Gestão do conhecimento
Introdução
A gestão do conhecimento é uma atividade praticada por empresas em todo o mundo. No processo de gestão do conhecimento, essas empresas coletam informações de forma abrangente, usando vários métodos e ferramentas.
Em seguida, as informações coletadas são organizadas, armazenadas, compartilhadas e analisadas usando técnicas definidas.
A análise dessas informações será baseada em recursos, documentos, pessoas e suas habilidades.
As informações devidamente analisadas serão então armazenadas como 'conhecimento' da empresa. Esse conhecimento é posteriormente usado para atividades como tomada de decisão organizacional e treinamento de novos membros da equipe.
Tem havido muitas abordagens para a gestão do conhecimento desde os primeiros dias. A maioria das primeiras abordagens consistia em armazenamento e análise manual de informações. Com a introdução dos computadores, a maioria dos processos de gerenciamento e conhecimento organizacional foram automatizados.
Portanto, o armazenamento, a recuperação e o compartilhamento de informações tornaram-se convenientes. Hoje em dia, a maioria das empresas possui sua própria estrutura de gestão do conhecimento.
A estrutura define os pontos de coleta de conhecimento, técnicas de coleta, ferramentas usadas, ferramentas e técnicas de armazenamento de dados e mecanismo de análise.
O Processo de Gestão do Conhecimento
O processo de gestão do conhecimento é universal para qualquer empresa. Às vezes, os recursos usados, como ferramentas e técnicas, podem ser exclusivos do ambiente organizacional.
O processo de Gestão do Conhecimento possui seis etapas básicas auxiliadas por diferentes ferramentas e técnicas. Quando essas etapas são seguidas sequencialmente, os dados se transformam em conhecimento.
Etapa 1: coleta
Esta é a etapa mais importante do processo de gestão do conhecimento. Se você coletar dados incorretos ou irrelevantes, o conhecimento resultante pode não ser o mais preciso. Portanto, as decisões tomadas com base em tal conhecimento também podem ser imprecisas.
Existem muitos métodos e ferramentas usados para a coleta de dados. Em primeiro lugar, a coleta de dados deve ser um procedimento no processo de gestão do conhecimento. Esses procedimentos devem ser devidamente documentados e seguidos pelas pessoas envolvidas no processo de coleta de dados.
O procedimento de coleta de dados define certos pontos de coleta de dados. Alguns pontos podem ser o resumo de certos relatórios de rotina. Por exemplo, o relatório mensal de vendas e os relatórios de presença diária podem ser dois bons recursos para a coleta de dados.
Com os pontos de coleta de dados, as técnicas e ferramentas de extração de dados também são definidas. Como exemplo, o relatório de vendas pode ser um relatório em papel, onde um operador de entrada de dados precisa alimentar os dados manualmente para um banco de dados, enquanto o relatório de atendimento diário pode ser um relatório online onde é armazenado diretamente no banco de dados.
Além dos pontos de coleta de dados e mecanismo de extração, o armazenamento de dados também é definido nesta etapa. A maioria das organizações agora usa um aplicativo de banco de dados de software para essa finalidade.
Etapa 2: Organização
Os dados coletados precisam ser organizados. Essa organização geralmente acontece com base em certas regras. Essas regras são definidas pela organização.
Por exemplo, todos os dados relacionados a vendas podem ser arquivados juntos e todos os dados relacionados à equipe podem ser armazenados na mesma tabela de banco de dados. Esse tipo de organização ajuda a manter os dados com precisão em um banco de dados.
Se houver muitos dados no banco de dados, técnicas como 'normalização' podem ser usadas para organizar e reduzir a duplicação.
Dessa forma, os dados são organizados de forma lógica e relacionados uns com os outros para fácil recuperação. Quando os dados passam pela etapa 2, eles se tornam informações.
Etapa 3: Resumindo
Nesta etapa, as informações são resumidas de forma a captar sua essência. As informações extensas são apresentadas em formato tabular ou gráfico e armazenadas de forma adequada.
Para resumir, existem muitas ferramentas que podem ser usadas, como pacotes de software, gráficos (Pareto, causa e efeito) e diferentes técnicas.
Etapa 4: Analisando
Nesta fase, as informações são analisadas de forma a encontrar as relações, redundâncias e padrões.
Um especialista ou uma equipe de especialistas deve ser designada para esse propósito, pois a experiência da pessoa / equipe desempenha um papel vital. Normalmente, existem relatórios criados após a análise das informações.
Etapa 5: Sintetizando
Nesse ponto, a informação se torna conhecimento. Os resultados da análise (geralmente os relatórios) são combinados para derivar vários conceitos e artefatos.
Um padrão ou comportamento de uma entidade pode ser aplicado para explicar outra e, coletivamente, a organização terá um conjunto de elementos de conhecimento que podem ser usados em toda a organização.
Esse conhecimento é então armazenado na base de conhecimento organizacional para uso posterior.
Normalmente, a base de conhecimento é uma implementação de software que pode ser acessada de qualquer lugar pela Internet.
Você também pode comprar esse software de base de conhecimento ou baixar uma implementação de código aberto do mesmo gratuitamente.
Etapa 6: tomada de decisão
Nesta fase, o conhecimento é utilizado para a tomada de decisões. Por exemplo, ao estimar um tipo específico de projeto ou tarefa, pode-se utilizar o conhecimento relacionado às estimativas anteriores.
Isso acelera o processo de estimativa e adiciona alta precisão. É assim que a gestão do conhecimento organizacional agrega valor e economiza dinheiro no longo prazo.
Conclusão
A gestão do conhecimento é uma prática essencial para organizações empresariais. O conhecimento organizacional agrega benefícios de longo prazo à organização em termos de finanças, cultura e pessoas.
Portanto, todas as organizações maduras devem tomar as medidas necessárias para a gestão do conhecimento a fim de aprimorar as operações de negócios e a capacidade geral da organização.