ช่องทางการสื่อสาร

บทนำ

ในองค์กรข้อมูลไหลไปข้างหน้าถอยหลังและด้านข้าง กระแสข้อมูลนี้เรียกว่าการสื่อสาร ช่องทางการสื่อสารหมายถึงวิธีที่ข้อมูลนี้ไหลเวียนภายในองค์กรและกับองค์กรอื่น ๆ

ในเว็บนี้เรียกว่าการสื่อสารผู้จัดการจะกลายเป็นลิงค์ การตัดสินใจและทิศทางไหลขึ้นหรือลงหรือด้านข้างขึ้นอยู่กับตำแหน่งของผู้จัดการในเว็บการสื่อสาร

ตัวอย่างเช่นรายงานจากผู้จัดการระดับล่างจะไหลขึ้นไป ผู้จัดการที่ดีจะต้องสร้างแรงบันดาลใจคัดท้ายและจัดระเบียบพนักงานของเขาอย่างมีประสิทธิภาพและด้วยเหตุนี้เครื่องมือที่อยู่ในความครอบครองของเขาคือคำพูดและการเขียน

สำหรับการไหลเวียนของข้อมูลและสำหรับผู้จัดการในการจัดการกับพนักงานของเขาสิ่งสำคัญคือต้องมีช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิผล

การทำงานของช่องทางการสื่อสาร

ผ่านโมเด็มของการสื่อสารไม่ว่าจะเป็นการสนทนาแบบตัวต่อตัวหรือบันทึกระหว่างแผนกข้อมูลจะถูกส่งจากผู้จัดการไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาหรือในทางกลับกัน

องค์ประกอบที่สำคัญของกระบวนการสื่อสารคือกลไกการตอบรับระหว่างฝ่ายบริหารและพนักงาน

ในกลไกนี้พนักงานแจ้งให้ผู้จัดการทราบว่าพวกเขาเข้าใจงานที่ทำอยู่ในขณะที่ผู้จัดการให้ข้อคิดเห็นและแนวทางในการทำงานของพนักงานแก่พนักงาน

ความสำคัญของช่องทางการสื่อสาร

รายละเอียดในช่องทางการสื่อสารนำไปสู่การไหลเวียนของข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพ พนักงานไม่ทราบว่า บริษัท คาดหวังอะไรจากพวกเขา พวกเขาไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นใน บริษัท

ซึ่งจะทำให้พวกเขาสงสัยในแรงจูงใจและการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ใน บริษัท นอกจากนี้หากไม่มีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพพนักงานจะมีความสนใจในแผนกมากกว่าที่จะคำนึงถึง บริษัท และสิ่งนี้ส่งผลต่อการตัดสินใจและประสิทธิผลในที่ทำงาน

ในที่สุดสิ่งนี้เป็นอันตรายต่อวัตถุประสงค์ขององค์กรโดยรวมเช่นกัน ดังนั้นเพื่อให้องค์กรดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพผู้จัดการที่ดีควรสามารถสื่อสารให้พนักงานทราบถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาตระหนักถึงนโยบายของ บริษัท และการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะเกิดขึ้น

ดังนั้นผู้จัดการควรใช้ช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรจะดำเนินไปอย่างราบรื่น

ประเภทของช่องทางการสื่อสาร

จำนวนช่องทางการสื่อสารที่มีให้สำหรับผู้จัดการได้เพิ่มขึ้นในช่วง 20 ปีที่ผ่านมา การประชุมทางวิดีโอเทคโนโลยีโทรศัพท์มือถือกระดานข่าวอิเล็กทรอนิกส์และเครื่องแฟกซ์เป็นความเป็นไปได้ใหม่ ๆ

ในขณะที่องค์กรมีขนาดใหญ่ขึ้นผู้จัดการจึงไม่สามารถพึ่งพาการสื่อสารแบบตัวต่อตัวเพียงอย่างเดียวเพื่อรับข่าวสารของตนได้

ความท้าทายที่ผู้จัดการต้องเผชิญในวันนี้คือการพิจารณาว่าพวกเขาควรเลือกใช้ช่องทางการสื่อสารประเภทใดเพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ

เพื่อให้งานของผู้จัดการง่ายขึ้นประเภทของช่องทางการสื่อสารจะถูกจัดกลุ่มออกเป็นสามกลุ่มหลัก ได้แก่ ทางการไม่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

ช่องทางการสื่อสารที่เป็นทางการ

• ช่องทางการสื่อสารที่เป็นทางการจะส่งข้อมูลเช่นเป้าหมายนโยบายและขั้นตอนขององค์กร ข้อความในช่องทางการสื่อสารประเภทนี้เป็นไปตามชุดคำสั่ง ซึ่งหมายความว่าข้อมูลไหลจากผู้จัดการไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาของเขาและจะส่งต่อข้อมูลไปยังพนักงานระดับถัดไป

• ตัวอย่างของช่องทางการสื่อสารที่เป็นทางการคือจดหมายข่าวของ บริษัท ซึ่งจะช่วยให้พนักงานและลูกค้ามีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายและวิสัยทัศน์ของ บริษัท นอกจากนี้ยังรวมถึงการถ่ายโอนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบันทึกรายงานทิศทางและการประชุมตามกำหนดเวลาในสายการบังคับบัญชา

• แผนธุรกิจการสำรวจความพึงพอใจของลูกค้ารายงานประจำปีคู่มือนายจ้างการประชุมทบทวนล้วนเป็นช่องทางการสื่อสารที่เป็นทางการ

ช่องทางการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ

• ภายในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นทางการมีเครือข่ายการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการอยู่เสมอ เว็บการสื่อสารตามลำดับชั้นที่เข้มงวดไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยตัวมันเองและด้วยเหตุนี้จึงมีช่องทางการสื่อสารนอกเว็บนี้ แม้ว่าช่องทางการสื่อสารประเภทนี้อาจรบกวนสายการบังคับบัญชา แต่ผู้จัดการที่ดีจำเป็นต้องหาจุดสมดุลระหว่างช่องทางการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

• ตัวอย่างของช่องทางการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการคือเวลารับประทานอาหารกลางวันที่โรงอาหาร / โรงอาหารขององค์กร ในบรรยากาศที่ผ่อนคลายมีการสนับสนุนให้มีการพูดคุยกันระหว่างพนักงาน นอกจากนี้ผู้จัดการที่เดินไปมาการใช้แนวทางปฏิบัติในการจัดการคำถามของพนักงานก็เป็นตัวอย่างของช่องทางการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ

• แวดวงคุณภาพการทำงานเป็นทีมโปรแกรมการฝึกอบรมที่แตกต่างกันอยู่นอกสายการบังคับบัญชาดังนั้นจึงอยู่ภายใต้ประเภทของช่องทางการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ

ช่องทางการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ

• ผู้จัดการที่ดีจะรับรู้ถึงความจริงที่ว่าบางครั้งการสื่อสารที่เกิดขึ้นภายในองค์กรมีความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ในขณะที่รายงานการประชุมอาจเป็นหัวข้อสนทนาระหว่างพนักงาน แต่กีฬาการเมืองและรายการทีวีก็มีส่วนร่วมเช่นกัน

• ช่องทางการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการในองค์กรคือ 'องุ่น' ขององค์กร มันเป็นเรื่องขององุ่นที่มีข่าวลือแพร่สะพัด นอกจากนี้ผู้ที่มีส่วนร่วมในการอภิปราย 'เกรปไวน์' มักจะรวมกลุ่มกันซึ่งแปลเป็นมิตรภาพภายนอกองค์กร แม้ว่าต้นองุ่นอาจมีผลในเชิงบวก แต่บ่อยครั้งที่ข้อมูลที่ไหลเวียนอยู่ในองุ่นนั้นเกินจริงและอาจทำให้เกิดการเตือนภัยโดยไม่จำเป็นต่อพนักงาน ผู้จัดการที่ดีควรให้ความสำคัญกับข้อมูลที่แพร่กระจายในช่องทางการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการนี้และควรใช้มาตรการเชิงบวกเพื่อป้องกันการไหลของข้อมูลเท็จ

• ตัวอย่างของช่องทางการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการคือการพบปะสังสรรค์ในหมู่พนักงาน

สรุป

ในองค์กรใด ๆ ช่องทางการสื่อสารมีอยู่สามประเภท: เป็นทางการไม่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

ในขณะที่เว็บการสื่อสารในอุดมคติเป็นโครงสร้างที่เป็นทางการซึ่งการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการสามารถเกิดขึ้นได้ แต่ช่องทางการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการก็มีอยู่ในองค์กรเช่นกัน

ผ่านช่องทางต่างๆเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้จัดการจะต้องนำความคิดของตนออกไปจากนั้นรับฟังซึมซับรวบรวมและสื่อสารกับพนักงานเพิ่มเติม