Mục tiêu của Người quản lý dự án
Giới thiệu
Mọi tổ chức đều đòi hỏi sự lãnh đạo tốt để thực hiện thành công tất cả các dự án của họ. Điều này đòi hỏi tổ chức phải chỉ định các nhà quản lý dự án hiệu quả để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau và tất nhiên, hướng dẫn và lãnh đạo nhóm quản lý dự án và đưa họ đến một điểm, nơi họ đã hoàn thành hiệu quả bất kỳ dự án nhất định nào, có tính đến toàn bộ tải của các yếu tố.
Để hiểu cách quản lý dự án có thể hoạt động trơn tru, điều quan trọng trước tiên là phải xác định vai trò và các nhiệm vụ được thực hiện bởi người quản lý dự án. Vậy giám đốc dự án là ai và tại sao anh ấy / cô ấy lại quan trọng như vậy?
Vai trò của người quản lý dự án
Vai trò của người quản lý dự án về cơ bản liên quan đến việc xử lý tất cả các khía cạnh của dự án.
Điều này không chỉ bao gồm công tác hậu cần mà còn bao gồm cả việc lập kế hoạch, động não và nhìn nhận sự hoàn thành tổng thể của dự án đồng thời ngăn ngừa trục trặc và đảm bảo rằng nhóm quản lý dự án làm việc tốt với nhau.
Mục tiêu của Người quản lý dự án
Những mục tiêu chính sau đây phải là những mục tiêu chính của người quản lý dự án, nhưng chúng không giới hạn ở những mục tiêu được liệt kê vì nó phụ thuộc rất nhiều vào tình huống:
(1) Thời hạn
Người quản lý dự án phải luôn có khả năng thực hiện vai trò của mình một cách rất hiệu quả.
Điều này có nghĩa là trong hầu hết các trường hợp, anh ấy / cô ấy sẽ phải chạy ngược lại thời gian khi đồng hồ trôi đi. Tất cả các dự án sẽ có thời hạn, vì vậy nhiệm vụ của người quản lý dự án là phải hoàn thành dự án trước ngày đã định này.
Cần lưu ý rằng mặc dù người quản lý dự án và nhóm của anh ta có thể lập một lịch trình ngay từ đầu có vẻ hoàn hảo, nhưng theo thời gian, bạn sẽ thấy rằng các yêu cầu có thể thay đổi và các dự án có thể yêu cầu các chiến lược mới được thực hiện và hơn thế nữa kế hoạch được thực hiện.
Do đó, thời gian có thể là một trở ngại lớn cho một người quản lý dự án đạt được mục tiêu của mình. Là người quản lý dự án, bạn không bao giờ được để ý đến thời hạn, vai trò của bạn là tiếp tục thúc đẩy nhóm của bạn hoàn thành công việc và giao hàng đúng hạn.
Hãy nhớ rằng sự hài lòng của khách hàng là ưu tiên số một của bạn.
(2) Sự hài lòng của khách hàng
Tuy nhiên, sự hài lòng của khách hàng không có nghĩa là bạn vội vàng hoàn thành công việc đúng thời hạn mà không đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn.
Danh tiếng của tổ chức của bạn sẽ phụ thuộc vào chất lượng của việc cung cấp các dự án của bạn. Đây là một yếu tố khác mà bạn không nên bỏ qua trong suốt dự án.
Vai trò của bạn cũng là tiếp tục nhắc nhở các thành viên trong nhóm rằng chất lượng là chìa khóa.
(3) Không có Ngân sách thấu chi
Không có dự án nào có thể được bắt đầu mà không có sự chuẩn bị về ngân sách. Mặc dù đây chỉ là dự báo chi phí sẽ phát sinh, nhưng điều cần thiết là ngân sách này phải được chuẩn bị sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng và so sánh giá cả để có được điều tốt nhất.
Bạn sẽ cần phải xem xét các cách thức cắt giảm chi phí đồng thời đảm bảo rằng bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như đáp ứng các tiêu chuẩn mong đợi của tổ chức của bạn.
Ngân sách này phải bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến thiết bị, nhân công và mọi thứ khác. Sau đó, bạn cần cố gắng và luôn bám sát ngân sách, mặc dù tốt nhất bạn nên để lại một khoản tiêu vặt vài 100 đô la cho bất kỳ chi phí bổ sung nào có thể phát sinh.
(4) Phạm vi yêu cầu
Một mục tiêu khác của người quản lý dự án liên quan đến việc đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng. Do đó, bạn sẽ cần có tất cả các thông số kỹ thuật trong tay và thỉnh thoảng xem qua chúng để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng.
Nếu có sự nhầm lẫn đối với bất kỳ yêu cầu nào, tốt nhất là bạn nên giải quyết chúng ngay từ đầu.
(5) Quản lý nhóm
Mặc dù bạn sẽ phải đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của dự án được duy trì, bạn cũng có trách nhiệm với tư cách là người quản lý dự án vì sự hạnh phúc của nhóm của bạn.
Bạn cần ghi nhớ rằng chính những động viên, khuyến khích dành cho họ sẽ khiến họ làm việc chăm chỉ hơn và muốn hoàn thành công việc đúng thời hạn, từ đó giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Nếu các thành viên trong nhóm không hài lòng với cách mọi thứ đang được tiến hành, năng suất cũng sẽ giảm xuống, kéo bạn càng xa mục tiêu của mình. Do đó, điều cần thiết là phải luôn duy trì một mối quan hệ thân thiện nồng ấm với họ.
Giao tiếp trong đội sẽ rất hiệu quả. Họ nên sẵn sàng nói ra ý kiến của mình trong khi bạn lắng nghe những đề xuất của họ và cân nhắc đưa chúng vào dự án.
Đây là sau tất cả nỗ lực của cả đội. Mục tiêu của bạn đối với dự án cũng là mục tiêu của họ.
Phần kết luận
Vì vậy, vai trò của một người quản lý dự án không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Nó liên quan đến việc gánh vác rất nhiều trách nhiệm vì mỗi mục tiêu của dự án phải được đáp ứng mà không phải hy sinh quá nhiều.
Nếu những mục tiêu này được vạch ra cho nhóm quản lý dự án ngay từ đầu, thì không có cách nào để việc giao mục tiêu bị trì hoãn theo bất kỳ cách nào vì mọi người sẽ luôn nhận thức được họ cần đạt được những gì và vào thời điểm nào.