Quản lý lực lượng lao động dự án
Giới thiệu
Có rất nhiều yếu tố hậu cần trong một dự án. Các thành viên khác nhau trong nhóm chịu trách nhiệm quản lý từng yếu tố và đôi khi, tổ chức cũng có thể có cơ chế quản lý một số lĩnh vực hậu cần.
Khi nói đến quản lý lực lượng lao động dự án, đó là tất cả về quản lý tất cả các khía cạnh hậu cần của một dự án hoặc một tổ chức thông qua một ứng dụng phần mềm. Thông thường, phần mềm này có một công cụ quy trình làm việc được xác định trong chúng. Vì vậy, tất cả các quy trình hậu cần diễn ra trong công cụ quy trình làm việc.
Sau đây là các loại nhiệm vụ thường xuyên và phổ biến nhất được xử lý bởi phần mềm quản lý lực lượng lao động dự án hoặc một công cụ quy trình công việc tương tự:
Lập kế hoạch và giám sát lịch trình và các mốc quan trọng của dự án.
Theo dõi các khía cạnh chi phí và doanh thu của các dự án.
Sử dụng và giám sát tài nguyên.
Các khía cạnh quản lý khác của quản lý dự án.
Do việc sử dụng phần mềm, tất cả các nhiệm vụ quản lý quy trình công việc của dự án có thể được tự động hóa hoàn toàn và để lại nhiều thứ cho người quản lý dự án. Điều này mang lại hiệu quả cao cho quản lý dự án khi nói đến mục đích theo dõi dự án.
Ngoài các cơ chế theo dõi khác nhau, phần mềm quản lý lực lượng lao động dự án cũng cung cấp một bảng điều khiển cho nhóm dự án. Thông qua bảng điều khiển, nhóm dự án có cái nhìn thoáng qua về tiến độ tổng thể của các yếu tố dự án.
Bảng điều khiển cũng là một nơi tuyệt vời để quản lý cấp trên theo dõi tiến độ của từng dự án trong các cuộc họp điều hành.
Hầu hết các trường hợp, phần mềm quản lý nhân lực dự án có thể hoạt động với các hệ thống phần mềm kế thừa hiện có như hệ thống ERP. Sự tích hợp dễ dàng này cho phép tổ chức sử dụng kết hợp các hệ thống phần mềm cho mục đích quản lý.
Quản lý truyền thống Vs Quản lý lực lượng lao động dự án
Quản lý truyền thống và quản lý quy trình làm việc của dự án có sự khác biệt đáng kể. Có ít nhất ba điểm khác biệt chính khi nói đến hoạt động và quản lý. Sau đây là ba điểm khác biệt chính:
1. Quy trình làm việc đồ họa
Việc quản lý tất cả các quy trình được thực hiện thông qua một công cụ xử lý công việc đồ họa. Trong đó, người dùng có thể thiết kế, kiểm soát và kiểm tra các quy trình khác nhau liên quan đến dự án.
Quy trình làm việc đồ họa khá hấp dẫn đối với người dùng hệ thống và cho phép người dùng có ý tưởng rõ ràng về công cụ quy trình làm việc.
2. Cơ cấu và tổ chức phân tích công việc:
Quản lý lực lượng lao động dự án cung cấp cơ sở cho cấu trúc phân chia công việc và tổ chức giống nhau. Người dùng có thể tạo, quản lý, chỉnh sửa và báo cáo cấu trúc phân tích công việc.
Các cấu trúc phân tích công việc này được thực hiện ở các cấp độ trừu tượng khác nhau, vì vậy thông tin liên quan đến nó có thể được theo dõi ở mọi cấp độ.
Thông thường, quản lý lực lượng lao động dự án có phân cấp phê duyệt. Do đó, mỗi quy trình làm việc được tạo sẽ trải qua một số lần xác minh trước khi nó trở thành tiêu chuẩn của tổ chức hoặc dự án. Điều này giúp tổ chức giảm bớt tính kém hiệu quả của quá trình, vì nó được đánh giá bởi nhiều bên liên quan.
3. Các quy trình tài chính, lực lượng lao động và dự án được kết nối
Trong phần mềm quản lý lực lượng lao động dự án, mọi thứ đều được kết nối gọn gàng. Khi lực lượng lao động và phần mềm quản lý thanh toán được tích hợp, nó sẽ cung cấp cho tổ chức tất cả các phương tiện quản lý và thông tin cần thiết.
Do tính chất tích hợp của tất cả các quy trình này, các chức năng quản lý và theo dõi được tập trung. Điều này cho phép ban lãnh đạo cấp trên có cái nhìn thống nhất về các hoạt động của dự án.
Phần kết luận
Quản lý quy trình làm việc của dự án là một trong những phương pháp tốt nhất để quản lý các khía cạnh khác nhau của dự án. Nếu dự án phức tạp, thì kết quả từ việc quản lý lực lượng lao động của dự án có thể hiệu quả hơn.
Đối với các dự án đơn giản hoặc các tổ chức nhỏ, quản lý quy trình làm việc của dự án có thể không mang lại nhiều giá trị. Điều này là do thực tế là các tổ chức hoặc dự án nhỏ không có chi phí đáng kể khi nói đến quản lý các quy trình.
Có rất nhiều hệ thống phần mềm trên thị trường để quản lý quy trình làm việc của dự án, nhưng trong nhiều trường hợp, các tổ chức quá độc đáo để áp dụng các giải pháp làm sẵn như vậy.
Do đó, tổ chức yêu cầu các công ty phát triển phần mềm phát triển hệ thống quản lý quy trình làm việc dự án tùy chỉnh cho họ. Đây đã được chứng minh là cách phù hợp nhất để có được hệ thống quản lý lực lượng lao động dự án tốt nhất dành cho công ty.