การประชุมคิกออฟโครงการ
บทนำ
การประชุมเริ่มต้นโครงการเป็นโอกาสที่ดีที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการในการเพิ่มพลังให้กับทีมของตน ในระหว่างการประชุมครั้งนี้ฝ่ายบริหารโครงการสามารถสร้างความรู้สึกของเป้าหมายร่วมกันและเริ่มทำความเข้าใจกับแต่ละคน
แม้ว่าการประชุมเริ่มต้นโครงการจะดูเหมือนเป็นการประชุมที่เรียบง่ายกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของโครงการ แต่การประชุมเริ่มต้นโครงการที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีการวางแผนที่เหมาะสม
ขั้นตอนต่อไปนี้เป็นจุดเตรียมที่สำคัญบางประการสำหรับการประชุมเริ่มต้นโครงการที่ประสบความสำเร็จ ขั้นตอนเหล่านี้ช่วยให้คุณมีสมาธิสร้างและแสดงความเป็นผู้นำและช่วยรวมสมาชิกแต่ละคนเข้ากับทีมโครงการ
วาระการประชุม
ต้องมีวาระที่ชัดเจนและชัดเจนสำหรับการประชุมเริ่มต้นโครงการ หากคุณไม่ทราบว่าวาระการประชุมควรเป็นอย่างไรให้ถามผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีประสบการณ์ของคุณหรือรับบางวาระที่ผู้อื่นใช้สำหรับการประชุมเริ่มต้นก่อนหน้านี้
วาระการประชุมมักประกอบด้วยวัตถุประสงค์ของโครงการสิ่งที่ส่งมอบและเป้าหมายปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญของโครงการแผนการสื่อสารและแผนโครงการ
ล่วงหน้าในการประชุมเริ่มต้นโครงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้หมุนเวียนวาระการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมทั้งหมด
ด้วยวิธีนี้ผู้เข้าร่วมทุกคนจะตระหนักถึงโครงสร้างและสิ่งที่จะบรรลุในตอนท้ายของการประชุม
เริ่มต้นใช้งาน
เมื่อการประชุมเริ่มขึ้นผู้จัดการโครงการควรรับผิดชอบการประชุม จากนั้นผู้เข้าร่วมทุกคนควรได้รับการต้อนรับและควรมีการแนะนำตัวเองอีกรอบ
แม้ว่าคุณจะได้แบ่งปันวาระการประชุมกับผู้เข้าร่วมแล้วก็ตาม แต่ควรสรุปวาระการประชุมสั้น ๆ พร้อมกับแนะนำสั้น ๆ เกี่ยวกับแต่ละหัวข้อในวาระการประชุม
ให้ความสนใจมากขึ้นในการแนะนำบทบาทของโครงการและเน้นย้ำถึงเหตุผลที่สมาชิกในระยะได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ตามลำดับ
หากมีผู้เล่นเหยียดบทบาทรับทราบ เมื่อคุณทำสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดอย่าลงรายละเอียด จุดประสงค์ของการประชุมครั้งนี้คือการพาทุกคนไปยังแพลตฟอร์มเดียวกัน
การนำเสนอโครงการ
เมื่อกำหนดโทนเสียงแล้วให้นำเสนอวาระการประชุมอย่างมีแบบแผน ก่อนอื่นพูดคุยเกี่ยวกับสมมติฐานของโครงการและวิธีที่คุณพัฒนาแผนโครงการ
นำเสนอเหตุผลของคุณที่อยู่เบื้องหลังแผนและถ่ายทอดข้อความที่คุณเปิดรับข้อเสนอแนะเมื่อโครงการดำเนินไป ผ่านแต่ละงานในแผนโครงการและทำอย่างละเอียดเพียงพอ
เน้นย้ำความจริงที่ว่าแผนโครงการและกำหนดการยังอยู่ในขั้นเริ่มต้นและคุณคาดหวังว่าทุกคนจะได้รับความช่วยเหลือในการทำให้เสร็จสมบูรณ์
ระบุและรับทราบปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นหรืองานที่ท้าทายในกำหนดการของโครงการ
การตั้งค่าความคาดหวัง
ตัดสินใจเลือกเวลาที่สะดวกในการประชุมเป็นประจำเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ เน้นความจำเป็นของการมีส่วนร่วมของทุกคนสำหรับการประชุมตามปกติ
การทำงานเป็นทีมเป็นความคาดหวังที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่ง คุณต้องทำรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีมและวางแผนกิจกรรมการทำงานเป็นทีมหลังจากเริ่มโครงการ
พูดคุยเกี่ยวกับลักษณะที่อ่อนไหวต่อเวลาของโครงการและวิธีการให้ใบอนุญาตในช่วงระยะเวลาโครงการ
หากโครงการต้องใช้เวลาทำงานนานการแจ้งให้พวกเขาทราบล่วงหน้าและแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณสามารถช่วยพวกเขาในการรักษาสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานได้อย่างไรเป็นกลยุทธ์ที่ดี
ในระหว่างการประชุมให้มอบอำนาจให้สมาชิกในทีมปฏิบัติภารกิจบางอย่างและรับผิดชอบ
แผนการสื่อสาร
การสื่อสารเป็นหนึ่งในประเด็นหลักของโครงการ ดังนั้นการประชุมเริ่มต้นโครงการควรเน้นมากขึ้นเกี่ยวกับแผนการสื่อสารสำหรับโครงการ
ซึ่งมักจะรวมถึงเส้นทางการประชุมและการเลื่อนระดับ ต่อไปนี้คือการประชุมบางส่วนที่เกิดขึ้นระหว่างวงจรชีวิตของโครงการ:
การประชุมสถานะรายสัปดาห์
การอัปเดตแผนโครงการ
เซสชันการวางแผนงานและกิจกรรม
การปรับปรุงการจัดการ
นอกจากนี้คุณสามารถเน้นย้ำในช่องทางการสื่อสารอื่น ๆ เช่นการสื่อสารทางอีเมลฟอรัม ฯลฯ
ข้อเสนอแนะและการปิด
ในตอนท้ายของการประชุมเริ่มต้นให้เปิดเซสชันถาม & ตอบที่อนุญาตให้สมาชิกในทีมแสดงออกได้อย่างอิสระ
หากเวลาไม่เพียงพอที่จะอำนวยความสะดวกให้กับสมาชิกในทีมทุกคนขอให้พวกเขาส่งคำถามและข้อเสนอแนะทางอีเมล เมื่อคุณดูอีเมลเหล่านั้นแล้วคุณสามารถตั้งค่าการสนทนาอื่นเพื่อจัดการกับอีเมลเหล่านั้นได้
อย่าลากการประชุมที่วางแผนไว้มากเกินไปเพราะอาจเป็นตัวอย่างที่ไม่ดี ก่อนที่ทุกคนจะออกไปให้สรุปการประชุมและเรียกรายการดำเนินการและขั้นตอนต่อไป
สรุป
สรุปได้ว่ามีประเด็นหลักสี่ประการที่ควรเน้นเกี่ยวกับการจัดการประชุมเริ่มต้นโครงการ
เตรียมพร้อมสำหรับการประชุมเริ่มต้น แสดงให้เห็นถึงความสามารถของคุณในการจัดระเบียบและเป็นผู้นำ
เพิ่มพลังให้กับสมาชิกในทีมของคุณ มอบหมายความรับผิดชอบ
พัฒนาและดูแลการทำงานเป็นทีม
แสดงให้เห็นถึงคุณสมบัติความเป็นผู้นำของคุณ