Quản lý hồ sơ dự án
Giới thiệu
Quản lý dự án là một cách tiếp cận, giúp người quản lý quản lý các dự án. Quản lý dự án cũng có nghĩa là sử dụng các biện pháp kiểm soát tại chỗ để đáp ứng thời hạn và các yêu cầu khác như chi phí của dự án.
Các kiểm soát này liên quan đến việc ghi chép thích hợp và hiệu quả các hoạt động quản lý dự án. Quản lý hồ sơ là một cách tiếp cận có hệ thống để tổ chức, lập kế hoạch và theo dõi tài liệu trong quá trình thực hiện dự án.
AZ quản lý hồ sơ dự án
Hệ thống hồ sơ là một quá trình có hệ thống, trong đó tổ chức xác định các cân nhắc, hoạt động và đặc điểm sau:
Loại thông tin cần được ghi lại.
Quy trình ghi dữ liệu.
Xử lý và thu thập hồ sơ.
Khoảng thời gian lưu giữ và bảo quản.
Xử lý hoặc bảo vệ hồ sơ, liên quan đến các sự kiện bên ngoài.
Các yếu tố trong hệ thống quản lý hồ sơ.
Phân tích nội dung, nêu hoặc mô tả hệ thống hồ sơ.
Một kế hoạch tệp, cho biết loại bản ghi cần thiết cho mỗi dự án.
Tài liệu yêu cầu tuân thủ, sẽ phác thảo các quy trình CNTT mà mọi người cần tuân theo. Điều này sẽ đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm hoàn toàn tuân thủ.
Một phương pháp, thu thập các tài liệu cũ. Những điều này nên được thực hiện trên tất cả các nguồn bản ghi như e-mail, máy chủ tệp, v.v.
Một phương pháp để kiểm toán hồ sơ.
Một hệ thống thu thập dữ liệu bản ghi.
Một hệ thống, đảm bảo giám sát và báo cáo theo cách mà hồ sơ đang được lưu trữ.
Ba giai đoạn của hồ sơ
Trong quy trình quản lý hồ sơ dự án, có ba giai đoạn khác nhau. Các giai đoạn này có nhiều hoạt động khác tham gia nhằm hoàn thành và hoàn thành các mục tiêu cho từng giai đoạn.
Các giai đoạn là:
Việc tạo ra các bản ghi
Bảo quản hồ sơ
Lưu trữ và truy xuất hồ sơ
Chúng ta hãy xem xét từng giai đoạn một cách chi tiết.
Tạo hồ sơ
Điều này đề cập đến lý do cơ bản tại sao bản ghi đang được tạo. Đây có thể là biên lai hoặc báo cáo kiểm soát hàng tồn kho hoặc một số lý do khác.
Mục tiêu chính của quản lý hồ sơ dự án là xác định quy trình xử lý hồ sơ khi hồ sơ được tạo. Khi nói đến việc tạo bản ghi, những câu hỏi sau đây cần được trả lời.
Ai sẽ xem bản ghi?
Ai sẽ là chủ nhân cuối cùng của kỷ lục?
Ai chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ?
Lưu giữ hồ sơ
Phát triển một hoạt động để lưu trữ các bản ghi đề cập đến việc duy trì các bản ghi. Các cấp độ truy cập vào hồ sơ cần được xác định ở giai đoạn này và nên thực hiện tất cả các bước cần thiết để tránh hồ sơ lọt vào tay kẻ xấu.
Cần phải có các quy trình tuân thủ thích hợp và các biện pháp bảo mật để tránh sử dụng sai hồ sơ.
Lưu trữ và truy xuất
Lưu trữ hồ sơ có thể đề cập đến việc lưu trữ thủ công các tài liệu cũng như lưu trữ kỹ thuật số. Người quản lý dự án cần đảm bảo rằng các bản ghi được trả lại theo cách mà nó đã được mượn. Duy trì hồ sơ cũng đề cập đến khoảng thời gian mà hồ sơ có thể được duy trì.
Một số tổ chức có thể lưu giữ hồ sơ lên đến sáu năm trong khi những tổ chức khác ít hơn số năm. Nếu các bản ghi được lưu dưới dạng kỹ thuật số, cần phải tạo các thư mục thích hợp. Sau khi được tạo, các tài liệu cũ hơn cần được lưu trữ để không gian ổ cứng được giữ lại.
Hiểu biết sâu sắc để lập kế hoạch quản lý hồ sơ
Hồ sơ, được đối chiếu cần phải được lập kế hoạch. Dưới đây là các bước mà ban quản lý cần thực hiện để đảm bảo quá trình lập kế hoạch hồ sơ thành công.
Xác định các vai trò, đảm bảo rằng hồ sơ được quản lý đúng cách
Phân bổ các vai trò chuyên dụng hoặc chỉ định những người chuyên trách để phân loại hồ sơ, những hồ sơ có sẵn trong một tổ chức.
Chỉ định các chuyên gia CNTT để triển khai các hệ thống duy trì và hỗ trợ quản lý hồ sơ.
Người quản lý cần đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm nhận thức được các thủ tục được áp dụng để quản lý hồ sơ.
Quá trình quản lý hồ sơ cần phải phân tích nội dung của các tài liệu sẽ được lưu.
Triển khai kế hoạch tệp, kế hoạch này sẽ lưu trữ các loại tệp khác nhau trong một tổ chức.
Xây dựng lịch trình lưu giữ, có thể thay đổi từ tổ chức này sang tổ chức khác tùy thuộc vào hoạt động đang diễn ra.
Thiết kế các giải pháp quản lý hồ sơ hiệu quả.
Lập kế hoạch về cách có thể chuyển nội dung sang các phương pháp ghi.
Phát triển một kế hoạch có thể thực hiện tích hợp e-mail.
Lập kế hoạch quy trình tuân thủ cho nội dung xã hội.
Xây dựng các thủ tục tuân thủ nhằm điều chỉnh các mục tiêu của hệ thống hồ sơ dự án.
Phần kết luận
Hồ sơ là một tài liệu hoặc một kho lưu trữ dữ liệu điện tử trong một tổ chức, đóng vai trò như bằng chứng hoặc kim chỉ nam. Quản lý hồ sơ dự án là một quá trình có hệ thống, cho phép mọi người giữ lại hồ sơ để sử dụng trong tương lai.
Nó phác thảo các chi tiết có liên quan đến dự án. Do đó, việc quản lý hồ sơ dự án cần được theo dõi và lưu giữ một cách cẩn thận.