Nhóm ảo
Giới thiệu
Nhóm ảo là một nhóm mà phương pháp tương tác chính được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử. Khi nói đến phương tiện, nó có thể bao gồm từ liên lạc e-mail đến hội nghị truyền hình.
Một số nhóm ảo không tương tác trực tiếp (khi các thành viên trong nhóm cư trú ở các nhóm nhân khẩu học khác nhau) và một số nhóm ảo thỉnh thoảng gặp mặt thực tế.
Hãy nghĩ về một doanh nghiệp trực tuyến để phát triển web. Ai đó có thể bắt đầu một doanh nghiệp như vậy và thuê các nhà phát triển, kỹ sư QA, kỹ sư giao diện người dùng và quản lý dự án từ các khu vực khác nhau trên toàn cầu.
Vì việc phát triển web không liên quan đến việc phân phối hàng hóa thực tế và tất cả việc giao hàng được thực hiện bằng phương thức điện tử, một công ty như vậy có thể tồn tại trên Internet.
Các cuộc họp nhóm có thể được tổ chức thông qua cuộc gọi thoại hội nghị hoặc cuộc gọi video. Nhóm ảo này có thể làm việc hướng tới các mục tiêu của công ty họ và hoạt động như một thực thể duy nhất chỉ bằng cách ngắt điện thoại.
Tại sao lại là đội ảo?
Có nhiều lý do để có một đội ảo. Trước hết, đó là công nghệ.
Internet và các công nghệ liên quan đã giúp tăng cường giao tiếp trên toàn cầu, nơi một số ngành công nghiệp không yêu cầu con người phải có mặt trên thực tế có thể tận dụng nó. Một ví dụ điển hình là nhóm phát triển web.
Sau đây là một số lý do hàng đầu khiến có đội ảo:
Các thành viên trong nhóm không nằm trong cùng một nhóm nhân khẩu học.
Chi phí và thời gian vận chuyển là khá cao.
Các thành viên trong nhóm có thể làm việc vào những thời điểm khác nhau.
Công ty không yêu cầu một văn phòng vật lý, do đó, hậu cần và chi phí liên quan là tối thiểu.
Loại công việc được thực hiện có thể đòi hỏi mức độ sáng tạo cao, vì vậy nhân viên sẽ có khả năng sáng tạo tốt hơn khi họ làm việc tại một nơi mà họ cảm thấy thoải mái (ở nhà).
Các loại đội ảo
Có rất nhiều loại đội ảo đang hoạt động hiện nay. Sau đây là một số đội như vậy:
Toàn bộ các công ty hoạt động ảo
Nhóm nhiệm vụ, chịu trách nhiệm thực hiện một nhiệm vụ cụ thể
Các nhóm hữu nghị như nhóm trên Facebook hoặc bất kỳ mạng xã hội nào khác
Các đội chỉ huy, chẳng hạn như đội bán hàng của một công ty được phân phối khắp Hoa Kỳ
Nhóm sở thích nơi các thành viên có chung mối quan tâm
Công nghệ
Công nghệ đóng một vai trò quan trọng đối với các nhóm ảo. Nếu không sử dụng công nghệ tiên tiến, các nhóm ảo không thể hiệu quả.
Internet là công nghệ chính được các nhóm ảo sử dụng. Internet cung cấp nhiều tiện ích cho các nhóm ảo. Một số trong số đó là:
E-mail
VoIP (Voice Over IP) - hội nghị thoại
Hội nghị truyền hình
Các chương trình phần mềm phần mềm nhóm như Google Documents nơi các nhóm có thể làm việc cộng tác.
Phần mềm để thực hiện các cuộc trình diễn và đào tạo như Microsoft Live Meeting và WebEx.
Khi nói đến công nghệ, không chỉ vấn đề phần mềm, các nhóm ảo cũng cần được trang bị phần cứng cần thiết.
Ví dụ: đối với một hội nghị truyền hình, các thành viên trong nhóm phải được trang bị máy ảnh web và micrô.
Ưu điểm và nhược điểm
Trước hết, chúng ta hãy nhìn vào những lợi thế của việc hoạt động như một nhóm ảo.
Các thành viên trong nhóm có thể làm việc từ bất kỳ đâu và bất kỳ thời gian nào trong ngày. Họ có thể chọn nơi làm việc dựa trên tâm trạng và sự thoải mái.
Bạn có thể tuyển dụng những người có kỹ năng và sự phù hợp với công việc của họ. Vị trí không quan trọng.
Không có thời gian và tiền bạc lãng phí cho việc đi lại và quần áo.
Khuyết tật thể chất không phải là một vấn đề.
Công ty không cần phải duy trì một văn phòng thực. Điều này làm giảm rất nhiều chi phí cho công ty. Bằng cách tiết kiệm số tiền này, công ty có thể bồi thường tốt hơn cho nhân viên.
Cùng với những ưu điểm nêu trên, sau đây là một số nhược điểm của việc sử dụng nhóm ảo:
Do các thành viên trong nhóm không thường xuyên gặp gỡ hoặc không gặp nhau lần nào nên tinh thần làm việc nhóm có thể không có.
Một số người thích ở trong một văn phòng thực khi làm việc. Những người này sẽ kém năng suất hơn trong môi trường ảo.
Để làm việc cho các nhóm ảo, các cá nhân cần phải có rất nhiều kỷ luật tự giác. Nếu cá nhân không bị kỷ luật, họ có thể làm việc kém hiệu quả hơn.
Phần kết luận
Ngày nay, số lượng các đội ảo đang tăng lên. Các công ty công nghệ nhỏ hiện đang điều chỉnh hoạt động nhóm ảo để tuyển dụng những người giỏi nhất từ khắp nơi trên thế giới.
Ngoài ra, các công ty này giảm thiểu chi phí hoạt động và tối đa hóa tỷ suất lợi nhuận. Ngoài ra, các nhân viên làm việc trong các nhóm ảo có lợi thế khi được làm việc tại nhà riêng, thời gian riêng và giảm chi phí đi lại.
Do đó, các tổ chức nên xem xét việc thiết lập các nhóm ảo cho các nhiệm vụ khác nhau bất cứ khi nào có thể.