เครื่องมือแผนภูมิพาเรโต

บทนำ

การจัดลำดับความสำคัญเป็นหน้าที่การจัดการหลักอย่างหนึ่งขององค์กร หากผู้จัดการไม่จัดลำดับความสำคัญของงานและวัตถุประสงค์ขององค์กรองค์กรจะมุ่งหน้าไปในทิศทางที่ผิดและล่มสลายในที่สุด

ดังนั้นผู้บริหารจึงจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญของงานและมุ่งเน้นไปที่รายการที่มีลำดับความสำคัญซึ่งจะมีผลกระทบสูงต่อองค์กร

เครื่องมือแผนภูมิพาเรโตเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดที่ผู้บริหารสามารถใช้ในการระบุข้อเท็จจริงที่จำเป็นสำหรับการกำหนดลำดับความสำคัญ แผนภูมิพาเรโตแสดงข้อมูลอย่างชัดเจนในลักษณะที่เป็นระเบียบและสัมพันธ์กัน

ด้วยวิธีนี้ผู้บริหารสามารถค้นหาความสำคัญของปัญหาหรือสาเหตุของปัญหาได้ ในการจัดลำดับความสำคัญของสาเหตุของปัญหาคุณสามารถใช้แผนภูมิพาเรโตร่วมกับแผนภาพสาเหตุและผลกระทบได้

เมื่อสร้างแผนภูมิ Pareto แล้วจะแสดงแผนภูมิแท่งแนวตั้งที่มีความสำคัญสูงสุดไปต่ำสุด ความสำคัญของแต่ละพารามิเตอร์วัดได้จากปัจจัยหลายประการเช่นความถี่เวลาต้นทุน ฯลฯ

หลักการพาเรโต

แผนภูมิ Pareto ถูกสร้างขึ้นตามหลักการ Pareto หลักการนี้ชี้ให้เห็นว่าเมื่อมีปัจจัยหลายอย่างส่งผลกระทบต่อสถานการณ์ปัจจัยที่น้อยลงจะต้องรับผิดชอบต่อผลกระทบส่วนใหญ่

นี่เกือบจะเหมือนกับทฤษฎี 80/20 ที่คุณอาจเคยได้ยิน กล่าวว่า 80% ของผลกระทบเกิดจากสาเหตุ 20%

ความสำคัญในทางปฏิบัติ

เมื่อทีมทำงานร่วมกันในโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อนการทำความเข้าใจความสำคัญของปัญหาบางประเด็นอาจเป็นเรื่องยาก แผนภูมิ Pareto สามารถแสดงให้ทีมเห็นสิ่งสำคัญบางอย่างที่สำคัญที่สุด

ทีมส่วนใหญ่ใช้แผนภูมิ Pareto ในช่วงเวลาหนึ่งเพื่อระบุว่าโซลูชันที่แนะนำนั้นตอบปัญหาได้จริงหรือไม่ หากวิธีแก้ปัญหาได้ผลความสำคัญสัมพัทธ์ของปัจจัยที่ระบุควรมีค่าน้อยกว่าเมื่อเวลาผ่านไป

การสร้างแผนภูมิพาเรโต

ขั้นตอนที่ 1

ก่อนอื่นจดรายการทุกสิ่งที่คุณต้องการเปรียบเทียบ อาจเป็นรายการปัญหารายการหรือรายการสาเหตุของปัญหา

ขั้นตอนที่ 2

ตัดสินใจเกี่ยวกับมาตรการมาตรฐานเพื่อเปรียบเทียบรายการ คุณต้องพิจารณาวัตถุประสงค์ขององค์กรและแนวโน้มในปัจจุบันเพื่อกำหนดมาตรการ มาตรการบางอย่าง ได้แก่ :

• Frequency - เกิดขึ้นบ่อยเพียงใด (ข้อผิดพลาดข้อร้องเรียนภาวะแทรกซ้อน ฯลฯ )

• Cost - มีการใช้ทรัพยากรจำนวนเท่าใดหรือได้รับผลกระทบ

• Time - ใช้เวลานานเท่าไหร่

ขั้นตอนที่ 3

เลือกกรอบเวลาสำหรับกระบวนการรวบรวมข้อมูล

ขั้นตอนที่ 4

ตอนนี้เราทำการคำนวณง่ายๆกับข้อมูลที่เรารวบรวม นำแต่ละรายการ (หรือสาเหตุ) มาบันทึกเทียบกับการวัดที่เลือก จากนั้นกำหนดเปอร์เซ็นต์ในบริบทและรายการทั้งหมดที่เกิดขึ้น

ตัวอย่างเช่นหากรายการมีสาเหตุที่อยู่เบื้องหลังผู้มาทำงานล่าช้าตารางการนับจะมีลักษณะดังนี้

สาเหตุที่มาสาย	เหตุการณ์	นับ%
การจราจรบนท้องถนน	32	44
ฝนตกหรือหิมะตก	3	4
รู้สึกไม่ดี	6	8
การขนส่งสาธารณะในช่วงปลาย	4	6
ความมุ่งมั่นส่วนตัว	8	11
ทำงานจนถึงดึก	20	27
รวม	73	100

ขั้นตอนที่ 5

ตอนนี้จัดเรียงรายการใหม่และแสดงรายการตามลำดับที่ลดลง ในตัวอย่างของเราแสดงรายการจากจำนวนเหตุการณ์สูงสุดไปยังจำนวนครั้งที่เกิดขึ้นน้อยที่สุด จากนั้นบันทึกเปอร์เซ็นต์สะสมเมื่อคุณเดินทางจากรายการบนสุดไปยังรายการล่างสุด

ดูตัวอย่างต่อไปนี้:

สาเหตุที่มาสาย	เหตุการณ์	นับ%	% สะสม
การจราจรบนท้องถนน	32	44	44
ทำงานจนถึงดึก	20	27	71
ความมุ่งมั่นส่วนตัว	8	11	82
รู้สึกไม่ดี	6	8	90
การขนส่งสาธารณะในช่วงปลาย	4	6	96
ฝนตกหรือหิมะตก	73	100	100

ขั้นตอนที่ 6

สร้างแผนภูมิแท่ง รายการควรแสดงตามแกน "Y" จากสูงสุดไปหาต่ำสุด แกนแนวตั้งด้านซ้ายควรเป็นหน่วยวัดที่คุณเลือก

ในตัวอย่างของเราควรเป็นจำนวนครั้งที่เกิดขึ้น เลือกแกนแนวตั้งด้านขวาเป็นเปอร์เซ็นต์สะสม แต่ละรายการควรมีแถบ

ขั้นตอนที่ 7

ตอนนี้วาดกราฟเส้นสำหรับเปอร์เซ็นต์สะสม จุดแรกของเส้นควรอยู่ด้านบนของแถบแรก คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีตเช่น Microsoft Excel สำหรับขั้นตอนนี้

มีเครื่องมือมากมายสำหรับการสร้างและวิเคราะห์กราฟ ตอนนี้คุณควรมีสิ่งนี้

ขั้นตอนที่ 8

วิเคราะห์แผนภูมิของคุณ ตอนนี้คุณต้องระบุรายการที่ดูเหมือนจะมีผลกระทบมากที่สุด ระบุจุดพัก (การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว) ในกราฟ (อ้างอิงวงกลมสีแดง)

หากไม่มีจุดพักให้พิจารณาสาเหตุ / รายการที่มีผลกระทบ 50% ขึ้นไป ในตัวอย่างของเรามีจุดพักที่มองเห็นได้

มีสองสาเหตุก่อนถึงจุดพักคือการจราจรบนท้องถนนและที่ทำงานจนถึงดึกดื่น ดังนั้นสองสาเหตุที่มีผลต่อปัญหาของเรามากที่สุดคือการจราจรบนท้องถนนและการทำงานจนถึงดึกดื่น

สรุป

แผนภูมิพาเรโตมีประโยชน์มากเมื่อใช้ในบริบทที่เหมาะสม สิ่งนี้ช่วยให้ฝ่ายบริหารจัดลำดับความสำคัญของงานความเสี่ยงกิจกรรมและสาเหตุ

ดังนั้นควรใช้แผนภูมิพาเรโตให้มากที่สุดเมื่อต้องจัดลำดับความสำคัญแบบวันต่อวัน