Coleta de Requisitos
Introdução
Quando se trata de qualquer tipo de projeto, a coleta de requisitos desempenha um papel fundamental. A coleta de requisitos não é importante apenas para o projeto, mas também para a função de gerenciamento de projetos.
Para o projeto, entender o que ele acabará por entregar é fundamental para o seu sucesso. Por meio dos requisitos, o gerenciamento do projeto pode determinar as entregas finais do projeto e como as entregas finais devem atender aos requisitos específicos do cliente.
Embora a coleta de requisitos pareça bastante direta; surpreendentemente, esta é uma das fases do projeto em que a maioria dos projetos começa com o pé errado. Em geral, a maioria dos projetos falhados falhou devido à coleta de requisitos incorreta ou insuficiente. Discutiremos sobre isso na seção seguinte.
A seguir está uma ilustração indicando onde a coleta de requisitos vem em um projeto:
A importância dos requisitos
Vamos pegar um projeto de desenvolvimento de software como exemplo. Assim que o início do projeto termina, a equipe de analistas de negócios tem pressa para coletar os requisitos. A equipe BA (analistas de negócios) usa vários métodos para capturar os requisitos do projeto e, em seguida, passar os requisitos para a equipe do projeto. Depois que os requisitos de negócios são convertidos em requisitos técnicos, a implementação é iniciada.
Embora o ciclo acima pareça normal e sem problemas, a realidade é um pouco diferente. Na maioria dos casos, a equipe BA não consegue capturar todos os requisitos relacionados ao projeto. Eles sempre negligenciam uma parte dos requisitos. Durante a construção do projeto, normalmente o cliente reconhece as lacunas de requisitos do projeto.
A equipe do projeto terá que implementar esses requisitos ausentes sem pagamentos adicionais do cliente ou com solicitações de mudança aprovadas pelo cliente. Caso a culpa seja da equipe BA, o prestador de serviço pode ter que absorver o custo de implementação dos requisitos ausentes. Nesses casos, se o esforço para os requisitos ausentes tiver um impacto significativo no custo do projeto, o projeto pode representar uma perda financeira para o provedor de serviços.
Portanto, o processo de coleta de requisitos é a fase mais importante de qualquer projeto.
O Processo de Coleta de Requisitos
Para fins de coleta de requisitos, existem alguns métodos usados pelos analistas de negócios. Esses métodos geralmente diferem de um projeto para outro e de uma organização cliente para outra.
Normalmente, os requisitos para um novo sistema são coletados dos usuários finais em potencial do sistema. Os métodos usados para reunir os requisitos desses usuários finais em potencial variam dependendo da natureza dos usuários finais. Por exemplo, se houver um grande número de usuários finais, o método do workshop pode ser usado para a coleta de requisitos.
Nesse método, todos os usuários finais em potencial são convidados a participar de um workshop. Neste workshop, os analistas de negócios se envolvem com os usuários e coletam os requisitos para o novo sistema. Às vezes, a sessão do workshop é gravada em vídeo para revisar e capturar qualquer feedback do usuário.
Se a base de usuários for muito pequena, os analistas de negócios podem realizar entrevistas cara a cara. Esta é a forma mais eficaz de encontrar todos os requisitos necessários, pois o analista de negócios pode ter todas as suas perguntas feitas e também questionadas.
Os questionadores podem ser usados de forma eficaz para o processo de coleta de requisitos, mas este não deve ser o único método de interação com os usuários finais. Os questionadores devem ser usados como recurso de apoio para entrevistas ou workshop.
Além dos métodos acima, existem muitos outros métodos específicos que podem ser usados para condições específicas.
Dicas para uma coleta de requisitos bem-sucedida
A seguir estão algumas das dicas para tornar o processo de coleta de requisitos bem-sucedido:
Nunca presuma que você conhece os requisitos do cliente. O que você geralmente pensa pode ser bem diferente do que o cliente deseja. Portanto, sempre verifique com o cliente quando tiver uma suposição ou dúvida.
Envolva os usuários finais desde o início. Obtenha o apoio deles para o que você faz.
Nos níveis iniciais, defina o escopo e obtenha o acordo do cliente. Isso ajuda você a se concentrar com sucesso no escopo dos recursos.
Quando você estiver no processo de coleta dos requisitos, certifique-se de que eles sejam realistas, específicos e mensuráveis.
Concentre-se em tornar o documento de requisitos bem claro. O documento de requisito é a única maneira de fazer com que o cliente e o provedor de serviços cheguem a um acordo. Portanto, não deve haver nenhuma área cinza neste documento. Se houver áreas cinzentas, considere que isso levaria a possíveis problemas de negócios.
Não converse sobre a solução ou a tecnologia com o cliente até que todos os requisitos sejam reunidos. Você não está em posição de prometer ou indicar nada ao cliente até que tenha clareza sobre os requisitos.
Antes de passar para qualquer outra fase do projeto, obtenha o documento de requisitos assinado pelo cliente.
Se necessário, crie um protótipo para ilustrar visualmente os requisitos.
Conclusão
A coleta de requisitos é a etapa mais importante de um projeto. Se a equipe do projeto falhar em capturar todos os requisitos necessários para uma solução, o projeto estará correndo com um risco. Isso pode levar a muitas disputas e desentendimentos no futuro e, como resultado, o relacionamento comercial pode ser seriamente prejudicado.
Portanto, considere a coleta de requisitos uma responsabilidade fundamental da equipe do projeto. Até que os requisitos sejam assinados, não prometa ou comente sobre a natureza da solução.