ระเบียบวิธีโครงการ PRINCE2

บทนำ

การจัดการโครงการที่มีประสิทธิผลเป็นสิ่งสำคัญในทุกองค์กรโดยไม่คำนึงถึงลักษณะของธุรกิจและขนาดขององค์กร

ตั้งแต่การเลือกโครงการจนถึงขั้นสุดท้ายสิ่งสำคัญคือต้องมีการจัดการโครงการอย่างรอบคอบและใกล้ชิด นี่คือบทบาทของผู้จัดการโครงการและทีมพนักงานของเขา / เธอ

การจัดการและติดตามความคืบหน้าของโครงการไม่ใช่เรื่องง่าย ผู้จัดการโครงการทุกคนต้องทราบ (และสื่อสารกับทีมของตน) เป้าหมายของโครงการข้อกำหนดและกำหนดเวลาทั้งหมดที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้คุ้มค่าประหยัดเวลาและเพื่อให้แน่ใจว่าคุณภาพจะได้รับการรักษาเพื่อให้ลูกค้า พอใจอย่างสมบูรณ์

แผนโครงการและเอกสารอื่น ๆ จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินโครงการ อย่างไรก็ตามการจัดการโครงการที่มีประสิทธิผลไม่สามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้เทคนิคและวิธีการบางอย่าง วิธีหนึ่งคือ PRINCE2

PRINCE2. มันคืออะไร?

PRINCE ย่อมาจาก Projects in Controlled Environments. การจัดการกับประวัติศาสตร์เล็กน้อยวิธีนี้ก่อตั้งขึ้นครั้งแรกโดยหน่วยงานคอมพิวเตอร์และโทรคมนาคมกลาง (ปัจจุบันเรียกว่าสำนักงานการพาณิชย์ของรัฐบาล)

นับตั้งแต่นั้นมาได้กลายเป็นวิธีการจัดการโครงการที่ใช้กันมากในทุกส่วนของโลกและได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพสูงในหลาย ๆ ด้าน

วิธีนี้ยังช่วยให้คุณระบุและหลังจากนั้นกำหนดบทบาทให้กับสมาชิกคนอื่น ๆ ในทีมตามความเชี่ยวชาญ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมามีกรณีศึกษาเชิงบวกจำนวนมากของโครงการที่ใช้วิธีการจัดการโครงการ PRINCE2

วิธีนี้เกี่ยวข้องกับด้านต่างๆที่ต้องจัดการในโครงการใด ๆ

แผนภาพด้านล่างแสดงให้เห็นถึงแนวคิด

ในแผนภาพด้านบน:

• ต้องใช้หลักการเจ็ดประการที่แสดงในแผนภาพด้านบนหากจะเรียกโครงการนี้ว่าโครงการ PRINCE2 หลักการเหล่านี้จะแสดงให้คุณเห็นว่าโครงการดำเนินการโดยใช้วิธีการจัดการโครงการนี้ได้ดีเพียงใด

• ในทำนองเดียวกันชุดรูปแบบของ PRINCE2 อ้างถึงหลักการ 7 ประการที่จำเป็นต้องอ้างถึงตลอดเวลาในระหว่างโครงการหากโครงการมีประสิทธิผลจริง หากการยึดมั่นในหลักการเหล่านี้ไม่ได้รับการติดตามอย่างรอบคอบตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจนถึงจุดสิ้นสุดมีโอกาสสูงที่โครงการจะล้มเหลวทั้งหมด

• กระบวนการอ้างถึงขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตาม นี่คือเหตุผลที่วิธีนี้เรียกว่าวิธี 'ตามกระบวนการ'

• ประการสุดท้ายเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมของโครงการสิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าวิธีการจัดการโครงการนี้ไม่เข้มงวด การเปลี่ยนแปลงสามารถทำได้โดยขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการและข้อกำหนดและวัตถุประสงค์ของแต่ละองค์กร PRINCE2 เสนอความยืดหยุ่นนี้สำหรับโครงการและนี่คือหนึ่งในเหตุผลที่ PRINCE2 ค่อนข้างเป็นที่นิยมในหมู่ผู้จัดการโครงการ

ข้อดีและข้อเสียของระเบียบวิธี

ประโยชน์อย่างหนึ่งของการใช้วิธีนี้เหนือวิธีอื่นอาจกล่าวได้ว่าเป็นผลิตภัณฑ์ที่อิงจากผลิตภัณฑ์และยังแบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนต่างๆทำให้ง่ายต่อการจัดการ สิ่งนี้จะช่วยให้ทีมโครงการยังคงมุ่งเน้นและส่งมอบผลลัพธ์ที่มีคุณภาพในตอนท้ายของวัน

ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดคือการปรับปรุงการสื่อสารระหว่างสมาชิกทุกคนในทีมและระหว่างทีมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกอื่น ๆ ด้วยจึงทำให้ทีมสามารถควบคุมโครงการได้มากขึ้น

นอกจากนี้ยังเปิดโอกาสให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้พูดเมื่อต้องตัดสินใจเนื่องจากพวกเขาจะได้รับแจ้งเสมอจากการออกรายงานเป็นระยะ ๆ

PRINCE2 ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าสามารถทำการปรับปรุงในองค์กรได้ เนื่องจากคุณจะสามารถระบุข้อบกพร่องใด ๆ ที่คุณทำในโครงการและแก้ไขได้ซึ่งแน่นอนว่าจะช่วยคุณได้ในระยะยาว

ความยืดหยุ่นของ PRINCE2 ช่วยให้สามารถทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้ แม้ว่าอาจมีผลกระทบและปัญหาต่อกำหนดการของโครงการเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในรันไทม์ PRINCE2 เสนอแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อลดผลกระทบ

นอกจากนี้ทีมของคุณจะเรียนรู้ที่จะประหยัดเวลาได้มากและประหยัดมากขึ้นเมื่อต้องใช้ทรัพย์สินและทรัพยากรอื่น ๆ อีกมากมายดังนั้นคุณจึงมั่นใจได้ว่าคุณจะสามารถลดค่าใช้จ่ายได้อย่างมาก

เมื่อพูดถึงข้อเสีย PRNCE2 ไม่ได้เสนอระดับความยืดหยุ่นที่นำเสนอโดยวิธีการจัดการโครงการสมัยใหม่บางส่วน เนื่องจากการบริหารโครงการโดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ได้เติบโตขึ้นในระดับที่แตกต่างกัน PRINCE2 อาจพบปัญหาในการตอบสนองความต้องการด้านการจัดการโครงการสมัยใหม่บางประการ

สรุป

ควรจำไว้ว่า PRINCE2 เป็นวิธีการที่ซับซ้อนมากและไม่สามารถทำได้หากไม่มีการฝึกอบรมพิเศษ การไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้ว่ามันทำงานอย่างไรอาจทำให้เกิดปัญหาและความยากลำบากมากมายในขณะที่ดำเนินโครงการ

หลักเกณฑ์ PRINCE2 สามารถเลือกใช้ได้กับบางโครงการที่ใช้เวลาไม่นาน ทำให้วิธีนี้มีความยืดหยุ่นมากขึ้นและดึงดูดความสนใจขององค์กรและโครงการที่มีพลวัตมากขึ้น