Carta do Projeto
Introdução
O termo de abertura do projeto refere-se a uma declaração de objetivos em um projeto. Esta declaração também estabelece metas, funções e responsabilidades detalhadas do projeto, identifica as principais partes interessadas e o nível de autoridade de um gerente de projeto.
Atua como um guia para projetos futuros e também como um importante material no sistema de gestão do conhecimento da organização.
O termo de abertura do projeto é um pequeno documento que consistiria em uma nova solicitação de oferta ou uma solicitação de proposta. Este documento faz parte do processo de gerenciamento de projetos, exigido pela Initiative for Policy Dialogue (IPD) e pelo Customer Relationship Management (CRM).
O papel do termo de abertura do projeto
A seguir estão as funções de um termo de abertura do projeto:
Ele documenta as razões para a realização do projeto.
Descreve os objetivos e as restrições enfrentadas pelo projeto.
Fornece soluções para o problema em questão.
Identifica as principais partes interessadas do projeto.
Benefícios do termo de abertura do projeto
A seguir estão os benefícios proeminentes do termo de abertura do projeto para um projeto:
Melhora e abre caminho para um bom relacionamento com o cliente.
O termo de abertura do projeto também funciona como uma ferramenta que melhora os processos de gerenciamento de projetos.
As comunicações regionais e da sede também podem ser melhoradas em maior grau.
Por ter um termo de abertura do projeto, o patrocínio do projeto também pode ser obtido.
O termo de abertura do projeto reconhece as funções de gerenciamento sênior.
Permite a progressão, que visa atingir as melhores práticas da indústria.
Elementos no termo de abertura do projeto
Visto que o termo de abertura do projeto é uma ferramenta de planejamento de projeto, que visa resolver um problema ou uma oportunidade, os elementos abaixo são essenciais para um bom projeto de termo de abertura.
Para um projeto charter eficaz, ele precisa abordar estes elementos-chave:
Identidade do projeto.
Horário: a data de início e o prazo do projeto.
Pessoas envolvidas no projeto.
Objetivos delineados e metas estabelecidas.
O motivo para um termo de abertura do projeto ser executado, geralmente referido como 'caso de negócio'.
Descrição detalhada de um problema ou oportunidade.
O retorno esperado do projeto.
Resultados que podem ser esperados em termos de desempenho.
A data prevista para que os objetivos sejam alcançados.
Funções e responsabilidades claramente definidas dos participantes envolvidos.
Necessidade de recursos que serão necessários para que os objetivos sejam alcançados.
Barreiras e riscos envolvidos no projeto.
Plano de comunicação informado e eficaz.
Dentre todos os elementos acima, existem três elementos mais importantes e essenciais que precisam de mais elaboração.
Caso de Negócios
Isso descreve a necessidade de um termo de abertura do projeto. Um caso de negócios deve estabelecer os benefícios obtidos com a execução de um termo de abertura do projeto. Os benefícios não precisam ser apenas em termos financeiros, como receita, redução de custos, etc., mas também o benefício que o cliente recebe.
A seguir estão as características de um bom caso de negócios:
As razões da realização do projeto.
Os benefícios obtidos ao realizar o projeto agora.
As consequências de não fazer o projeto.
Os fatores que concluem que se encaixa nos objetivos do negócio.
Escopo do Projeto
Como o nome denota, refere-se ao escopo que o projeto dará ao negócio se eles assumirem o projeto.
Antes de fazer um projeto, as seguintes questões devem ser abordadas:
O dentro e fora do escopo precisa ser considerado.
O processo em que cada equipe se concentrará.
Os pontos inicial e final de um processo.
Disponibilidade de recursos.
Restrições sob as quais a equipe trabalhará.
Limitações de tempo.
O impacto na carga de trabalho normal se o projeto for realizado.
A necessidade de um bom plano de comunicação
A necessidade de um bom plano de comunicação é fundamental quando se trata de planejar um projeto. Os gerentes de projeto precisam trabalhar na construção de um bom plano de comunicação que ajudará a cumprir os objetivos gerais de um termo de abertura do projeto.
Ao criar um plano de comunicação, o gerente de projeto precisa levar em consideração o seguinte:
Who - responsabilidade de cada um dos participantes do projeto.
What - o motivo e a razão do plano de comunicação.
Where - local onde o receptor pode encontrar informações.
When - a duração e a frequência do plano de comunicação.
How - o mecanismo que é usado para facilitar a comunicação.
Whom - Os receptores da comunicação.
Conclusão
O termo de abertura do projeto não é apenas uma ferramenta usada para o planejamento de projetos, mas também um mecanismo de comunicação que atua como uma referência. Um projeto bem planejado com um plano de comunicação eficaz certamente trará sucesso para o projeto realizado.
Portanto, o Termo de abertura do projeto deve ser um dos documentos freqüentemente referidos em um projeto e toda a equipe do projeto precisa estar ciente do conteúdo do termo de abertura. Este é um elemento chave para um projeto de sucesso.