Ferramenta de Gráfico de Pareto
Introdução
Definir prioridades é uma das principais funções de gestão de uma organização. Se os gerentes não priorizam suas tarefas e objetivos organizacionais, a organização irá na direção errada e eventualmente entrará em colapso.
Portanto, a administração deve priorizar suas tarefas e se concentrar nos itens prioritários que terão um alto impacto na organização.
A ferramenta Gráfico de Pareto é uma das ferramentas mais eficazes que a gestão pode usar para identificar os fatos necessários para definir as prioridades. Os gráficos de Pareto ilustram claramente as informações de maneira organizada e relativa.
Dessa forma, a gerência pode descobrir a importância relativa dos problemas ou as causas dos problemas. Quando se trata de priorizar as causas do problema, um gráfico de Pareto pode ser usado junto com um diagrama de causa e efeito.
Depois que o gráfico de Pareto é criado, ele mostra um gráfico de barras verticais da maior importância para a menor. A importância de cada parâmetro é medida por vários fatores, como frequência, tempo, custo, etc.
O Princípio de Pareto
Os gráficos de Pareto são criados com base no princípio de Pareto. O princípio sugere que, quando vários fatores afetam uma situação, menos fatores serão responsáveis pela maior parte do afeto.
Isso é quase o mesmo que a teoria 80/20 da qual você já deve ter ouvido falar. Diz que 80% do impacto é causado por 20% das causas.
A Importância Prática
Quando uma equipe trabalha junta em um projeto grande e complexo, pode ser bastante complicado entender a importância de certas questões. Os gráficos de Pareto podem mostrar à equipe algumas coisas importantes que realmente importam mais.
A maioria das equipes usa os gráficos de Pareto ao longo do tempo para identificar se a solução sugerida realmente responde ao problema. Se a solução for eficaz, a importância relativa do fator identificado deve assumir um valor menor ao longo do tempo.
Criando um gráfico de Pareto
Passo 1
Em primeiro lugar, liste tudo o que você precisa para comparar. Pode ser uma lista de problemas, itens ou uma lista de causas de problemas.
Passo 2
Decida sobre as medidas padrão para comparar os itens da lista. Você precisa considerar os objetivos organizacionais e as tendências atuais para determinar as medidas. Algumas medidas são:
Frequency - Com que frequência ocorre (erros, reclamações, complicações, etc.)
Cost - Quantos recursos estão sendo utilizados ou afetados
Time - Quanto tempo leva
etapa 3
Selecione um prazo para o processo de coleta de dados.
Passo 4
Agora, fazemos algumas contas simples com os dados que coletamos. Pegue cada item da lista (ou causa) e registre-o na medida selecionada. Em seguida, determine sua porcentagem no contexto e todas as ocorrências de itens.
Por exemplo, se a lista de itens contém as causas que atrasaram os atrasos no escritório, a tabela de contagem será semelhante a abaixo.
| Causa para chegar tarde | Ocorrências | % Contagem |
|---|---|---|
| Trânsito | 32 | 44 |
| Chuva ou neve | 3 | 4 |
| Não me sinto bem | 6 | 8 |
| Transporte público atrasado | 4 | 6 |
| Compromissos Pessoais | 8 | 11 |
| Trabalho até tarde da noite | 20 | 27 |
| Total | 73 | 100 |
Etapa 5
Agora, reorganize a lista e liste o item em ordem decrescente. Em nosso exemplo, liste-o desde o maior número de ocorrências até o menor número de ocorrências. Em seguida, registre a porcentagem cumulativa ao viajar do item superior para o item inferior.
Consulte o seguinte exemplo:
| Causa para chegar tarde | Ocorrências | % Contagem | % Cumulativa |
|---|---|---|---|
| Trânsito | 32 | 44 | 44 |
| Trabalho até tarde da noite | 20 | 27 | 71 |
| Compromissos Pessoais | 8 | 11 | 82 |
| Não me sinto bem | 6 | 8 | 90 |
| Transporte público atrasado | 4 | 6 | 96 |
| Chuva ou neve | 73 | 100 | 100 |
Etapa 6
Crie um gráfico de barras. Os itens da lista devem ser exibidos ao longo do eixo 'Y', do mais alto ao mais baixo. O eixo vertical esquerdo deve ser a medida que você selecionou.
Em nosso exemplo, deve ser o número de ocorrências. Selecione o eixo vertical direito como a porcentagem cumulativa. Cada item deve ter uma barra.
Etapa 7
Agora, desenhe um gráfico de linha para porcentagens cumulativas. O primeiro ponto da linha deve estar no topo da primeira barra. Você pode usar um software de planilha como o Microsoft Excel para esta etapa.
Ele oferece muitas ferramentas para criar e analisar gráficos. Agora, você deve ter algo assim.
Etapa 8
Analise seu gráfico. Agora você precisa identificar os itens que parecem ter o maior impacto. Identifique o ponto de interrupção (uma mudança rápida) no gráfico (consulte o círculo vermelho).
Se não houver ponto de interrupção, contabilize as causas / itens que têm 50% ou mais de impacto. Em nosso exemplo, há um ponto de interrupção visível.
Existem duas causas antes do ponto de interrupção, tráfego nas estradas e Trabalho até tarde da noite. Portanto, as duas causas que mais afetam nosso problema são o trânsito nas estradas e o trabalho até tarde da noite.
Conclusão
Os gráficos de Pareto podem ser realmente úteis quando usados no contexto adequado. Isso ajuda a gestão a priorizar tarefas, riscos, atividades e causas.
Portanto, os gráficos de Pareto devem ser usados tanto quanto possível quando se trata de priorização do dia a dia.