Tuyên bố công việc (SOW)

Giới thiệu

Khi nói đến việc triển khai hoặc xây dựng các hệ thống lớn và phức tạp (chẳng hạn như hệ thống phần mềm doanh nghiệp), các yêu cầu và điều kiện công việc cần được ghi lại một cách thích hợp. Tuyên bố Công việc (SOW) là tài liệu mô tả những gì cần phải thực hiện trong hợp đồng đã thỏa thuận.

Thông thường, SOW được viết bằng ngôn ngữ chính xác và dứt khoát có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh. Điều này ngăn chặn mọi sự hiểu sai về các điều khoản và yêu cầu.

Một SOW bao gồm các yêu cầu công việc cho một dự án cụ thể và giải quyết các yêu cầu về hiệu suất và thiết kế cùng một lúc.

Bất cứ khi nào các yêu cầu được nêu chi tiết hoặc có trong một tài liệu bổ sung, SOW sẽ tham chiếu đến tài liệu cụ thể.

SOW xác định phạm vi và các thỏa thuận làm việc giữa hai bên, thường là giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ. Do đó, SOW cũng mang một trọng lượng pháp lý.

Mục đích của SOW

Mục đích chính của SOW là xác định nghĩa vụ, trách nhiệm và thỏa thuận công việc giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ.

Một SOW được viết tốt sẽ xác định phạm vi của cam kết và Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) cho cam kết.

Do đó, KPI có thể được sử dụng để xác định xem nhà cung cấp dịch vụ có đáp ứng các điều kiện của SOW hay không và sử dụng nó làm cơ sở cho các cam kết trong tương lai.

SOW chứa tất cả các chi tiết về các yêu cầu không thuộc thông số kỹ thuật của nỗ lực của nhà thầu hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Bất cứ khi nào liên quan đến các thông số kỹ thuật, các tham chiếu được thực hiện từ SOW đến các tài liệu đặc điểm kỹ thuật cụ thể.

Các tài liệu đặc tả này có thể là các yêu cầu chức năng hoặc các yêu cầu phi chức năng.

Các yêu cầu chức năng (trong hệ thống phần mềm) xác định cách phần mềm hoạt động theo chức năng và các yêu cầu phi chức năng nêu chi tiết các đặc điểm khác của phần mềm như hiệu suất, bảo mật, khả năng bảo trì, quản lý cấu hình, v.v.

Định dạng của SOW

Các định dạng SOW khác nhau giữa các ngành. Bất kể ngành nào, một số lĩnh vực chính của SOW là chung. Sau đây là các khu vực thường được giải quyết trong SOW:

1 Phạm vi

Phần này mô tả công việc cần thực hiện theo phương thức kỹ thuật. Nếu hệ thống được xây dựng là hệ thống phần mềm, phần này xác định các yêu cầu phần cứng và phần mềm cùng với công việc chính xác cần thực hiện đối với hệ thống cuối cùng.

Nếu có bất kỳ điều gì 'ngoài phạm vi', những khu vực đó cũng được đề cập dưới một tiêu đề phụ phù hợp.

2. Vị trí

Vị trí nơi công việc được thực hiện được đề cập trong phần này. Phần này cũng nêu chi tiết các thông số kỹ thuật phần cứng và phần mềm. Ngoài ra, mô tả về nguồn nhân lực và cách họ làm việc được đề cập ở đây.

3. Các mốc thời gian

Điều này xác định thời hạn được phân bổ cho các dự án. Nó bao gồm thời gian phát triển, thời gian bảo hành và thời gian bảo trì. Ngoài thời gian theo lịch, ngày công (tổng nỗ lực) cần thiết để hoàn thành dự án cũng được lưu ý.

4. Tiến độ giao hàng

Phần này của SOW mô tả việc giao hàng và ngày đến hạn giao hàng.

5. Tiêu chuẩn

Các tiêu chuẩn (nội bộ hoặc bên ngoài) được xác định trong phần này. Tất cả các giao hàng và công việc được thực hiện phải tuân theo các tiêu chuẩn được xác định trong phần này của tài liệu.

6. Tiêu chí chấp nhận

Phần này xác định các yêu cầu tối thiểu để chấp nhận các sản phẩm được phân phối. Nó cũng mô tả các tiêu chí được sử dụng để chấp nhận.

7. Phương thức hợp đồng và thanh toán

Có một số mô hình tham gia khi ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ.

Trong lĩnh vực phát triển phần mềm, có hai mô hình hợp đồng riêng biệt, giá thầu cố định và người trả trước.

Trong giá thầu cố định, chi phí dự án là không đổi và nhà cung cấp dịch vụ phải tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực để duy trì tỷ suất lợi nhuận.

Khách hàng không phải lo lắng về số lượng tài nguyên, miễn là đáp ứng tiến độ giao hàng. Trong mô hình lưu giữ, khách hàng trả tiền cho số tài nguyên được phân bổ cho dự án.

Vì SOW là một phần tích hợp của dự án, nên hầu hết tất cả các thành viên cấp cao của nhóm dự án phải biết về các điều khoản và điều kiện của SOW. Đôi khi, đặc biệt là trong các dự án phát triển phần mềm, một hình phạt được áp dụng nếu bỏ lỡ ngày giao hàng. Vì vậy, mọi người nên biết về các điều khoản khắt khe như vậy của SOW.

Phần kết luận

SOW là một tài liệu quan trọng để quản lý dự án. Nó xác định phạm vi công việc và các thỏa thuận công việc. Do đó, tất cả các bên liên quan của dự án cần phải hiểu rõ về SOW của dự án và tuân thủ nó.