Bộ sưu tập yêu cầu
Giới thiệu
Khi nói đến bất kỳ loại dự án nào, việc thu thập yêu cầu đóng một vai trò quan trọng. Việc thu thập yêu cầu không chỉ quan trọng đối với dự án mà còn quan trọng đối với chức năng quản lý dự án.
Đối với dự án, hiểu được những gì dự án cuối cùng sẽ cung cấp là rất quan trọng cho sự thành công của nó. Thông qua các yêu cầu, ban quản lý dự án có thể xác định các lần giao hàng cuối cùng của dự án và cách các đợt giao hàng cuối phải giải quyết các yêu cầu cụ thể của khách hàng.
Mặc dù bộ sưu tập yêu cầu trông khá đơn giản; Đáng ngạc nhiên, đây là một trong những giai đoạn dự án mà hầu hết các dự án đều bắt đầu bằng chân không. Nhìn chung, phần lớn các dự án thất bại đều thất bại do thu thập sai hoặc không đủ yêu cầu. Chúng tôi sẽ thảo luận về điều này trong phần sau.
Sau đây là một minh họa cho biết nơi thu thập yêu cầu trong một dự án:
Tầm quan trọng của các yêu cầu
Hãy lấy một dự án phát triển phần mềm làm ví dụ. Khi quá trình bắt đầu dự án kết thúc, nhóm phân tích kinh doanh sẽ vội vàng thu thập các yêu cầu. Nhóm BA (các nhà phân tích kinh doanh) sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để nắm bắt các yêu cầu của dự án và sau đó chuyển các yêu cầu cho nhóm dự án. Khi các yêu cầu nghiệp vụ được chuyển thành các yêu cầu kỹ thuật, việc triển khai bắt đầu.
Mặc dù chu kỳ trên trông khá bình thường và ít rắc rối, nhưng thực tế lại có phần khác. Trong hầu hết các trường hợp, nhóm BA không thể nắm bắt được tất cả các yêu cầu liên quan đến dự án. Họ luôn bỏ qua một số yêu cầu. Trong quá trình xây dựng dự án, thông thường khách hàng nhận ra những lỗ hổng yêu cầu của dự án.
Nhóm dự án sẽ phải thực hiện các yêu cầu còn thiếu này mà không có khoản thanh toán bổ sung của khách hàng hoặc với các yêu cầu thay đổi được khách hàng chấp thuận. Trong trường hợp đó là lỗi của đội BA, nhà cung cấp dịch vụ có thể phải chịu chi phí cho việc thực hiện các yêu cầu còn thiếu. Trong những trường hợp như vậy, nếu nỗ lực cho các yêu cầu còn thiếu có tác động đáng kể đến chi phí của dự án, thì dự án có thể là một tổn thất tài chính cho nhà cung cấp dịch vụ.
Do đó, quá trình thu thập yêu cầu là giai đoạn quan trọng nhất của bất kỳ dự án nào.
Quy trình thu thập yêu cầu
Với mục đích thu thập yêu cầu, có một số phương pháp được các nhà phân tích kinh doanh sử dụng. Các phương pháp này thường khác nhau từ dự án này sang dự án khác và tổ chức khách hàng này sang tổ chức khách hàng khác.
Thông thường các yêu cầu đối với một hệ thống mới được thu thập từ những người dùng cuối tiềm năng của hệ thống. Các phương pháp được sử dụng để thu thập yêu cầu từ những người dùng cuối tiềm năng này khác nhau tùy thuộc vào bản chất của người dùng cuối. Ví dụ: nếu có một số lượng lớn người dùng cuối, thì phương pháp hội thảo có thể được sử dụng để thu thập yêu cầu.
Trong phương pháp này, tất cả những người dùng cuối tiềm năng được yêu cầu tham gia hội thảo. Trong hội thảo này, các nhà phân tích nghiệp vụ tham gia với người dùng và thu thập các yêu cầu cho hệ thống mới. Đôi khi, phiên hội thảo được quay video để xem xét và thu thập bất kỳ phản hồi nào của người dùng.
Nếu cơ sở người dùng có số lượng khá nhỏ, các nhà phân tích kinh doanh có thể thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tiếp. Đây là cách hiệu quả nhất để tìm ra tất cả các yêu cầu cần thiết vì nhà phân tích kinh doanh có thể hỏi tất cả các câu hỏi của họ và cũng có thể bị hỏi chéo.
Người hỏi có thể được sử dụng hiệu quả cho quá trình thu thập yêu cầu, nhưng đây không phải là phương pháp duy nhất để tương tác với người dùng cuối. Người hỏi nên được sử dụng như một tính năng hỗ trợ cho các cuộc phỏng vấn hoặc hội thảo.
Ngoài các phương pháp trên, có nhiều phương pháp cụ thể khác có thể được sử dụng cho các điều kiện cụ thể.
Mẹo để Thu thập Yêu cầu Thành công
Sau đây là một số mẹo để làm cho quá trình thu thập yêu cầu thành công:
Đừng bao giờ cho rằng bạn biết yêu cầu của khách hàng. Những gì bạn thường nghĩ, có thể hoàn toàn khác với những gì khách hàng muốn. Do đó, hãy luôn xác minh với khách hàng khi bạn có giả định hoặc nghi ngờ.
Thu hút người dùng cuối tham gia ngay từ đầu. Nhận sự hỗ trợ của họ cho những gì bạn làm.
Ở cấp độ ban đầu, xác định phạm vi và nhận được sự đồng ý của khách hàng. Điều này giúp bạn tập trung thành công vào phạm vi các tính năng.
Khi bạn đang trong quá trình thu thập các yêu cầu, hãy đảm bảo rằng các yêu cầu là thực tế, cụ thể và có thể đo lường được.
Tập trung vào việc làm cho tài liệu yêu cầu trở nên rõ ràng. Tài liệu yêu cầu là cách duy nhất để đưa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ đi đến một thỏa thuận. Do đó, không được có bất kỳ vùng xám nào trong tài liệu này. Nếu có các khu vực màu xám, hãy xem xét điều này sẽ dẫn đến các vấn đề kinh doanh tiềm ẩn.
Không nói về giải pháp hoặc công nghệ cho khách hàng cho đến khi tất cả các yêu cầu được thu thập. Bạn không có tư cách để hứa hoặc chỉ ra bất cứ điều gì với khách hàng cho đến khi bạn rõ ràng về các yêu cầu.
Trước khi chuyển sang bất kỳ giai đoạn nào khác của dự án, hãy ký tên vào tài liệu yêu cầu của khách hàng.
Nếu cần, hãy tạo một nguyên mẫu để minh họa trực quan các yêu cầu.
Phần kết luận
Thu thập yêu cầu là bước quan trọng nhất của một dự án. Nếu nhóm dự án không nắm bắt được tất cả các yêu cầu cần thiết cho một giải pháp, dự án sẽ chạy với rủi ro. Điều này có thể dẫn đến nhiều tranh chấp và bất đồng trong tương lai, và kết quả là mối quan hệ kinh doanh có thể bị tổn hại nghiêm trọng.
Do đó, hãy coi việc thu thập yêu cầu là trách nhiệm chính của nhóm dự án. Cho đến khi các yêu cầu được ký tắt, không hứa hẹn hoặc bình luận về bản chất của giải pháp.