การบริหารความเสี่ยงโครงการ

บทนำ

ความเสี่ยงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในองค์กรธุรกิจเมื่อดำเนินโครงการ อย่างไรก็ตามผู้จัดการโครงการต้องดูแลให้มีความเสี่ยงน้อยที่สุด ความเสี่ยงสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทคือความเสี่ยงด้านผลกระทบเชิงลบและความเสี่ยงด้านผลกระทบเชิงบวก

ผู้จัดการโครงการไม่ได้เผชิญกับความเสี่ยงด้านผลกระทบเชิงลบตลอดเวลาเนื่องจากมีความเสี่ยงด้านผลกระทบเชิงบวกเช่นกัน เมื่อระบุความเสี่ยงแล้วผู้จัดการโครงการจะต้องจัดทำแผนบรรเทาผลกระทบหรือแนวทางแก้ไขปัญหาอื่น ๆ เพื่อตอบโต้การโจมตีความเสี่ยง

การบริหารความเสี่ยงโครงการ

ผู้จัดการสามารถวางแผนกลยุทธ์ตามขั้นตอนสี่ขั้นตอนของการบริหารความเสี่ยงที่มีอยู่ในองค์กร ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการจัดการความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพในองค์กร:

  • การระบุความเสี่ยง

  • ปริมาณความเสี่ยง

  • การตอบสนองความเสี่ยง

  • การตรวจสอบและควบคุมความเสี่ยง

มาดูแต่ละขั้นตอนในการบริหารความเสี่ยงของโครงการ:

การระบุความเสี่ยง

ผู้จัดการต้องเผชิญกับปัญหามากมายในการระบุและตั้งชื่อความเสี่ยงที่เกิดขึ้นเมื่อดำเนินโครงการ ความเสี่ยงเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการระดมความคิดหรือกลยุทธ์ที่มีโครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้าง สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการสามารถจัดการได้โดยผู้จัดการโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ของโครงการเท่านั้น

ความเสี่ยงเช่นความเสี่ยงในการดำเนินงานหรือธุรกิจจะได้รับการจัดการโดยทีมงานที่เกี่ยวข้อง ความเสี่ยงที่มักส่งผลกระทบต่อโครงการ ได้แก่ ความเสี่ยงจากซัพพลายเออร์ความเสี่ยงด้านทรัพยากรและความเสี่ยงด้านงบประมาณ ความเสี่ยงของซัพพลายเออร์จะหมายถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในกรณีที่ซัพพลายเออร์ไม่ตรงตามกำหนดเวลาในการจัดหาทรัพยากรที่จำเป็น

ความเสี่ยงด้านทรัพยากรเกิดขึ้นเมื่อทรัพยากรบุคคลที่ใช้ในโครงการไม่เพียงพอหรือไม่มีทักษะเพียงพอ ความเสี่ยงด้านงบประมาณจะหมายถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้หากค่าใช้จ่ายมากกว่างบประมาณที่ตั้งไว้

ปริมาณความเสี่ยง

ความเสี่ยงสามารถประเมินได้ตามปริมาณ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องวิเคราะห์โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงด้วยความช่วยเหลือของเมทริกซ์

การใช้เมทริกซ์ผู้จัดการโครงการสามารถแบ่งประเภทของความเสี่ยงออกเป็นสี่ประเภท ได้แก่ ต่ำปานกลางสูงและวิกฤต ความน่าจะเป็นของการเกิดขึ้นและผลกระทบต่อโครงการเป็นพารามิเตอร์สองตัวที่ใช้สำหรับวางความเสี่ยงในประเภทเมทริกซ์ ตัวอย่างเช่นหากความเสี่ยงเกิดขึ้นต่ำ (ความน่าจะเป็น = 2) และมีผลกระทบสูงสุด (ผลกระทบ = 4) ความเสี่ยงสามารถจัดประเภทเป็น 'สูง' ได้

การตอบสนองความเสี่ยง

เมื่อพูดถึงการบริหารความเสี่ยงขึ้นอยู่กับผู้จัดการโครงการในการเลือกกลยุทธ์ที่จะลดความเสี่ยงให้น้อยที่สุด ผู้จัดการโครงการสามารถเลือกระหว่างกลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงได้ 4 แบบซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

  • ความเสี่ยงสามารถหลีกเลี่ยงได้

  • ส่งต่อความเสี่ยง

  • ใช้มาตรการแก้ไขเพื่อลดผลกระทบของความเสี่ยง

  • รับทราบความเสี่ยง

การตรวจสอบและควบคุมความเสี่ยง

ความเสี่ยงสามารถตรวจสอบได้อย่างต่อเนื่องเพื่อตรวจสอบว่ามีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ความเสี่ยงใหม่สามารถระบุได้ผ่านกลไกการติดตามและประเมินอย่างต่อเนื่อง

กระบวนการบริหารความเสี่ยง

ต่อไปนี้เป็นข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับกระบวนการบริหารความเสี่ยง:

  • บุคคลแต่ละคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการวางแผนจำเป็นต้องระบุและเข้าใจความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

  • เมื่อสมาชิกในทีมระบุรายการความเสี่ยงแล้วควรรวมความเสี่ยงไว้ในรายการเดียวเพื่อลบความซ้ำซ้อน

  • การประเมินความน่าจะเป็นและผลกระทบของความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องด้วยความช่วยเหลือของเมทริกซ์

  • แบ่งทีมออกเป็นกลุ่มย่อยโดยแต่ละกลุ่มจะระบุทริกเกอร์ที่นำไปสู่ความเสี่ยงของโครงการ

  • ทีมจำเป็นต้องจัดทำแผนฉุกเฉินเพื่อขจัดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องหรือระบุอย่างมีกลยุทธ์

  • วางแผนกระบวนการบริหารความเสี่ยง แต่ละคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการจะได้รับความเสี่ยงซึ่งเขา / เธอจะมองหาสิ่งกระตุ้นใด ๆ จากนั้นจึงหาวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสม

ลงทะเบียนความเสี่ยง

บ่อยครั้งที่ผู้จัดการโครงการจะรวบรวมเอกสารซึ่งระบุถึงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องและกลยุทธ์ที่กำหนดไว้ เอกสารนี้มีความสำคัญเนื่องจากให้ข้อมูลจำนวนมาก

การลงทะเบียนความเสี่ยงมักจะประกอบด้วยแผนภาพเพื่อช่วยผู้อ่านเกี่ยวกับประเภทของความเสี่ยงที่องค์กรจัดการและแนวทางการดำเนินการ การลงทะเบียนความเสี่ยงควรสามารถเข้าถึงได้อย่างอิสระสำหรับสมาชิกทุกคนในทีมโครงการ

ความเสี่ยงของโครงการ โอกาสหรือภัยคุกคาม?

ดังที่ได้กล่าวมาแล้วความเสี่ยงมีสองด้าน สามารถมองได้ว่าเป็นองค์ประกอบเชิงลบหรือองค์ประกอบเชิงบวก ความเสี่ยงด้านลบอาจเป็นปัจจัยที่ก่อให้เกิดอันตรายซึ่งอาจส่งผลต่อสถานการณ์สำหรับโครงการ

ดังนั้นควรระงับสิ่งเหล่านี้เมื่อระบุ ในทางกลับกันความเสี่ยงเชิงบวกสามารถทำให้เกิดการรับทราบจากทั้งลูกค้าและผู้บริหาร ความเสี่ยงทั้งหมดจะต้องได้รับการจัดการโดยผู้จัดการโครงการ

สรุป

องค์กรจะไม่สามารถขจัดหรือขจัดความเสี่ยงได้อย่างเต็มที่ ทุกการมีส่วนร่วมในโครงการจะมีชุดความเสี่ยงของตัวเองที่ต้องจัดการ จะมีความเสี่ยงระดับหนึ่งเมื่อดำเนินโครงการ

กระบวนการบริหารความเสี่ยงไม่ควรถูกบุกรุก ณ จุดใดก็ตามหากละเลยอาจนำไปสู่ผลกระทบที่เป็นอันตรายได้ ทีมผู้บริหารทั้งหมดขององค์กรควรตระหนักถึงวิธีการและเทคนิคการบริหารความเสี่ยงของโครงการ

การศึกษาขั้นสูงและการประเมินความเสี่ยงบ่อยๆเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการลดความเสียหายจากความเสี่ยง