Cómo repetirte sin ser condescendiente
En correos electrónicos o en reuniones virtuales:
Puede ser útil repetirse para agregar claridad a una conversación. Sin embargo, cuando me repito, a menudo me encuentro con condescendencia, cuando en realidad, mis intenciones eran serias:
- "Como dije..."
- "De nuevo, ..."
- "Como se mencionó anteriormente..."
- "Creo que hemos hablado en el pasado ..."
¿Hay alguna manera de repetirse de una manera que deje en claro que la intención es seria, en lugar de condescendiente?
Respuestas
Al decir cosas como "Otra vez" o "Como discutimos", usted está poniendo la responsabilidad del malentendido en el oyente. Simplemente está repitiendo la explicación que presumiblemente el oyente no entendió la primera vez. En lugar de eso, conviértase en usted mismo del malentendido, diciendo algo como "No lo expliqué muy bien" o "Lamento el malentendido" y explíquelo de otra manera .
Lo he usado a menudo en el trabajo cuando hubo un malentendido. Y por lo general lo que encontraba en la reflexión era que era verdad. Tal vez me había saltado algún paso lógico o asumí que estábamos en la misma página cuando no lo estábamos. Ciertamente, nunca es perjudicial revisar cómo está explicando algo cuando hay un malentendido y convertir la explicación en una discusión en lugar de una conferencia.
Puede ser difícil dar un paso atrás y darse cuenta de que el problema puede estar en el extremo emisor, en lugar de en el receptor. Recuerde que el objetivo final no es "ganar" o confrontar, es transmitir información.
¿Hay alguna manera de repetirse a sí mismo para que quede claro que la intención es seria, en lugar de condescendiente?
Por supuesto que la hay.
Primero, abandona todos los preludios, parecen sarcásticos.
En segundo lugar, suponga que su primera declaración fue confusa. Encuentre una nueva forma de transmitir mejor su significado, en lugar de simplemente usar las mismas palabras por segunda vez.
En tercer lugar, observe y escuche para comprender. A veces, es posible que deba solicitar una confirmación con algo como "¿Tiene sentido?". Si no tiene la sensación de que la otra parte entiende, comience con "Déjeme probar un enfoque diferente ..." y piense en una tercera forma de decirlo.
Finalmente, si aún no está comunicando sus pensamientos lo suficientemente bien, sugiera una discusión diferente fuera de línea usando un medio diferente donde pueda ir y venir hasta que se aclare.
Como desarrollador, simplemente pongo una cara de piedra gris y lo digo de nuevo, y a veces se dan cuenta de que les he dicho antes y otras veces no.
Podría decir, "Necesitamos crear una nueva capa para Accessdata", y luego podrían decir, "Oh, dijiste eso antes, oops. Lo siento, pero no conozco muy bien la parte técnica".
Es natural sentirse malvado o condescendiente, pero en una empresa, la comunicación directa y sin emociones es la única forma de estar orientado a los objetivos y ser eficiente. Sin embargo, ser frío y honesto también puede mostrar una intención seria. Solo te estás comunicando. No se siente involucrado.
En mi opinión, la mejor forma es reformular la frase. Entonces, por ejemplo, si dijiste 'vamos al supermercado', podrías decir 'vamos a recoger algunas cosas de la tienda'. Hace que la otra parte se sienta menos culpable por haber perdido su mensaje y no irrita tanto a los terceros porque, aunque esté diciendo lo mismo, suena nuevo.
En primer lugar, no sé qué tipo de comunicación hace, que puede ser relevante. Estoy haciendo algunas suposiciones y generalizaciones radicales aquí.
Primero debe preguntarse si realmente NECESITA repetirse. Si no quiere parecer condescendiente, debe cambiar su propia forma de pensar; suponga que el lector entendió lo que dijo o escribió la primera vez.
Revise su correo electrónico antes de enviarlo; Si siente que necesita repetirse para mayor claridad, (¿inconscientemente?) se da cuenta de que su correo electrónico puede ser demasiado largo, complicado o inactivo. Sé conciso y ve al grano. El texto serpenteante implica inseguridad.
Comience su correo electrónico con una conclusión, un resumen o elementos procesables. "En respuesta a nuestra reunión en x, hagamos y", luego continúe con más detalles.
Si ninguno de esos aplica y aún necesita resumirse, simplemente termine su correo electrónico con "En resumen, algo, algo, algo".
En reuniones de habla / virtuales, tómese un poco más de tiempo para pensar antes de hablar; no piense mientras habla porque entonces le está pidiendo a su audiencia que dedique más de su capacidad de atención a usted mientras averigua qué decir. Tenga confianza y hable (escriba) en declaraciones en lugar de una corriente exploratoria de conciencia.
A menudo me resulta útil repetir las palabras o preguntas de la otra persona: "Si te escucho correctamente, ¿estás preocupado por el problema A? ¿Es así?". Eso le da a la otra persona la oportunidad de corregir su comprensión del problema A o de reflexionar sobre su propia ansiedad. Una vez que estén todos de acuerdo sobre qué constituye exactamente el problema A, puede decir: "Anteriormente sugerí la solución B, porque aborda el problema A (1) y A (2), aunque tal vez no A (3). te suena? "
También es posible que al escuchar la opinión del otro sobre el problema, se dé cuenta de que su solución anterior no encaja tan bien como pensaba, por lo que puede decir: "Antes sugerí la solución B, pero ahora que hemos hablado terminado, tal vez C encajaría mejor. Permítanme explicar por qué ... ". Luego, analice los pros y los contras de la solución C, verificando regularmente que el otro aún puede comprender cómo su propuesta se relaciona con el problema.
Otros han respondido por una situación en la que se pide una explicación que se dio anteriormente. A menudo doy explicaciones más o menos repetidas sin que me lo pidan.
A menudo tengo situaciones en las que explico algún efecto y quiero expresar explícitamente diferentes puntos de vista sobre ese punto. Algunas personas pueden pensar que las explicaciones son bastante redundantes, otras pueden pensar que una nueva redacción abre nuevas perspectivas.
En otras palabras ... deja en claro que sigue una reformulación (posiblemente con una nueva perspectiva) de la última declaración.
Es decir, ... también señala que llega una nueva explicación del punto ya mencionado.
Proporcionar un montón de explicaciones alternativas es brindar un servicio importante a su audiencia. En mi humilde opinión, si su mentalidad está en proporcionar dicho servicio, el riesgo de parecer condescendiente es pequeño.
Diferentes personas encuentran diferentes enfoques de explicación más o menos intuitivos, simples / complejos o comprensibles. No hay nada de malo en esto. Puede ser que cada uno de nosotros tenga su enfoque de explicación favorito para un tema determinado. En mi humilde opinión, es importante no olvidar que a menudo también hay otros enfoques que son igualmente buenos, y que otras personas pueden encontrar uno diferente más intuitivo.
Utilizo Como dije, ... o Como mencioné anteriormente, ... para conectar / proporcionar referencias cruzadas.
Por ejemplo: tenemos dos opciones para abordar esto, O1 y O2. [Explicación de O1] Como dije antes, O2 es una alternativa. Esto es lo que tenemos que hacer ...
No hay nada condescendiente en dar a las personas referencias cruzadas.
Lo que en mi humilde opinión es condescendiente es cosas como usar "sigue trivialmente" para "lápiz de plan + aproximadamente 4 hojas de papel", o "simplemente" como abreviatura de horas de trabajo exigente para un principiante ... Puedes "simplemente" evitar eso. .. ;-)
Si estás en un punto en el que las personas comentan que pareces condescendiente, probablemente se deba a que estás repitiendo cosas que no es necesario repetir.
Estas situaciones normalmente se ven así:
Bill es el gerente de Peter. Ayer, Peter no puso una portada en su informe de TPS, por lo que Bill piensa que necesita repetirse para asegurarse de que Peter sepa poner la portada en el informe. Cuantas más veces Peter no incluye la portada, más Bill siente que necesita repetirse. Dado que Bill le está diciendo a Peter algo que ya sabe, Bill se muestra condescendiente y Peter se siente menos motivado para incluir la portada la próxima vez en lugar de más.
No importa cómo Bill elija repetirse, el problema no cambia si Peter ya conoce la portada. Donde los proyectos de ley del mundo fallan aquí es al repetir el objetivo en lugar de hacer preguntas sobre el problema.
Ahora imagínese si Bill le preguntara a Peter por qué olvidó la portada. Si Peter responde explicando que cree que la portada es una pérdida de tiempo, ahora ha abierto un diálogo sobre un problema que Bill ni siquiera había considerado antes. Esto le da a Bill la oportunidad de reevaluar la necesidad de la portada (lo que podría mejorar la eficiencia de la empresa) o abrir la oportunidad de explicar su importancia. Si Peter puede estar convencido de que la portada es importante, es MUCHO menos probable que la olvide.
Si, en cambio, Peter responde a esta pregunta con algo como "Simplemente sigo olvidando", entonces podría ser el momento de hablar con Peter sobre las habilidades de organización que podrían ayudarlo. Esta parte aún puede parecer condescendiente, pero es mucho más probable que resuelva el problema a largo plazo, lo que significa que tendrá que lidiar con mucha menos fricción total.
De cualquier manera, la solución no tiene nada que ver con repetirte.
Prefiero: "Lo siento, tal vez algo se perdió aquí" o "Me gustaría poner el foco en ...", dependiendo de tu posición.