Gerenciamento de portfólio de projetos
Introdução
Quando há muitos projetos executados por uma organização, é vital para a organização gerenciar seu portfólio de projetos. Isso ajuda a organização a categorizar os projetos e alinhá-los com seus objetivos organizacionais.
O Project Portfolio Management (PPM) é um processo de gestão com o auxílio de métodos que visam auxiliar a organização a adquirir informação e ordenar os projetos de acordo com um conjunto de critérios.
Objetivos do gerenciamento de portfólio de projetos
Da mesma forma que o gerenciamento de portfólio financeiro, o gerenciamento de portfólio de projetos também tem seu próprio conjunto de objetivos. Esses objetivos são projetados para produzir os resultados esperados por meio de jogadores de equipe coerentes.
Quando se trata dos objetivos, os seguintes fatores precisam ser delineados.
A necessidade de criação de um documento descritivo, que contenha informações vitais como nome do projeto, prazo estimado, custo e objetivos do negócio.
O projeto precisa ser avaliado regularmente para garantir que está cumprindo sua meta e se mantém em seu curso.
Seleção dos integrantes da equipe que trabalharão para atingir os objetivos do projeto.
Benefícios do gerenciamento de portfólio de projetos
A gestão do portfólio de projetos garante que os projetos tenham um conjunto de objetivos, que quando seguidos trazem os resultados esperados. Além disso, o PPM pode ser usado para trazer mudanças para a organização que criarão uma estrutura flexível dentro da organização em termos de execução do projeto. Dessa forma, a mudança não será uma ameaça para a organização.
Os seguintes benefícios podem ser obtidos por meio do gerenciamento eficiente de portfólio de projetos:
Maior adaptabilidade à mudança.
A revisão constante e o monitoramento próximo trazem um retorno maior.
As perspectivas da administração com relação ao gerenciamento do portfólio de projetos são vistas como uma 'iniciativa para maior retorno'. Portanto, isso não será considerado um fator prejudicial ao trabalho.
A identificação de dependências é mais fácil de identificar. Isso eliminará a ocorrência de alguma ineficiência.
Vantagem sobre outros concorrentes (vantagem competitiva).
Ajuda a se concentrar nas estratégias, o que ajudará a atingir as metas ao invés de focar no projeto em si.
As responsabilidades de TI se concentram em parte do negócio, em vez de se espalhar por vários.
A combinação de projetos de TI e de negócios são vistos como contribuintes para atingir os objetivos organizacionais.
Ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos
Existem muitas ferramentas que podem ser usadas para gerenciamento de portfólio de projetos. A seguir estão os recursos essenciais dessas ferramentas:
Um método sistemático de avaliação de projetos.
Os recursos precisam ser planejados.
Os custos e benefícios precisam ser mantidos sob controle.
Realização de análises de custo-benefício.
Relatórios de progresso de tempos em tempos.
Acesso às informações como e quando necessário.
Mecanismo de comunicação, que levará através das informações necessárias.
Técnicas usadas para medir PPM
Existem várias técnicas que são usadas para medir ou apoiar o processo de PPM de tempos em tempos. No entanto, existem três tipos de técnicas, que são amplamente utilizadas:
Modelo heurístico.
Técnica de pontuação.
Técnicas visuais ou de mapeamento.
O uso de tais técnicas deve ser feito levando-se em consideração o projeto e os objetivos organizacionais, as habilidades dos recursos e a infraestrutura para o gerenciamento do projeto.
Por que os gerentes de projeto se concentram no PPM?
O PPM é crucial para o sucesso de um projeto, bem como para identificar atrasos, caso ocorram. Os gerentes de projeto geralmente enfrentam uma situação difícil decorrente da falta de planejamento e, às vezes, isso pode levar à retirada do projeto.
É responsabilidade primária dos gerentes de projeto garantir que haja recursos disponíveis suficientes para os projetos que uma organização realiza. Recursos adequados irão garantir que o projeto seja concluído dentro do cronograma definido e entregue sem comprometer a qualidade.
Os gerentes de projeto também podem desejar trabalhar em projetos, aos quais é dada a máxima prioridade e valor para uma organização. Isso permitirá que os gerentes de projeto forneçam e recebam suporte para projetos de qualidade que realizaram. O PPM garante que esses objetivos do gerenciamento do projeto sejam atendidos.
O modelo de cinco perguntas
O modelo de cinco perguntas do gerenciamento de portfólio de projetos ilustra que o gerente de projetos deve responder a cinco perguntas essenciais antes do início, bem como durante a execução do projeto.
As respostas a essas perguntas determinarão o sucesso da implementação do projeto.
Conclusão
A gestão do portfólio de projetos visa reduzir as ineficiências que ocorrem na execução de um projeto e eliminar os riscos potenciais, que podem ocorrer por falta de informações ou sistemas disponíveis.
Ele ajuda a organização a alinhar seu trabalho de projeto para atender aos projetos, utilizando seus recursos ao máximo.
Portanto, todos os gerentes de projetos da organização precisam ter uma consciência do gerenciamento de portfólio de projetos organizacionais, a fim de contribuir com os objetivos organizacionais na execução dos respectivos projetos.