Quản lý danh mục dự án
Giới thiệu
Khi có nhiều dự án được điều hành bởi một tổ chức, điều quan trọng là tổ chức phải quản lý danh mục dự án của họ. Điều này giúp tổ chức phân loại các dự án và sắp xếp các dự án với các mục tiêu của tổ chức.
Quản lý danh mục dự án (PPM) là một quá trình quản lý với sự trợ giúp của các phương pháp nhằm giúp tổ chức thu thập thông tin và sắp xếp các dự án theo một bộ tiêu chí.
Mục tiêu của Quản lý Danh mục Dự án
Tương tự như quản lý danh mục đầu tư tài chính, quản lý danh mục đầu tư dự án cũng có các mục tiêu riêng. Những mục tiêu này được thiết kế để mang lại kết quả mong đợi thông qua các cầu thủ trong nhóm gắn kết.
Khi nói đến mục tiêu, các yếu tố sau đây cần được nêu ra.
Sự cần thiết phải tạo ra một tài liệu mô tả, trong đó có thông tin quan trọng như tên của dự án, khung thời gian ước tính, chi phí và mục tiêu kinh doanh.
Dự án cần được đánh giá một cách thường xuyên để đảm bảo rằng dự án đang đạt được mục tiêu và đi đúng hướng.
Lựa chọn những người chơi trong nhóm, những người sẽ làm việc để đạt được các mục tiêu của dự án.
Lợi ích của Quản lý Danh mục Dự án
Quản lý danh mục dự án đảm bảo rằng các dự án có một bộ mục tiêu, mà khi tuân theo sẽ mang lại kết quả như mong đợi. Hơn nữa, PPM có thể được sử dụng để mang lại những thay đổi cho tổ chức, điều này sẽ tạo ra một cấu trúc linh hoạt trong tổ chức về mặt thực hiện dự án. Theo cách này, sự thay đổi sẽ không phải là một mối đe dọa cho tổ chức.
Những lợi ích sau có thể đạt được thông qua quản lý danh mục dự án hiệu quả:
Khả năng thích ứng cao hơn đối với sự thay đổi.
Xem xét liên tục và giám sát chặt chẽ mang lại lợi nhuận cao hơn.
Quan điểm của Ban Giám đốc liên quan đến quản lý danh mục đầu tư dự án được coi là 'sáng kiến hướng tới lợi nhuận cao hơn'. Vì vậy, đây sẽ không được coi là một yếu tố bất lợi cho công việc.
Việc xác định các phụ thuộc dễ xác định hơn. Điều này sẽ loại bỏ một số sự kém hiệu quả xảy ra.
Lợi thế so với các đối thủ khác (lợi thế cạnh tranh).
Giúp tập trung vào các chiến lược, điều này sẽ giúp đạt được các mục tiêu hơn là tập trung vào bản thân dự án.
Các trách nhiệm của CNTT tập trung vào một phần của doanh nghiệp thay vì phân tán trên một số lĩnh vực.
Sự kết hợp của cả dự án CNTT và dự án kinh doanh được coi là những yếu tố góp phần đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Công cụ quản lý danh mục dự án
Có nhiều công cụ có thể được sử dụng để quản lý danh mục dự án. Sau đây là các tính năng thiết yếu của những công cụ đó:
Một phương pháp đánh giá dự án có hệ thống.
Các nguồn lực cần được lập kế hoạch.
Chi phí và lợi ích cần được theo dõi.
Thực hiện phân tích lợi ích chi phí.
Báo cáo tiến độ theo thời gian.
Truy cập thông tin khi cần thiết.
Cơ chế giao tiếp, sẽ lấy thông tin cần thiết.
Các kỹ thuật được sử dụng để đo PPM
Có nhiều kỹ thuật khác nhau, được sử dụng để đo lường hoặc hỗ trợ quá trình PPM theo thời gian. Tuy nhiên, có ba loại kỹ thuật được sử dụng rộng rãi:
Mô hình Heuristic.
Kỹ thuật cho điểm.
Kỹ thuật trực quan hoặc lập bản đồ.
Việc sử dụng các kỹ thuật này cần được thực hiện có cân nhắc đến dự án và các mục tiêu của tổ chức, kỹ năng nguồn lực và cơ sở hạ tầng để quản lý dự án.
Tại sao các nhà quản lý dự án lại tập trung vào PPM?
PPM là rất quan trọng để một dự án thành công cũng như xác định bất kỳ độ trễ nào nếu nó xảy ra. Người quản lý dự án thường phải đối mặt với một tình huống khó khăn phát sinh do thiếu kế hoạch và đôi khi điều này có thể dẫn đến việc rút lui dự án.
Trách nhiệm chính của các nhà quản lý dự án là đảm bảo rằng có đủ nguồn lực sẵn có cho các dự án mà một tổ chức thực hiện. Các nguồn lực phù hợp sẽ đảm bảo rằng dự án được hoàn thành trong thời hạn đã định và được giao mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
Các nhà quản lý dự án cũng có thể muốn làm việc trên các dự án được tổ chức ưu tiên và có giá trị cao nhất. Điều này sẽ cho phép các nhà quản lý dự án cung cấp và nhận được sự hỗ trợ cho các dự án chất lượng mà họ đã thực hiện. PPM đảm bảo rằng các mục tiêu này của quản lý dự án sẽ được đáp ứng.
Mô hình năm câu hỏi
Mô hình năm câu hỏi về quản lý danh mục dự án minh họa rằng người quản lý dự án được yêu cầu trả lời năm câu hỏi thiết yếu trước khi bắt đầu cũng như trong quá trình thực hiện dự án.
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ quyết định sự thành công của việc thực hiện dự án.
Phần kết luận
Quản lý danh mục dự án nhằm mục đích giảm thiểu sự kém hiệu quả xảy ra khi thực hiện một dự án và loại bỏ những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra do thiếu thông tin hoặc hệ thống sẵn có.
Nó giúp tổ chức sắp xếp công việc dự án của mình để đáp ứng các dự án trong khi sử dụng tối đa các nguồn lực của mình.
Vì vậy, tất cả các nhà quản lý dự án của tổ chức cần phải có nhận thức về quản lý danh mục dự án của tổ chức để đóng góp vào các mục tiêu của tổ chức khi thực hiện các dự án tương ứng.