Gestão de contratos
Introdução
Hoje, diferentes organizações empregam várias técnicas de gestão para realizar o funcionamento eficiente de seus departamentos. O gerenciamento de aquisições é uma forma de gerenciamento, em que bens e serviços são adquiridos de uma organização ou empresa diferente.
Todas as organizações lidam com essa forma de gestão em algum momento da vida de seus negócios. É na forma como as compras são realizadas e no planejamento do processo que vai garantir o bom andamento das coisas.
Mas, com muitas outras técnicas de gerenciamento em uso, há algum motivo especial para usar essa forma particular de gerenciamento para adquirir bens e serviços? Sim, esta é uma das perguntas frequentes sobre gestão de compras.
O gerenciamento de aquisições é conhecido por ajudar uma organização a economizar muito do dinheiro gasto na compra de bens e serviços de fora. Ele também tem várias outras vantagens.
Como funciona o gerenciamento de aquisições?
A seguir estão as quatro principais áreas de trabalho de preocupação quando se trata de gerenciamento de aquisições. Os seguintes pontos devem ser considerados sempre que o processo de aquisição estiver envolvido:
Nem todos os bens e serviços que uma empresa exige precisam ser adquiridos de fora. É por esta razão que é muito essencial pesar os prós e os contras de comprar ou alugar esses bens e serviços de fora.
Você precisaria se perguntar se, a longo prazo, seria econômico e se é absolutamente necessário.
Você precisaria ter uma boa ideia do que exatamente precisa e então considerar várias opções e alternativas. Embora possa haver vários fornecedores, que fornecem os mesmos bens e serviços, uma pesquisa cuidadosa mostraria qual desses fornecedores lhe dará o melhor negócio para sua organização.
Você pode definitivamente solicitar algum tipo de licitação para sua exigência por esses fornecedores e usar um critério de seleção para selecionar o melhor fornecedor.
A próxima etapa normalmente seria solicitar lances. Durante esta fase, os diferentes fornecedores fornecerão orçamentos.
Esta etapa é semelhante à de escolha de projetos, pois você precisaria considerar diversos critérios, além de apenas o custo, para finalmente decidir com qual fornecedor você gostaria de ir.
Após o processo de avaliação, você poderá selecionar o melhor fornecedor. Em seguida, você precisaria passar para a etapa de discutir o que deve ser incluído no contrato. Lembre-se de citar todos os termos de financiamento como deseja efetuar os pagamentos, e assim por diante, para evitar confusões posteriores, pois este contrato será vinculativo.
Lembre-se sempre que é de extrema importância manter um bom relacionamento com o fornecedor. Isso inclui chegar a um acordo que ambos considerem satisfatório. Isso ajuda a sustentabilidade do seu negócio, bem como o negócio do fornecedor.
Essas quatro etapas simples o ajudariam a adquirir seus produtos com facilidade e rapidez, sem muito trabalho, mas sempre exigem uma consideração cuidadosa em cada etapa.
Fazendo o processo funcionar com eficiência
Para garantir que tudo corra bem até o fim, você teria que acompanhar o andamento da aquisição. Isso significa que você deve continuar verificando os fornecedores para garantir que eles cumpram os termos do contrato e sejam capazes de fornecer os bens e serviços dentro do prazo.
Em caso de divergências ou problemas, deverá sempre avisar o fornecedor através do meio de comunicação escolhido no momento da celebração do contrato.
A organização deve estar sempre disposta e aberta à mudança. Isso se aplica a todas as mudanças necessárias para garantir a eficiência do processo. Essas mudanças podem ser na forma de avanços tecnológicos e até mesmo mudanças na força de trabalho, entre outras mudanças.
Em termos de tecnologia, qualquer novo equipamento e maquinário necessário para manusear esses bens pode precisar ser adquirido.
Da mesma forma, no que diz respeito à força de trabalho, você precisaria empregar trabalhadores altamente qualificados e treinados para lidar diretamente com os fornecedores.
É sempre melhor para uma organização ter equipes diferentes, especializadas em campos diferentes. Isso tornaria o gerenciamento de compras ainda mais fácil. Cada equipe poderá então lidar com as áreas relevantes de compra e também terá a experiência necessária. Por exemplo, aqueles que têm experiência na compra de máquinas podem não ter a mesma habilidade quando se trata de obter serviços específicos de outra organização.
Conclusão
Deve-se ter em mente, entretanto, que este sistema de gestão de aquisições deve funcionar de forma eficiente e sem problemas para que todos os benefícios sejam colhidos. A chave para isso seria, portanto, um sistema eficiente, bem como o fornecedor e os recursos certos.
Para fins de gestão de aquisições, deve haver uma equipe de pessoas altamente treinadas, se a gestão de aquisições desempenhar um papel fundamental.
Por exemplo, um hospital deve ter uma equipe de compras dedicada e deve empregar fortes técnicas e ferramentas de gestão de compras.