Gerenciamento de partes interessadas
Introdução
Ao trabalhar em um projeto, muitas pessoas ou organizações dependem e / ou são afetadas pelo produto ou saída final. Essas pessoas são as partes interessadas de um projeto.
A gestão das partes interessadas envolve levar em consideração os diferentes interesses e valores das partes interessadas e abordá-los durante a duração do projeto para garantir que todas as partes interessadas fiquem felizes no final.
Este ramo da gestão é importante porque ajuda uma organização a atingir seus objetivos estratégicos, envolvendo o ambiente externo e interno e criando um relacionamento positivo com as partes interessadas por meio da boa gestão de suas expectativas.
O gerenciamento das partes interessadas também é importante porque ajuda a identificar relacionamentos positivos existentes com as partes interessadas. Essas relações podem ser convertidas em coalizões e parcerias, que criam confiança e incentivam a colaboração entre as partes interessadas.
Como funciona o gerenciamento de partes interessadas?
O gerenciamento das partes interessadas, no sentido de projeto de negócios, funciona por meio de uma estratégia. Essa estratégia é criada usando informações coletadas por meio dos seguintes processos:
Stakeholder Identification -Em primeiro lugar, é importante observar todos os stakeholders envolvidos, sejam internos ou externos. Uma maneira ideal de fazer isso é criando um mapa das partes interessadas.
Stakeholder Analysis - Por meio da análise das partes interessadas, é função do gerente identificar as necessidades, interfaces, expectativas, autoridade e relacionamento comum das partes interessadas.
Stakeholder Matrix -Durante esse processo, os gerentes posicionam as partes interessadas usando informações coletadas durante o processo de análise das partes interessadas. As partes interessadas são posicionadas de acordo com seu nível de influência ou enriquecimento que fornecem ao projeto.
Stakeholder Engagement - Este é um dos processos mais importantes da gestão de stakeholders, onde todos os stakeholders se envolvem com o gestor para se conhecerem e se entenderem melhor, em nível executivo.
Essa comunicação é importante porque dá ao gerente e às partes interessadas a oportunidade de discutir e concordar com as expectativas e, o mais importante, concordar com um conjunto comum de Valores e Princípios, que todas as partes interessadas apoiarão.
Communicating Information - Aqui, as expectativas de comunicação são pactuadas e a maneira como a comunicação é gerenciada entre as partes interessadas é estabelecida, ou seja, como e quando a comunicação é recebida e quem a recebe.
Stakeholder Agreements -Este é o léxico do projeto ou dos objetivos propostos. Todas as principais partes interessadas assinam este acordo de partes interessadas, que é uma coleção de todas as decisões acordadas.
Na prática moderna de gerenciamento de projetos, gerentes e partes interessadas favorecem um relacionamento honesto e transparente com as partes interessadas.
Falhas na gestão das partes interessadas
Algumas organizações ainda enfrentam práticas de gestão de partes interessadas inadequadas e isso surge devido a:
Comunicar-se com uma parte interessada tarde demais. Isso não permite uma ampla revisão das expectativas das partes interessadas e, portanto, suas opiniões podem não ser levadas em consideração.
Convidar as partes interessadas para participar do processo de tomada de decisão muito cedo. Isso resulta em um processo complicado de tomada de decisão.
Envolvendo as partes interessadas erradas em um projeto. Isso resulta em uma redução no valor de sua contribuição e isso leva a críticas externas no final.
A gestão não valoriza a contribuição das partes interessadas. Sua participação é vista como sem importância e sem importância.
Qualquer que seja a forma de abordagem da gestão de stakeholders, ela deve ser feita com atenção para alcançar os melhores resultados.
Atingindo uma boa gestão das partes interessadas
O envolvimento insuficiente e a comunicação ineficaz com as partes interessadas podem levar ao fracasso do projeto. A seguir estão algumas idéias que podem ser usadas para alcançar boas práticas de gestão das partes interessadas:
A administração e as partes interessadas devem trabalhar juntos para elaborar uma lista realista de metas e objetivos. O envolvimento das partes interessadas melhorará o desempenho dos negócios e elas terão um interesse ativo no projeto.
A comunicação é a chave. É importante que as partes interessadas e a gerência se comuniquem regularmente durante o andamento do projeto. Isso garante que ambas as partes estarão ativamente envolvidas e garante uma navegação tranquila durante o curso do projeto.
Chegar a um acordo sobre as entregas é importante. Isso garante que não haja decepção indevida no final. Protótipos e amostras durante o curso do projeto ajudam as partes interessadas a ter um entendimento claro sobre o projeto final.
Conclusão
Em conclusão, para obter um resultado dos projetos, são necessárias boas práticas de gestão das partes interessadas. O gerenciamento das partes interessadas é o gerenciamento eficaz de todos os participantes de um projeto, sejam eles colaboradores externos ou internos.
Indiscutivelmente, o elemento mais importante na gestão das partes interessadas é a comunicação, onde um gerente tem que gastar seu tempo 99% em reuniões, checando e respondendo e-mails e atualizando e distribuindo relatórios, etc.