Canais de Comunicação
Introdução
Em uma organização, a informação flui para frente, para trás e para os lados. Esse fluxo de informações é conhecido como comunicação. Canais de comunicação referem-se à forma como essas informações fluem dentro da organização e com outras organizações.
Nessa rede conhecida como comunicação, o gerente passa a ser um link. As decisões e direções fluem para cima, para baixo ou para os lados, dependendo da posição do gerente na rede de comunicação.
Por exemplo, os relatórios do gerente de nível inferior fluirão para cima. Um bom gestor deve inspirar, orientar e organizar seus colaboradores de forma eficiente e, para tudo isso, as ferramentas que possui são palavras faladas e escritas.
Para o fluxo de informações e para um gerente lidar com seus funcionários, é importante que haja um canal de comunicação eficaz.
O funcionamento de um canal de comunicação
Por meio de um modem de comunicação, seja uma conversa face a face ou um memorando interdepartamental, as informações são transmitidas de um gerente para um subordinado ou vice-versa.
Um elemento importante do processo de comunicação é o mecanismo de feedback entre a administração e os funcionários.
Nesse mecanismo, os funcionários informam aos gerentes que compreenderam a tarefa em questão, enquanto os gerentes fornecem aos funcionários comentários e orientações sobre o trabalho dos funcionários.
Importância de um canal de comunicação
Uma falha no canal de comunicação leva a um fluxo ineficiente de informações. Os funcionários não sabem o que a empresa espera deles. Eles não estão informados sobre o que está acontecendo na empresa.
Isso fará com que eles suspeitem dos motivos e de quaisquer mudanças na empresa. Além disso, sem uma comunicação eficaz, os funcionários passam a se preocupar com o departamento em vez da empresa, e isso afeta sua tomada de decisões e produtividade no local de trabalho.
Eventualmente, isso prejudica os objetivos organizacionais gerais também. Portanto, para que uma organização seja administrada de forma eficaz, um bom gerente deve ser capaz de comunicar aos seus funcionários o que é esperado deles, certificar-se de que estão totalmente cientes das políticas da empresa e de quaisquer mudanças futuras.
Portanto, um canal de comunicação eficaz deve ser implementado pelos gerentes para otimizar a produtividade do trabalhador e garantir o bom funcionamento da organização.
Tipos de canais de comunicação
O número de canais de comunicação disponíveis para um gerente aumentou nos últimos 20 anos ímpares. Videoconferência, tecnologia móvel, quadros de avisos eletrônicos e aparelhos de fax são algumas das novas possibilidades.
À medida que as organizações crescem em tamanho, os gerentes não podem contar apenas com a comunicação face a face para transmitir sua mensagem.
Um desafio que os gestores enfrentam hoje é determinar por qual canal de comunicação devem optar para realizar uma comunicação eficaz.
Para facilitar a tarefa do gestor, os tipos de canais de comunicação são agrupados em três grupos principais: formal, informal e não oficial.
Canais de comunicação formais
Um canal de comunicação formal transmite informações como objetivos, políticas e procedimentos de uma organização. As mensagens neste tipo de canal de comunicação seguem uma cadeia de comando. Isso significa que as informações fluem de um gerente para seus subordinados e eles, por sua vez, passam as informações para o próximo nível da equipe.
Um exemplo de canal de comunicação formal é o boletim informativo de uma empresa, que dá aos colaboradores e também aos clientes uma ideia clara dos objetivos e da visão da empresa. Também inclui a transferência de informações sobre memorandos, relatórios, orientações e reuniões programadas na cadeia de comando.
Um plano de negócios, pesquisa de satisfação do cliente, relatórios anuais, manual do empregador e reuniões de revisão são todos canais de comunicação formais.
Canais de Comunicação Informal
Dentro de um ambiente de trabalho formal, sempre existe uma rede de comunicação informal. A estrita rede hierárquica de comunicação não pode funcionar de forma eficiente por conta própria e, portanto, existe um canal de comunicação fora dessa rede. Embora esse tipo de canal de comunicação possa perturbar a cadeia de comando, um bom gerente precisa encontrar o equilíbrio perfeito entre o canal de comunicação formal e informal.
Um exemplo de canal de comunicação informal é a hora do almoço no refeitório / cantina da organização. Aqui, em um ambiente descontraído, as discussões entre os funcionários são incentivadas. Além disso, os gerentes andando por aí, adotando uma abordagem prática para lidar com as consultas dos funcionários é um exemplo de canal de comunicação informal.
Círculos de qualidade, trabalho em equipe, diferentes programas de treinamento estão fora da cadeia de comando e, portanto, se enquadram na categoria de canais de comunicação informais.
Canais de comunicação não oficiais
Bons gerentes reconhecerão o fato de que às vezes a comunicação que ocorre dentro de uma organização é interpessoal. Embora as atas de uma reunião possam ser um tópico de discussão entre os funcionários, esportes, política e programas de TV também compartilham a palavra.
O canal de comunicação não oficial em uma organização é o 'boato' da organização. É por boatos que circulam os boatos. Além disso, aqueles que se envolvem em discussões 'boatos' freqüentemente formam grupos, que se traduzem em amizades fora da organização. Embora os boatos possam ter implicações positivas, na maioria das vezes as informações que circulam pelos boatos são exageradas e podem causar alarmes desnecessários aos funcionários. Um bom gerente deve estar a par das informações que circulam neste canal de comunicação não oficial e deve tomar medidas positivas para evitar o fluxo de informações falsas.
Um exemplo de canal de comunicação não oficial são as reuniões sociais entre os funcionários.
Conclusão
Em qualquer organização, existem três tipos de canais de comunicação: formal, informal e não oficial.
Embora a rede de comunicação ideal seja uma estrutura formal na qual a comunicação informal pode ocorrer, canais de comunicação não oficiais também existem em uma organização.
Por meio desses vários canais, é importante para um gerente transmitir suas idéias e, em seguida, ouvir, absorver, recolher e comunicar aos funcionários.