การจัดการบันทึกโครงการ

บทนำ

การจัดการโครงการเป็นแนวทางหนึ่งที่ช่วยให้ผู้จัดการสามารถจัดการโครงการได้ การจัดการโครงการยังหมายถึงการใช้การควบคุมเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลาและข้อกำหนดอื่น ๆ เช่นต้นทุนของโครงการ

การควบคุมเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการบันทึกกิจกรรมการจัดการโครงการอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิผล การจัดการบันทึกเป็นวิธีการที่เป็นระบบสำหรับการจัดระเบียบการวางแผนและการติดตามเอกสารในระหว่างการดำเนินโครงการ

AZ ของการจัดการบันทึกโครงการ

ระบบบันทึกเป็นกระบวนการที่เป็นระบบซึ่งองค์กรกำหนดข้อพิจารณากิจกรรมและลักษณะดังต่อไปนี้:

  • ประเภทของข้อมูลที่ควรบันทึก

  • กระบวนการบันทึกข้อมูล

  • การจัดการและการรวบรวมบันทึก

  • ช่วงเวลาสำหรับการเก็บรักษาและการจัดเก็บ

  • บันทึกการกำจัดหรือการปกป้องซึ่งเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ภายนอก

  • องค์ประกอบในระบบการจัดการบันทึก

  • การวิเคราะห์เนื้อหาซึ่งระบุหรืออธิบายระบบบันทึก

  • แผนไฟล์ซึ่งระบุชนิดของเรกคอร์ดที่จำเป็นสำหรับแต่ละโปรเจ็กต์

  • เอกสารข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดซึ่งจะสรุปขั้นตอนด้านไอทีที่ทุกคนต้องปฏิบัติตาม สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมปฏิบัติตามอย่างสมบูรณ์

  • วิธีการที่รวบรวมเอกสารเก่า สิ่งเหล่านี้ควรทำในทุกแหล่งบันทึกเช่นอีเมลไฟล์เซิร์ฟเวอร์ ฯลฯ

  • วิธีการตรวจสอบบันทึก

  • ระบบที่รวบรวมข้อมูลบันทึก

  • ระบบที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการตรวจสอบและรายงานในลักษณะที่บันทึกไว้

สามขั้นตอนของการบันทึก

ในกระบวนการจัดการบันทึกโครงการมีสามขั้นตอนที่แตกต่างกัน ขั้นตอนเหล่านี้มีกิจกรรมอื่น ๆ อีกมากมายที่เกี่ยวข้องเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของแต่ละขั้นตอน

ขั้นตอนคือ:

  • การสร้างบันทึก

  • การบำรุงรักษาบันทึก

  • การจัดเก็บและการเรียกค้นบันทึก

มาดูรายละเอียดของแต่ละสเตจกันดีกว่า

การสร้างบันทึก

นี่หมายถึงเหตุผลพื้นฐานที่ว่าทำไมจึงมีการสร้างเรกคอร์ด อาจเป็นใบเสร็จรับเงินหรือรายงานการควบคุมสินค้าคงคลังหรือเหตุผลอื่น ๆ

วัตถุประสงค์หลักของการจัดการบันทึกโครงการคือการกำหนดขั้นตอนของการจัดการเรกคอร์ดเมื่อสร้างเรกคอร์ดแล้ว เมื่อพูดถึงการสร้างบันทึกควรตอบคำถามต่อไปนี้

  • ใครจะดูบันทึก?

  • ใครจะเป็นเจ้าของบันทึกคนสุดท้าย?

  • ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บบันทึก?

การเก็บรักษาบันทึก

การพัฒนาการดำเนินการเพื่อจัดเก็บบันทึกหมายถึงการรักษาบันทึก ควรกำหนดระดับการเข้าถึงระเบียนในขั้นตอนนี้และควรดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้บันทึกไปอยู่ในมือคนผิด

ต้องมีขั้นตอนการปฏิบัติตามกฎระเบียบและมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงการนำบันทึกไปใช้ในทางที่ผิด

การจัดเก็บและการเรียกค้น

การจัดเก็บบันทึกอาจหมายถึงการจัดเก็บเอกสารด้วยตนเองเช่นเดียวกับการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัล ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการส่งคืนระเบียนในลักษณะที่ยืมมา การดูแลรักษาบันทึกยังหมายถึงระยะเวลาที่สามารถเก็บรักษาบันทึกได้

บางองค์กรอาจเก็บรักษาบันทึกไว้ได้ถึงหกปีในขณะที่องค์กรอื่น ๆ ใช้เวลาน้อยกว่าปี หากบันทึกถูกบันทึกแบบดิจิทัลจำเป็นต้องสร้างโฟลเดอร์ที่เหมาะสม เมื่อสร้างแล้วเอกสารเก่าจะต้องถูกเก็บถาวรเพื่อให้มีพื้นที่ว่างในฮาร์ดไดรฟ์

ข้อมูลเชิงลึกในการบันทึกการวางแผนการจัดการ

ต้องมีการวางแผนบันทึกซึ่งเรียงกัน ต่อไปนี้สรุปขั้นตอนที่ฝ่ายบริหารต้องดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการวางแผนบันทึกประสบความสำเร็จ

  • การระบุบทบาทซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าบันทึกได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม

    • การจัดสรรบทบาทเฉพาะหรือแต่งตั้งบุคคลที่อุทิศตนเพื่อจัดหมวดหมู่บันทึกซึ่งมีอยู่ในองค์กร

    • การแต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีเพื่อติดตั้งระบบซึ่งดูแลและสนับสนุนการจัดการบันทึก

  • ผู้จัดการจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทราบถึงขั้นตอนที่ใช้ในการจัดการบันทึก

  • กระบวนการจัดการบันทึกจำเป็นต้องวิเคราะห์เนื้อหาของเอกสารซึ่งจะต้องบันทึก

  • ใช้แผนไฟล์ซึ่งจะจัดเก็บไฟล์ประเภทต่างๆในองค์กร

  • พัฒนาตารางการเก็บรักษาซึ่งอาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรขึ้นอยู่กับกิจกรรมที่เกิดขึ้น

  • ออกแบบโซลูชันการจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพ

  • การวางแผนว่าจะย้ายเนื้อหาไปยังวิธีการบันทึกได้อย่างไร

  • จัดทำแผนที่สามารถรวมอีเมลได้

  • วางแผนขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาโซเชียล

  • พัฒนาขั้นตอนการปฏิบัติตามที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของระบบบันทึกโครงการ

สรุป

บันทึกคือเอกสารหรือที่จัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรซึ่งทำหน้าที่เป็นหลักฐานหรือแนวทางปฏิบัติ การจัดการบันทึกโครงการเป็นกระบวนการที่เป็นระบบซึ่งช่วยให้ผู้คนสามารถเก็บบันทึกไว้ใช้ในอนาคตได้

สรุปรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ดังนั้นการจัดการบันทึกโครงการจึงต้องได้รับการตรวจสอบและเก็บรักษาไว้อย่างรอบคอบ