एक ईआरपी प्रणाली की विशेषताएं

ईआरपी सिस्टम क्या बनाता है इसका भाग 2

पिछले खंड में हमने जांच की कि ईआरपी प्रणाली का उपयोग किस लिए किया जा सकता है, और आपको इसकी आवश्यकता क्यों हो सकती है। यह खंड ईआरपी की संभावित विशेषताओं के बारे में थोड़ा और गहराई से बताता है।

मास्टर रिकॉर्ड का एक डेटाबेस

यह आधार सूचना है जिसकी एक प्रणाली को कार्य करने के लिए आवश्यकता होती है, और इसमें कंपनी डेटा के अभिलेखों की एक श्रृंखला शामिल होती है। यह डेटा शायद पहले से ही कंपनी में किसी बाइंडर या स्प्रेडशीट (या शायद कुछ लोगों के सिर में) में मौजूद है, और यह सब ईआरपी में स्थानांतरित करने और इसे सच्चाई के एकल स्रोत के रूप में रखने के लिए बहुत मायने रखता है। . एक उदाहरण लेते हैं। किसी उत्पाद को खरीदने, स्टॉक करने और बेचने के लिए आपको कुछ जानकारी की आवश्यकता होती है। सबसे पहले आपको इसे जानने के लिए इसे स्टॉक कीपिंग यूनिट या "sku" (उच्चारण तिरछा) के रूप में जाना जाने वाला एक आईडी देना होगा। आपको यह जानने की आवश्यकता होगी कि यह किस आपूर्तिकर्ता से आता है, निर्माता भाग संख्या (एमपीएन) आपके आदेशों के संदर्भ में ताकि आपूर्तिकर्ता जानता हो कि आपको क्या भेजना है, उस आपूर्तिकर्ता से खरीद मूल्य (कई में से एक, शायद मात्रा में विराम के साथ), और न्यूनतम आदेश मात्रा। आपको शिपर के लिए उत्पाद के भौतिक आयामों और वजन को जानने की आवश्यकता हो सकती है। यदि यह अंतरराष्ट्रीय स्तर पर आ रहा है तो आपको सीमा शुल्क कोड (एचएस कोड, सीएन कोड) की आवश्यकता हो सकती है। उत्पाद को स्टॉक करने के लिए आपको यह जानने की आवश्यकता होगी कि किन स्थानों पर इसकी अनुमति है, क्या इसकी बिक्री की तारीख है, क्या इसका एक सीरियल नंबर होगा जिसे आपको ट्रैक करने की आवश्यकता होगी, और स्टॉक वैल्यूएशन में इसे किस कीमत पर सौंपा जाएगा। आइटम बेचने के लिए आपको उत्पाद के विवरण की भी आवश्यकता होगी, शायद आपकी वेबसाइट के लिए कई विवरण, शेल्फ़ लेबल, या उत्पाद कैटलॉग, शायद कई भाषाओं में। यदि आप ट्रेड और एंड-यूजर्स को और विभिन्न भौगोलिक क्षेत्रों में बेचते हैं, तो आपको विक्रय मूल्य की भी आवश्यकता होगी, शायद कई विक्रय मूल्य। आपको यह जानना होगा कि क्या वस्तु पर बिक्री कर लगता है और किस दर पर। आपको इसे कई तरीकों से वर्गीकृत करने की आवश्यकता हो सकती है, वह अनुभाग जो आपके कैटलॉग में या आपकी वेबसाइट पर या ईबे पर बैठता है, या शायद एक रैंकिंग के बारे में कि यह कितना महत्वपूर्ण है कि यह आइटम से बाहर न हो। वास्तविक उत्पाद रिकॉर्ड सैकड़ों क्षेत्रों तक चल सकते हैं। सर्वोत्तम प्रणालियाँ आपको संबंधित उत्पाद के साथ डेटाशीट, या छवियों को संग्रहीत करने की अनुमति दे सकती हैं। विशेष उत्पाद सूचना प्रबंधन प्रणाली (पीआईएमएस) हैं जो इसे संभाल सकती हैं, लेकिन चूंकि आपको अपने ईआरपी में इस डेटा की भी आवश्यकता है, इसलिए एक अच्छा कार्यान्वयन इस आवश्यकता को बदलने में सक्षम हो सकता है।

एक तरफ अगर आपके पास पीआईएमएस सिस्टम है तो मेरा सुझाव है कि यह आपके ईआरपी के साथ एकीकृत है और ईआरपी मास्टर है। कई जगहों पर डेटा अपडेट करने के लिए उपयोगकर्ताओं को परेशान करना पड़ता है

अन्य मास्टर डेटा रिकॉर्ड आपूर्तिकर्ता, ग्राहक, संभावनाएँ, सामग्री के बिल, मूल्य और आने वाले कई अन्य हो सकते हैं। जैसा कि आप देख सकते हैं, इनका ट्रैक खोना, या इन्हें पूरी तरह से खोना एक समस्या होने वाली है

लेन-देन संबंधी रिकॉर्ड का एक डेटाबेस

लेन-देन संबंधी रिकॉर्ड वे हैं जो किसी एक मास्टर डेटा रिकॉर्ड को स्थानांतरित करने से संबंधित हैं। कुछ सामान्य उदाहरण खरीद आदेश, बिक्री आदेश, चालान इत्यादि हैं। अनुपालन और ग्राहक सेवा कारणों दोनों के लिए महत्वपूर्ण कारण होने की संभावना है कि इनमें से कोई भी खो जाने पर यह बहुत गंभीर होगा। यह एक महत्वपूर्ण ग्राहक को निराश कर सकता है या आपको कर प्राधिकरण से जुर्माना मिल सकता है!

यह संभावना है कि प्रत्येक विक्रय आदेश की प्रत्येक पंक्ति और प्रत्येक चालान की प्रत्येक पंक्ति इस डेटाबेस में एक नई पंक्ति बनाने जा रही है। एसएमई में भी यह जल्द ही लाखों में चला जाएगा।

शेष राशि का एक डेटाबेस

ऐसा लग सकता है कि यह केवल लेन-देन के रिकॉर्ड से चीजों को जोड़ने का मामला है। हालाँकि यह बहुत उपयोगी है यदि आप अपने द्वारा खरीदी और बेची गई सभी चीजों का योग किए बिना अपने स्टॉक बैलेंस का पता लगा सकते हैं। यह जानना उपयोगी है कि एक ग्राहक ने आपके द्वारा खरीदे गए हर चीज को घटाए बिना वह सब कुछ जो उसने भुगतान किया है (जबकि वे फोन पर हैं!)। लेन-देन के साथ संतुलन बनाए रखना एक गैर-तुच्छ समस्या है जिसे जंगली में कई सिस्टम हल करने में कामयाब नहीं हुए हैं।

एक यूजर इंटरफेस

किसी प्रकार के यूजर इंटरफेस की आवश्यकता होगी जहां उपयोगकर्ता रिकॉर्ड बना सकते हैं, अपडेट कर सकते हैं या शायद हटा सकते हैं। उन्हें बिक्री या खरीद आदेश और लेखा पत्रिकाओं में प्रवेश करने में सक्षम होने की आवश्यकता होगी। उन्हें एमआरपी जैसी जटिल प्रक्रियाओं के आउटपुट को देखने और उसके आधार पर निर्णय लेने में सक्षम होने की भी आवश्यकता होगी। प्रशासकों के लिए चीजों को कॉन्फ़िगर करने का एक तरीका भी होना चाहिए। यह आमतौर पर एक पीसी पर स्थापित 'क्लाइंट' सिस्टम में उपलब्ध था, लेकिन अब इसे वेब पेज के रूप में डिलीवर किया जा सकता है।

लेखा प्रणाली मूल रूप से लेन-देन के रिकॉर्ड को संक्षेप करने और उन्हें मानकीकृत तरीके से प्रदर्शित करने का एक विशेष तरीका है।

कुछ उपयोगकर्ताओं के पास विशिष्ट उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस हो सकते हैं जैसे पॉइंट ऑफ़ सेल उपकरण या वेयरहाउस मैनेजमेंट सिस्टम हैंडहेल्ड टर्मिनल। ये स्वयं ईआरपी का हिस्सा हो सकते हैं या सिस्टम पर एक ऐड हो सकते हैं। यह एक ऐसा क्षेत्र है जहां मुझे लगता है कि कुछ नई सोच की आवश्यकता है, जिसे मैं बाद की कड़ी में कवर करूंगा।

व्यापार का तर्क

यह सिस्टम का स्मार्ट हिस्सा है। यह बताता है कि जब कोई लेन-देन करता है तो क्या होता है। एक सरल उदाहरण यह है कि एक बार जब कोई ग्राहक कुछ सामान ऑर्डर करता है, तो हो सकता है कि आप उन्हें क्रेडिट संदर्भ देना चाहें, आप वेयरहाउस को शिप करने के लिए कहना चाहें, आप खरीदारी करने वाले लोगों को फिर से ऑर्डर करने के लिए कहना चाहें।

रिपोर्टिंग और विश्लेषण

उदाहरण के लिए एक्सेल में ईआरपी के बाहर डेटा को देखने और उसके साथ काम करने की आवश्यकता आम है। इसके लिए आपको डेटाबेस से डेटा को क्वेरी करने और उसे निर्यात करने के तरीके की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए आपको पेपर कैटलॉग लिखने वाले किसी व्यक्ति को विवरण भेजने के लिए उन सभी उत्पाद रिकॉर्डों को क्वेरी करने की आवश्यकता हो सकती है जो एक निश्चित श्रेणी में हैं। शायद आप एक निश्चित उत्पाद के लिए सभी बिक्री आदेश देखना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, यह देखने के लिए कि कौन इसे खरीद रहा है और उनकी तुलना कौन नहीं कर रहा है।

इसके अलावा आप लेन-देन का विश्लेषण करने के लिए डेटाबेस पर बहुत अधिक जटिल प्रश्न चलाना चाह सकते हैं, इसके लिए संरचित क्वेरी भाषा (एसक्यूएल) का उपयोग करके डेटाबेस के लिए अधिक जटिल रिपोर्टिंग टूल या सीधे क्वेरी इंटरफ़ेस की आवश्यकता हो सकती है।

एक कदम और आगे जाने पर एनालिटिक्स है। यह बिक्री प्रदर्शन, या उत्पादन क्षमता का जटिल विश्लेषण करने के लिए हो सकता है। आप केपीआई या इंटरैक्टिव रिपोर्ट के डैशबोर्ड चाहते हैं जहां आप ग्राहक, उत्पाद, क्षेत्र इत्यादि द्वारा ड्रिल-डाउन कर सकते हैं। इसे ईआरपी में एकीकृत एक समर्पित रिपोर्टिंग सिस्टम द्वारा अच्छी तरह से संभाला जा सकता है।

आप यह देखने के लिए अपने डेटा पर मशीन लर्निंग भी कर सकते हैं कि आप अपने ग्राहकों के बारे में क्या जानकारी देख सकते हैं।

एक एपीआई, ईडीआई और आयात निर्यात कार्यक्षमता

एक दिन ऐसा आएगा जब आपको बहुत सारे उत्पादों को बनाने या बड़े पैमाने पर बदलने की आवश्यकता होगी। हो सकता है कि डेटा आपको आपूर्तिकर्ता द्वारा csv फ़ाइल के रूप में दिया गया हो, शायद। आप इसे अपने सिस्टम में आयात करने के तरीके चाहते हैं।

आपको अपनी कूरियर कंपनी से डिलीवरी बुक करने और उनके लेबल प्रिंट करने की आवश्यकता हो सकती है। उन्हें अपने सॉफ़्टवेयर में हाथ से टाइप करना एक ड्रैग है, इसलिए आप एक एकीकरण चाहते हैं। हो सकता है कि आपके पास एक वेबसाइट हो, और आप चाहते हैं कि लेन-देन ईआरपी में दर्ज हो ताकि आप उन्हें शिप कर सकें। शायद आपके पास एक प्रमुख ग्राहक है जो आपको इलेक्ट्रॉनिक रूप से बिक्री आदेश भेज सकता है। मुझे अच्छा होगा यदि आप उन्हें स्वयं सिस्टम में दर्ज करा सकें।

ऐसा होने की अनुमति देने के लिए एकीकरण उपकरण, एक एपीआई, एक ईडीआई प्रणाली और आयात/निर्यात प्रणाली की आवश्यकता होती है। जब लोग किसी सिस्टम की कल्पना कर रहे होते हैं तो उन्हें अक्सर कम आंका जाता है। ये सिस्टम अक्सर बहुत अच्छे नहीं होते हैं, शायद इसी कारण से। हालांकि वे आपके सिस्टम के भविष्य के विस्तार और लचीलेपन के लिए महत्वपूर्ण हैं और आपको इसे उच्च प्राथमिकता देनी चाहिए।

Customization-

प्रत्येक ईआरपी विक्रेता अनुकूलन का एक स्तर प्रदान करता है। यह वह जगह है जहां आप बोने के लिए बहुत कम पैसा खर्च कर सकते हैं। यह मेरी दृढ़ राय है कि आपके ईआरपी को आपकी जरूरत का 95% बॉक्स से बाहर करना चाहिए, या आप दो में से एक जाल में पड़ जाते हैं। पहला यह सोच रहा है कि आपका व्यवसाय इतना अनूठा है कि जिस तरह से बाकी दुनिया इसे कर रही है वह आपके लिए काम नहीं करेगा। आपको ईआरपी के काम करने के तरीके पर काम करने की जरूरत है, और इस बात पर विचार करें कि यह वास्तव में महान व्यावसायिक सलाह हो सकती है। हो सकता है कि बाकी दुनिया जिस तरह से काम करती है, वह बेहतर हो। दूसरा जाल यह है कि हो सकता है कि आप अपने लिए गलत व्यवस्था देख रहे हों, या गलत साथी भी देख रहे हों।

अनुकूलन की डिग्री कुछ 'वर्कफ़्लो' प्रकार के टूल (जब ऐसा होता है) से पूर्ण प्रोग्रामिंग वातावरण तक भिन्न होती है।

अगले लेखों में हम इनमें से प्रत्येक क्षेत्र में गोता लगाएँगे और देखेंगे कि वे कैसे काम करते हैं। इसके बाद हम यह देखने जा रहे हैं कि आप किस प्रकार एक प्रणाली का चयन कर सकते हैं, उसके बाद आप कैसे एक प्रणाली का डिजाइन और निर्माण कर सकते हैं।

यह पोस्ट ईआरपी सिस्टम के बारे में एक श्रृंखला का हिस्सा है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपको पूरी कहानी मिल जाए, कृपया मेरी मेलिंग सूची में साइन अप करें