Quản lý các bên liên quan
Giới thiệu
Khi làm việc trong một dự án, có nhiều người hoặc tổ chức phụ thuộc vào và / hoặc bị ảnh hưởng bởi sản phẩm hoặc đầu ra cuối cùng. Những người này là các bên liên quan của một dự án.
Quản lý các bên liên quan bao gồm việc xem xét các lợi ích và giá trị khác nhau mà các bên liên quan có và giải quyết chúng trong suốt thời gian của dự án để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hài lòng khi kết thúc.
Nhánh quản lý này rất quan trọng vì nó giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược bằng cách liên quan đến cả môi trường bên ngoài và bên trong và bằng cách tạo ra mối quan hệ tích cực với các bên liên quan thông qua quản lý tốt các kỳ vọng của họ.
Quản lý các bên liên quan cũng rất quan trọng vì nó giúp xác định các mối quan hệ tích cực hiện có với các bên liên quan. Những mối quan hệ này có thể được chuyển đổi thành liên minh và quan hệ đối tác, nhằm xây dựng lòng tin và khuyến khích sự hợp tác giữa các bên liên quan.
Quản lý các bên liên quan hoạt động như thế nào?
Quản lý các bên liên quan, theo nghĩa dự án kinh doanh, hoạt động thông qua một chiến lược. Chiến lược này được tạo ra bằng cách sử dụng thông tin thu thập được thông qua các quy trình sau:
Stakeholder Identification -Điều quan trọng đầu tiên là lưu ý tất cả các bên liên quan có liên quan, dù là bên trong hay bên ngoài. Một cách lý tưởng để làm điều này là tạo một bản đồ các bên liên quan.
Stakeholder Analysis - Thông qua phân tích các bên liên quan, công việc của nhà quản lý là xác định nhu cầu, giao diện, kỳ vọng, quyền hạn và mối quan hệ chung của một bên liên quan.
Stakeholder Matrix -Trong quá trình này, nhà quản lý định vị các bên liên quan bằng cách sử dụng thông tin thu thập được trong quá trình phân tích các bên liên quan. Các bên liên quan được định vị tùy theo mức độ ảnh hưởng hoặc mức độ giàu có của họ đối với dự án.
Stakeholder Engagement - Đây là một trong những quy trình quan trọng nhất của quản lý các bên liên quan, trong đó tất cả các bên liên quan tham gia với người quản lý để hiểu nhau và hiểu nhau hơn ở cấp độ điều hành.
Việc trao đổi thông tin này rất quan trọng vì nó mang lại cho cả người quản lý và các bên liên quan cơ hội thảo luận và thống nhất về các kỳ vọng và quan trọng nhất là đồng ý về một bộ Giá trị và Nguyên tắc chung, mà tất cả các bên liên quan sẽ cùng làm.
Communicating Information - Ở đây, các kỳ vọng về giao tiếp được thỏa thuận và cách thức quản lý thông tin liên lạc giữa các bên liên quan, nghĩa là cách thức và thời điểm nhận thông tin và ai là người nhận.
Stakeholder Agreements -Đây là Lexicon của dự án hoặc các mục tiêu đã đề ra. Tất cả các bên liên quan chính ký vào thỏa thuận bên liên quan này, là tập hợp của tất cả các quyết định đã được thống nhất.
Trong thực tiễn quản lý dự án hiện đại ngày nay, các nhà quản lý và các bên liên quan ủng hộ một mối quan hệ trung thực và minh bạch.
Thất bại trong quản lý các bên liên quan
Một số tổ chức vẫn phải chịu đựng các thực hành quản lý các bên liên quan kém và điều này phát sinh do:
Liên lạc với một bên liên quan quá muộn. Điều này không cho phép sửa đổi nhiều kỳ vọng của các bên liên quan và do đó quan điểm của họ có thể không được xem xét.
Mời các bên liên quan tham gia vào quá trình ra quyết định quá sớm. Điều này dẫn đến một quá trình ra quyết định phức tạp.
Lôi kéo các bên liên quan sai trong một dự án. Điều này dẫn đến giảm giá trị đóng góp của họ và cuối cùng dẫn đến sự chỉ trích từ bên ngoài.
Ban lãnh đạo không coi trọng sự đóng góp của các bên liên quan. Sự tham gia của họ được coi là không quan trọng và không quan trọng.
Dù tiếp cận quản lý các bên liên quan theo cách nào, nó cũng cần được thực hiện một cách chu đáo để đạt được kết quả tốt nhất.
Đạt được quản lý tốt các bên liên quan
Sự tham gia không đầy đủ và giao tiếp không hiệu quả với các bên liên quan có thể dẫn đến thất bại của dự án. Sau đây là một số ý tưởng có thể được sử dụng để đạt được các thông lệ quản lý tốt các bên liên quan:
Ban quản lý và các bên liên quan nên làm việc cùng nhau để lập ra một danh sách các mục tiêu và mục tiêu thực tế. Thu hút các bên liên quan sẽ cải thiện hiệu suất kinh doanh và họ quan tâm tích cực đến dự án.
Giao tiếp là chìa khóa. Điều quan trọng là các bên liên quan và ban quản lý phải trao đổi thường xuyên trong suốt quá trình của dự án. Điều này đảm bảo rằng cả hai bên sẽ tham gia tích cực và đảm bảo sự thuận lợi trong suốt quá trình của dự án.
Đồng ý về các sản phẩm giao là quan trọng. Điều này đảm bảo rằng không có sự thất vọng quá mức khi kết thúc. Các nguyên mẫu và mẫu trong quá trình dự án giúp các bên liên quan hiểu rõ về dự án kết thúc.
Phần kết luận
Tóm lại, để đạt được kết quả từ các dự án, cần có các thực hành quản lý tốt của các bên liên quan. Quản lý các bên liên quan là quản lý hiệu quả tất cả những người tham gia trong một dự án, có thể là những người đóng góp bên ngoài hoặc bên trong.
Có thể cho rằng, yếu tố quan trọng nhất trong quản lý các bên liên quan là giao tiếp trong đó người quản lý phải dành 99% thời gian để thực hiện các cuộc họp, kiểm tra và trả lời e-mail cũng như cập nhật và phân phối báo cáo, v.v.