế hoạch dự án

Tất cả các dự án do người quản lý dự án quản lý nên có một kế hoạch dự án. Kế hoạch dự án trình bày chi tiết nhiều khía cạnh của dự án sẽ được thực hiện.

Trước hết, nó nêu chi tiết phạm vi dự án. Sau đó, nó mô tả cách tiếp cận hoặc chiến lược được sử dụng để giải quyết phạm vi dự án và mục tiêu dự án.

Chiến lược là cốt lõi của kế hoạch dự án. Chiến lược có thể thay đổi tùy thuộc vào mục đích dự án và các yêu cầu cụ thể của dự án.

Phân bổ nguồn lực và tiến độ giao hàng là hai thành phần chính khác của kế hoạch dự án. Những chi tiết này nêu chi tiết từng hoạt động liên quan đến dự án cũng như thông tin như ai thực hiện chúng và khi nào.

Đây là thông tin quan trọng đối với người quản lý dự án cũng như tất cả các bên liên quan khác của dự án.

Danh sách kiểm tra cột mốc

Đây là một trong những công cụ tốt nhất mà người quản lý dự án có thể sử dụng để xác định xem liệu họ có đang đi đúng hướng về tiến độ dự án hay không.

Người quản lý dự án không phải sử dụng phần mềm đắt tiền để theo dõi điều này. Người quản lý dự án có thể sử dụng một mẫu Excel đơn giản để thực hiện công việc này.

Danh sách kiểm tra cột mốc phải là một tài liệu trực tiếp nên được cập nhật một hoặc hai lần một tuần.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt minh họa lịch trình của dự án và cho người quản lý dự án thấy sự phụ thuộc lẫn nhau của từng hoạt động. Biểu đồ Gantt được sử dụng phổ biến cho bất kỳ loại dự án nào từ xây dựng đến phát triển phần mềm.

Mặc dù việc tạo ra một biểu đồ Gantt trông khá dễ dàng, nhưng đây là một trong những nhiệm vụ phức tạp nhất khi dự án liên quan đến hàng trăm hoạt động.

Có nhiều cách bạn có thể tạo biểu đồ Gantt. Nếu dự án có quy mô nhỏ và đơn giản, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt của riêng mình trong Excel hoặc tải xuống mẫu Excel từ Internet.

Nếu dự án có giá trị tài chính cao hoặc rủi ro cao thì người quản lý dự án có thể sử dụng các công cụ phần mềm như MS Project.

Phần mềm quản lý dự án

Với sự ra đời của công nghệ máy tính, đã có một số công cụ phần mềm được phát triển đặc biệt cho mục đích quản lý dự án. MS Project là một trong những công cụ đã chiếm được cảm tình của các nhà quản lý dự án trên toàn thế giới.

MS Project có thể được sử dụng như một công cụ độc lập để theo dõi tiến độ dự án hoặc nó có thể được sử dụng để theo dõi các dự án phức tạp được phân bổ ở nhiều khu vực địa lý và được quản lý bởi một số người quản lý dự án.

Có rất nhiều gói phần mềm khác để quản lý dự án ngoài MS Project. Hầu hết các bổ sung mới này là cổng trực tuyến cho các hoạt động quản lý dự án, nơi các thành viên dự án có thể truy cập vào thông tin chi tiết và tiến độ của dự án từ mọi nơi.

Đánh giá dự án

Cơ chế đánh giá dự án toàn diện là một công cụ tuyệt vời để quản lý dự án. Các công ty trưởng thành hơn có xu hướng đánh giá dự án nghiêm ngặt và toàn diện hơn so với những đánh giá cơ bản do các tổ chức nhỏ hơn thực hiện.

Trong đánh giá dự án, tiến độ dự án và việc tuân thủ các tiêu chuẩn quy trình chủ yếu được xem xét. Thông thường, đánh giá dự án đi kèm với đánh giá dự án bởi bên thứ 3 (nội bộ hoặc bên ngoài).

Các mục không tuân thủ và hành động sau đó sẽ được theo dõi để hoàn thành chúng.

Nhận xét giao hàng

Đánh giá giao hàng đảm bảo rằng việc giao hàng do nhóm dự án thực hiện đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và tuân thủ các nguyên tắc chung về chất lượng.

Thông thường, nhóm của bên thứ 3 hoặc những người giám sát (nội bộ) tiến hành đánh giá việc phân phối và các bên liên quan chính của việc phân phối dự án sẽ tham gia vào sự kiện này.

Việc xem xét giao hàng có thể quyết định từ chối giao hàng do các tiêu chuẩn chất lượng và sự không tuân thủ.

Thẻ điểm

Khi nói đến hiệu suất của nhóm dự án, thẻ điểm là cách để theo dõi nó. Mọi người quản lý dự án có trách nhiệm truy cập kết quả hoạt động của các thành viên trong nhóm và báo cáo cho quản lý cấp trên và bộ phận nhân sự.

Thông tin này sau đó được sử dụng cho các mục đích thăng tiến cũng như phát triển nguồn nhân lực. Thẻ điểm toàn diện và đánh giá hiệu suất có thể đặt thành viên trong nhóm vào đúng vị trí.

Phần kết luận

Người quản lý dự án không thể thực hiện công việc của mình nếu không có một bộ công cụ thích hợp. Những công cụ này không nhất thiết phải là phần mềm nổi tiếng hay cái gì đó, nhưng nó có thể là những kỹ thuật đơn giản và đã được chứng minh để quản lý công việc của dự án.

Có một bộ công cụ quản lý dự án vững chắc luôn làm cho công việc của người quản lý dự án trở nên thú vị và hiệu quả.