Gerenciamento de registros de projeto
Introdução
O gerenciamento de projetos é uma abordagem que ajuda os gerentes a gerenciar os projetos. O gerenciamento de projetos também significa usar controles em vigor para cumprir os prazos e outros requisitos, como o custo do projeto.
Esses controles envolvem o registro adequado e eficaz das atividades de gerenciamento de projetos. O gerenciamento de registros é uma abordagem sistemática para organizar, planejar e rastrear documentos durante o curso da execução do projeto.
AZ de gerenciamento de registro de projeto
Um sistema de registro é um processo sistemático no qual uma organização determina as seguintes considerações, atividades e características:
O tipo de informação que deve ser registrada.
Um processo de registro de dados.
Tratamento e coleta de registros.
O período de tempo para retenção e armazenamento.
Descarte ou proteção de registros relacionados a eventos externos.
Elementos em um sistema de gerenciamento de registros.
Análise de conteúdo, que afirma ou descreve o sistema de registro.
Um plano de arquivo, que indica o tipo de registro necessário para cada projeto.
Um documento de requisito de conformidade, que descreverá os procedimentos de TI que todos precisam seguir. Isso garantirá que os membros da equipe estejam em total conformidade.
Um método que coleta documentos desatualizados. Isso deve ser feito em todas as fontes de registro, como e-mails, servidores de arquivos, etc.
Um método para auditoria de registros.
Um sistema que captura os dados do registro.
Um sistema que garante o monitoramento e a comunicação da forma como os registros estão sendo mantidos.
Três estágios de registros
No processo de gerenciamento de registros do projeto, existem três fases distintas. Essas etapas têm muitas outras atividades envolvidas para concluir e cumprir os objetivos de cada etapa.
As etapas são:
A criação de registros
Manutenção de registros
Armazenamento e recuperação de registros
Vamos dar uma olhada em cada estágio em detalhes.
Criação de registros
Isso se refere ao motivo subjacente do motivo pelo qual o registro está sendo criado. Isso pode ser um recebimento ou um relatório de controle de estoque ou algum outro motivo.
O objetivo principal do gerenciamento de registros do projeto é determinar o fluxo do tratamento do registro depois que o registro é criado. Quando se trata de criar registros, as seguintes perguntas devem ser respondidas.
Quem vai ver o registro?
Quem será o proprietário final do registro?
Quem é o responsável por armazenar o registro?
Manutenção de registros
O desenvolvimento de uma operação para armazenar os registros refere-se à manutenção dos registros. Os níveis de acesso aos registros devem ser definidos nesta fase e devem tomar todas as medidas necessárias para evitar que os registros caiam em mãos erradas.
Procedimentos adequados de conformidade e medidas de segurança precisam estar em vigor para evitar o uso indevido de registros.
Armazenamento e recuperação
O armazenamento de registros pode referir-se ao armazenamento manual de documentos e também ao armazenamento digital. Os gerentes de projeto precisam garantir que os registros sejam devolvidos da forma como foram emprestados. Manter registros também se refere à quantidade de tempo que os registros podem ser mantidos.
Algumas organizações podem reter registros por até seis anos, enquanto outras menos anos. Se os registros forem salvos digitalmente, as pastas adequadas precisam ser criadas. Depois de criados, os documentos mais antigos precisam ser arquivados para que o espaço no disco rígido seja retido.
Uma visão para o planejamento de gerenciamento de registros
Os registros que são agrupados precisam ser planejados. O seguinte descreve as etapas que a administração precisa realizar para garantir que o processo de planejamento de registros seja bem-sucedido.
Identificação de funções, que garantem que os registros sejam gerenciados adequadamente
Alocar funções dedicadas ou nomear pessoas dedicadas para categorizar os registros, que estão disponíveis em uma organização.
Nomeação de profissionais de TI para implantação de sistemas que mantenham e apoiem o gerenciamento de registros.
Os gerentes precisam se certificar de que os membros da equipe estão cientes dos procedimentos em vigor para o gerenciamento de registros.
O processo de gerenciamento de registros precisa analisar o conteúdo dos documentos que serão salvos.
Implemente um plano de arquivo, que armazenará os diferentes tipos de arquivos em uma organização.
Desenvolva cronogramas de retenção, que podem variar de uma organização para outra, dependendo da atividade que está ocorrendo.
Projete soluções eficazes de gerenciamento de registros.
Planejamento de como o conteúdo pode ser movido para métodos de registro.
Desenvolva um plano onde a integração de e-mail possa ser feita.
Planeje um procedimento de conformidade para conteúdo social.
Desenvolva procedimentos de conformidade que alinhem os objetivos do sistema de registro do projeto.
Conclusão
Um registro é um documento ou armazenamento eletrônico de dados em uma organização que atua como evidência ou diretriz. O gerenciamento de registros de projetos é um processo sistemático que permite às pessoas reter registros para uso futuro.
Ele descreve os detalhes que são relevantes para o projeto. Portanto, o gerenciamento de registros do projeto precisa ser monitorado e retido de maneira cuidadosa.