Hạng mục rủi ro dự án

Giới thiệu

Tất cả các dự án bắt đầu với một tiếng nổ. Tuy nhiên, một số định sẵn cho thất bại ngay từ khi mới thành lập, trong khi những người khác sụp đổ sau đó.

Tuy nhiên, những người khác chiến thắng về đích, mang theo một vài vết sẹo từ những trận chiến đã phải đối mặt và vượt qua.

Do đó, để giảm thiểu thất bại của dự án, cần thận trọng xác định các yếu tố nguyên nhân chính góp phần vào rủi ro của dự án.

Ba ràng buộc chính đối với các dự án có thể được phân loại là lịch trình, phạm vi và nguồn lực, và việc xử lý sai từng thứ có thể gây ra hiệu ứng gợn sóng cho dự án, sau đó sẽ đối mặt với sự sụp đổ sắp xảy ra.

Rủi ro phạm vi

Việc xác định những gì được yêu cầu không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tuy nhiên, để đảm bảo rằng rủi ro trong phạm vi được giảm thiểu, các sản phẩm, mục tiêu, điều lệ dự án và tất nhiên, phạm vi cần phải được xác định rõ ràng.

Tất cả các rủi ro phạm vi, dù chúng có thể định lượng được hay không, đều cần được công nhận. Rủi ro phạm vi, lỗi phần cứng, lỗi phần mềm, phạm vi được xác định không đầy đủ, những thay đổi không mong muốn trong khuôn khổ pháp lý hoặc quy định và các lỗi tích hợp đều có thể được phân loại theo phạm vi rủi ro rộng.

Có nhiều phương pháp giúp các bên liên quan xác định phạm vi của dự án. Khung rủi ro phân tích sự phụ thuộc của dự án vào công nghệ và thị trường, sau đó đánh giá xem những thay đổi trong mỗi thứ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến kết quả của dự án.

Tương tự, chỉ số độ phức tạp rủi ro xem xét các khía cạnh kỹ thuật của dự án, có thể dễ dàng định lượng và phân bổ một số từ 0 đến 99 để chỉ ra rủi ro của dự án.

Mặt khác, đánh giá rủi ro sử dụng một lưới công nghệ, cấu trúc và độ lớn để đánh giá rủi ro đề xuất của dự án.

Một cấu trúc phân tích công việc, thường được viết tắt là WBS, cũng xem xét các rủi ro của các dự án không được xác định rõ ràng và trong đó các mục tiêu đã nêu là không rõ ràng.

Rủi ro trong phạm vi có thể được giảm thiểu và quản lý với việc lập kế hoạch hiểu biết. Xác định dự án một cách rõ ràng, quản lý các thay đổi trong phạm vi trong suốt thời gian của dự án, sử dụng sổ đăng ký rủi ro để quản lý rủi ro tốt hơn, xác định các yếu tố gây ra và cách ứng phó thích hợp với các tình huống rủi ro và phát triển khả năng chấp nhận rủi ro cao hơn khi cộng tác với khách hàng, sẽ trả cổ tức lớn trong thời gian dài.

Lên lịch Rủi ro

Giữ đúng thời hạn và các lộ trình quan trọng đã thống nhất là một trong những tình huống khó khăn nhất mà các nhà quản lý dự án hiện nay phải đối mặt.

Sự phụ thuộc nhiều vào các bên bên ngoài có kết quả đầu ra không nằm trong phạm vi kiểm soát của dự án, lỗi ước tính, thường là quá lạc quan, sự chậm trễ phần cứng và việc đưa ra quyết định, tất cả đều có xu hướng trì hoãn dự án trong tầm tay.

Để giảm thiểu rủi ro về lịch trình, có một số phương pháp đã được kiểm tra thời gian có thể được đưa vào sử dụng tốt. Luồng quy trình của dự án nên được chia thành các thành phần nhỏ, được xác định rõ ràng trong đó khung thời gian được phân bổ cho mỗi quy trình có thời lượng tương đối ngắn (điều này giúp bạn dễ dàng xác định mọi thứ khi các nhiệm vụ hoàn thành không đúng tiến độ).

Hãy cảnh giác với các thành viên trong nhóm hoặc các bên bên ngoài, những người ngần ngại đưa ra ước tính hoặc ước tính của họ có vẻ không thực tế dựa trên dữ liệu lịch sử và kinh nghiệm trước đó.

Khi xây dựng đường dẫn tới hạn, hãy đảm bảo rằng bất kỳ ngày nghỉ nào phát sinh đều được tích hợp sẵn trong phương trình, để các kỳ vọng thực tế được tạo ra, ngay từ khi bắt đầu. Việc xác định các vòng lặp công việc cũng được khuyến nghị, bất cứ khi nào có thể.

Rủi ro tài nguyên

Con người và quỹ là nguồn lực chính của bất kỳ dự án nào. Nếu mọi người không có kỹ năng hoặc không đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ trong tay, nếu dự án được biên chế ngay từ đầu, hoặc nếu các thành viên chủ chốt của dự án trở về sau khi bắt đầu dự án, thì rõ ràng là có rủi ro dự án mắc bệnh - nguồn nhân lực có kế hoạch làm cơ sở của nó.

Tương tự, từ góc độ tài chính, nếu không cung cấp đủ kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ cần thiết, có thể là các chương trình đào tạo phù hợp cho những người được đề cập hoặc đầu tư không đầy đủ vào công nghệ hoặc máy móc cần thiết, thì dự án sẽ thất bại ngay từ đầu.

Ước tính chi phí dự án một cách chính xác, phân bổ ngân sách phù hợp để đáp ứng các chi phí này, không đặt kỳ vọng quá mức vào năng lực của nhân viên được đề cập và tránh bị kiệt sức vào một ngày sau đó là tất cả các yếu tố giúp giảm thiểu rủi ro nguồn lực của dự án.

Các chức năng thuê ngoài thậm chí còn chú ý nhiều hơn đến chi tiết, vì phần lớn, nó nằm ngoài tầm nhìn trực tiếp của người quản lý dự án. Các hợp đồng được xác định rõ ràng và giám sát thường xuyên sẽ làm giảm đáng kể rủi ro này.

Quản lý xung đột, thường phát sinh trong quá trình tiến triển của một dự án, cũng cần được xử lý một cách khéo léo, để dự án diễn ra suôn sẻ trong suốt thời gian của nó.

Phần kết luận

Rõ ràng là tất cả các dự án đều có nguy cơ thất bại do các dự phòng ngoài kế hoạch và ước tính không chính xác.

Tuy nhiên, lập kế hoạch cẩn thận, quản lý hạn chế, khắc phục thành công các sai lầm nếu và khi chúng phát sinh sẽ giảm thiểu hầu hết các rủi ro. Đúng, may mắn cũng đóng một phần trong sự thành công của một dự án, nhưng làm việc chăm chỉ và hiểu biết về thực hành quản lý sẽ vượt qua hầu hết những khó khăn đó.