เครื่องมือแผนภูมิแกนต์

บทนำ

แผนภูมิแกนต์เป็นแผนภูมิแท่งชนิดหนึ่งที่ใช้สำหรับแสดงกำหนดการของโครงการ แผนภูมิแกนต์สามารถใช้ในโครงการใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความพยายามทรัพยากรเหตุการณ์สำคัญและการส่งมอบ

ในปัจจุบันแผนภูมิแกนต์กลายเป็นตัวเลือกยอดนิยมของผู้จัดการโครงการในทุกสาขา

แผนภูมิแกนต์ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการทั้งหมดได้ ด้วยแผนภูมิแกนต์ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามงานแต่ละงานตลอดจนความคืบหน้าของโครงการโดยรวม

นอกเหนือจากการติดตามความคืบหน้าของงานแล้วแผนภูมิแกนต์ยังสามารถใช้เพื่อติดตามการใช้ทรัพยากรในโครงการได้อีกด้วย ทรัพยากรเหล่านี้อาจเป็นทรัพยากรบุคคลเช่นเดียวกับวัสดุที่ใช้

แผนภูมิแกนต์ถูกประดิษฐ์ขึ้นโดยวิศวกรเครื่องกลชื่อ Henry Gantt ในปี พ.ศ. 2453 นับตั้งแต่มีการประดิษฐ์แผนภูมิแกนต์มาไกล ในปัจจุบันมีรูปแบบที่แตกต่างกันไปตั้งแต่แผนภูมิแบบกระดาษธรรมดาไปจนถึงแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน

การใช้

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วแผนภูมิแกนต์ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการโครงการ ในการใช้แผนภูมิแกนต์ในโปรเจ็กต์มีข้อกำหนดเบื้องต้นบางประการที่เป็นไปตามโครงการ

ก่อนอื่นโครงการควรมี Work Breakdown Structure (WBS) ที่ละเอียดเพียงพอ

ประการที่สองโครงการควรระบุเหตุการณ์สำคัญและการส่งมอบ

ในบางกรณีผู้จัดการโครงการพยายามกำหนดโครงสร้างการแบ่งงานในขณะที่สร้างแผนภูมิแกนต์ นี่เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการใช้แผนภูมิแกนต์ แผนภูมิแกนต์ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อช่วยในกระบวนการ WBS แผนภูมิแกนต์ค่อนข้างใช้สำหรับการติดตามความคืบหน้าของงาน

สามารถใช้แผนภูมิแกนต์ได้สำเร็จในโครงการทุกขนาด เมื่อใช้แผนภูมิแกนต์สำหรับโครงการขนาดใหญ่อาจมีความซับซ้อนเพิ่มขึ้นเมื่อติดตามงาน

ปัญหาเรื่องความซับซ้อนนี้สามารถแก้ไขได้สำเร็จโดยใช้ชุดซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อนำเสนอฟังก์ชันแผนภูมิแกนต์

มีเครื่องมือ

มีเครื่องมือแผนภูมิแกนต์มากมายที่สามารถใช้สำหรับการติดตามโครงการที่ประสบความสำเร็จ เครื่องมือเหล่านี้มักจะแตกต่างกันไปตามคุณลักษณะที่นำเสนอ

แผนภูมิแกนต์ที่ง่ายที่สุดสามารถสร้างได้โดยใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์เช่น Microsoft Excel สำหรับเรื่องนั้นคุณสามารถใช้เครื่องมือสเปรดชีตใดก็ได้เพื่อออกแบบเทมเพลตแผนภูมิแกนต์

หากโครงการมีขนาดเล็กและไม่เกี่ยวข้องกับงานคู่ขนานจำนวนมากแผนภูมิแกนต์ที่ใช้สเปรดชีตอาจเป็นประเภทที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

Microsoft Project เป็นหนึ่งในเครื่องมือแผนภูมิแกนต์ที่สำคัญที่ใช้ในปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ตามโครงการ MS เป็นสิ่งสำคัญในการติดตามงานคู่ขนานหลายร้อยงานที่เกี่ยวข้องกับวงจรชีวิตการพัฒนาซอฟต์แวร์

มีเครื่องมือแผนภูมิ Gantt อื่น ๆ อีกมากมายให้บริการฟรีและในราคา คุณลักษณะที่นำเสนอโดยเครื่องมือเหล่านี้มีตั้งแต่คุณลักษณะเดียวกันที่นำเสนอโดยแผนภูมิแกนต์ที่ใช้ Excel ไปจนถึงแผนภูมิ MS Project Gantt เครื่องมือเหล่านี้มาพร้อมกับป้ายราคาและระดับคุณลักษณะที่แตกต่างกันดังนั้นเราจึงสามารถเลือกเครื่องมือแผนภูมิแกนต์ที่เหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์ในมือได้

สร้างของคุณเอง

บางครั้งเราอาจตัดสินใจสร้างเครื่องมือแผนภูมิแกนต์ของตนเองโดยไม่ต้องซื้อเครื่องมือที่มีอยู่ ในกรณีนี้ก่อนอื่นเราควรค้นหาเทมเพลตแผนภูมิ Gantt ฟรีในอินเทอร์เน็ต

ด้วยวิธีนี้เราอาจพบเทมเพลตแผนภูมิแกนต์ที่แน่นอน (อาจอยู่ใน Excel) ที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ ในกรณีหากไม่พบการจับคู่ก็สมเหตุสมผลที่จะสร้างของตัวเอง

Excel เป็นเครื่องมือยอดนิยมสำหรับการสร้างแผนภูมิ Gantt แบบกำหนดเอง แน่นอนว่าเราสามารถสร้างแผนภูมิแกนต์ได้ตั้งแต่เริ่มต้นใน Excel แต่ขอแนะนำให้ใช้โปรแกรมเสริมการจัดการโครงการใน Excel เพื่อสร้างแผนภูมิแกนต์

โปรแกรมเสริมการจัดการโครงการเหล่านี้เผยแพร่โดย Microsoft และ บริษัท บุคคลที่สามอื่น ๆ

ข้อดีข้อเสีย

ความสามารถในการเข้าใจสถานะโดยรวมของโครงการและงานของโครงการในครั้งเดียวเป็นข้อได้เปรียบที่สำคัญในการใช้เครื่องมือแผนภูมิแกนต์ ดังนั้นผู้บริหารระดับสูงหรือผู้ให้การสนับสนุนของโครงการสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดเพียงแค่ดูที่เครื่องมือแผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์ที่ใช้ซอฟต์แวร์สามารถแสดงการอ้างอิงงานในกำหนดการของโครงการ สิ่งนี้ช่วยในการระบุและรักษาเส้นทางที่สำคัญของกำหนดการโครงการ

เครื่องมือแผนภูมิแกนต์สามารถใช้เป็นเอนทิตีเดียวสำหรับจัดการโครงการขนาดเล็ก สำหรับโครงการขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องมีเอกสารอื่น ๆ แต่สำหรับโครงการขนาดใหญ่เครื่องมือแผนภูมิแกนต์ควรได้รับการสนับสนุนโดยเอกสารประกอบวิธีอื่น

สำหรับโครงการขนาดใหญ่ข้อมูลที่แสดงในแผนภูมิแกนต์อาจไม่เพียงพอสำหรับการตัดสินใจ

แม้ว่าแผนภูมิแกนต์จะแสดงถึงต้นทุนเวลาและขอบเขตของโครงการอย่างถูกต้อง แต่ก็ไม่ได้ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับขนาดโครงการหรือขนาดขององค์ประกอบงาน ดังนั้นขนาดของข้อ จำกัด และปัญหาอาจทำให้เข้าใจผิดได้ง่าย

สรุป

เครื่องมือแผนภูมิแกนต์ทำให้ชีวิตของผู้จัดการโครงการง่ายขึ้น ดังนั้นเครื่องมือแผนภูมิแกนต์จึงมีความสำคัญต่อการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ

การระบุระดับของรายละเอียดที่จำเป็นในกำหนดการโครงการเป็นกุญแจสำคัญในการเลือกเครื่องมือแผนภูมิแกนต์ที่เหมาะสมสำหรับโครงการ

ไม่ควรทำให้ตารางโครงการซับซ้อนเกินไปโดยใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อจัดการงานที่ง่ายที่สุด