Ferramentas de gerenciamento de projetos
Introdução
O gerenciamento de projetos é uma das tarefas de alta responsabilidade nas organizações modernas. O gerenciamento de projetos é usado em muitos tipos de projetos, desde o desenvolvimento de software até o desenvolvimento de aeronaves de caça de última geração.
Para executar um projeto com sucesso, o gerente de projeto ou a equipe de gerenciamento de projeto deve ser apoiado por um conjunto de ferramentas.
Essas ferramentas podem ser ferramentas especificamente projetadas ou ferramentas de produtividade regulares que podem ser adotadas para o trabalho de gerenciamento de projetos.
O uso de tais ferramentas geralmente facilita o trabalho dos gerentes de projetos, bem como padroniza o trabalho e a rotina de um gerente de projetos.
A seguir estão algumas das ferramentas usadas por gerentes de projeto em todos os domínios:
Plano de projeto
Todos os projetos que devem ser gerenciados por um gerente de projeto devem ter um plano de projeto. O plano do projeto detalha muitos aspectos do projeto a ser executado.
Em primeiro lugar, ele detalha o escopo do projeto. Em seguida, descreve a abordagem ou estratégia usada para abordar o escopo e os objetivos do projeto.
A estratégia é o núcleo do plano do projeto. A estratégia pode variar dependendo do propósito do projeto e dos requisitos específicos do projeto.
A alocação de recursos e o cronograma de entrega são outros dois componentes principais do plano do projeto. Eles detalham cada atividade envolvida no projeto, bem como as informações como quem as executa e quando.
Esta é uma informação importante para o gerente de projeto, bem como para todas as outras partes interessadas do projeto.
Lista de verificação de marcos
Esta é uma das melhores ferramentas que o gerente de projeto pode usar para determinar se ele está no caminho certo em termos de andamento do projeto.
O gerente de projeto não precisa usar software caro para rastrear isso. O gerente de projeto pode usar um modelo simples do Excel para fazer esse trabalho.
A lista de verificação de marcos deve ser um documento ativo que deve ser atualizado uma ou duas vezes por semana.
Gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt ilustra o cronograma do projeto e mostra ao gerente de projeto as interdependências de cada atividade. Os gráficos de Gantt são usados universalmente para qualquer tipo de projeto, da construção ao desenvolvimento de software.
Embora derivar um gráfico de Gantt pareça muito fácil, é uma das tarefas mais complexas quando o projeto está envolvido em centenas de atividades.
Existem muitas maneiras de criar um gráfico de Gantt. Se o projeto for pequeno e simples por natureza, você pode criar seu próprio gráfico de Gantt no Excel ou baixar um modelo do Excel da Internet.
Se o projeto tiver um alto valor financeiro ou exposição a alto risco, o gerente de projeto pode usar ferramentas de software como o MS Project.
Softwares de gerenciamento de projetos
Com a introdução da tecnologia de computador, várias ferramentas de software foram desenvolvidas especificamente para fins de gerenciamento de projetos. O MS Project é uma dessas ferramentas que conquistou os corações dos gerentes de projeto em todo o mundo.
O MS Project pode ser usado como uma ferramenta independente para rastrear o progresso do projeto ou pode ser usado para rastrear projetos complexos distribuídos em muitas áreas geográficas e gerenciados por vários gerentes de projeto.
Existem muitos outros pacotes de software para gerenciamento de projetos, além do MS Project. A maioria dessas novas adições são portais online para atividades de gerenciamento de projeto, onde os membros do projeto têm acesso aos detalhes do projeto e progresso de qualquer lugar.
Avaliações de projetos
Um mecanismo abrangente de revisão de projetos é uma ótima ferramenta para gerenciamento de projetos. Empresas mais maduras tendem a ter revisões de projeto mais rigorosas e abrangentes, em oposição às básicas feitas por organizações menores.
Nas revisões do projeto, o andamento do projeto e a aderência aos padrões do processo são considerados principalmente. Normalmente, as revisões do projeto são acompanhadas por auditorias do projeto por um terceiro (interno ou externo).
As não conformidades e os itens de ação são rastreados para concluí-los.
Avaliações de entrega
As revisões de entrega garantem que as entregas feitas pela equipe do projeto atendam aos requisitos do cliente e sigam as diretrizes gerais de qualidade.
Normalmente, uma equipe terceirizada ou supervisores (internos) conduzem a revisão da entrega e as principais partes interessadas na entrega do projeto participam desse evento.
A revisão da entrega pode decidir rejeitar a entrega devido aos padrões de qualidade e não conformidades.
Cartões de pontuação
Quando se trata do desempenho da equipe do projeto, um scorecard é a forma de rastreá-lo. Cada gerente de projeto é responsável por acessar o desempenho dos membros da equipe e reportá-lo à alta administração e ao RH.
Essas informações são então utilizadas para fins de promoção e desenvolvimento de recursos humanos. Um cartão de pontuação abrangente e uma avaliação de desempenho podem colocar o membro da equipe na posição correta.
Conclusão
Um gerente de projeto não pode executar seu trabalho sem um conjunto adequado de ferramentas. Essas ferramentas não precisam ser softwares renomados ou algo assim, mas podem muito bem ser técnicas simples e comprovadas para gerenciar o trabalho do projeto.
Ter um conjunto sólido de ferramentas de gerenciamento de projetos sempre torna o trabalho dos gerentes de projetos prazeroso e produtivo.