การจัดการบันทึกโครงการ

บทนำ

การจัดการโครงการเป็นแนวทางหนึ่งที่ช่วยให้ผู้จัดการสามารถจัดการโครงการได้ การจัดการโครงการยังหมายถึงการใช้การควบคุมเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลาและข้อกำหนดอื่น ๆ เช่นต้นทุนของโครงการ

การควบคุมเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการบันทึกกิจกรรมการจัดการโครงการอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิผล การจัดการบันทึกเป็นวิธีการที่เป็นระบบสำหรับการจัดระเบียบการวางแผนและการติดตามเอกสารในระหว่างการดำเนินโครงการ

AZ ของการจัดการบันทึกโครงการ

ระบบบันทึกเป็นกระบวนการที่เป็นระบบซึ่งองค์กรกำหนดข้อพิจารณากิจกรรมและลักษณะดังต่อไปนี้:

• ประเภทของข้อมูลที่ควรบันทึก

• กระบวนการบันทึกข้อมูล

• การจัดการและการรวบรวมบันทึก

• ช่วงเวลาสำหรับการเก็บรักษาและการจัดเก็บ

• บันทึกการกำจัดหรือการปกป้องซึ่งเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ภายนอก

• องค์ประกอบในระบบการจัดการบันทึก

• การวิเคราะห์เนื้อหาซึ่งระบุหรืออธิบายระบบบันทึก

• แผนไฟล์ซึ่งระบุชนิดของเรกคอร์ดที่จำเป็นสำหรับแต่ละโปรเจ็กต์

• เอกสารข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดซึ่งจะสรุปขั้นตอนด้านไอทีที่ทุกคนต้องปฏิบัติตาม สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมปฏิบัติตามอย่างสมบูรณ์

• วิธีการที่รวบรวมเอกสารเก่า สิ่งเหล่านี้ควรทำในทุกแหล่งบันทึกเช่นอีเมลไฟล์เซิร์ฟเวอร์ ฯลฯ

• วิธีการตรวจสอบบันทึก

• ระบบที่รวบรวมข้อมูลบันทึก

• ระบบที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการตรวจสอบและรายงานในลักษณะที่บันทึกไว้

สามขั้นตอนของการบันทึก

ในกระบวนการจัดการบันทึกโครงการมีสามขั้นตอนที่แตกต่างกัน ขั้นตอนเหล่านี้มีกิจกรรมอื่น ๆ อีกมากมายที่เกี่ยวข้องเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของแต่ละขั้นตอน

ขั้นตอนคือ:

• การสร้างบันทึก

• การบำรุงรักษาบันทึก

• การจัดเก็บและการเรียกค้นบันทึก

มาดูรายละเอียดของแต่ละสเตจกันดีกว่า

การสร้างบันทึก

นี่หมายถึงเหตุผลพื้นฐานที่ว่าทำไมจึงมีการสร้างเรกคอร์ด อาจเป็นใบเสร็จรับเงินหรือรายงานการควบคุมสินค้าคงคลังหรือเหตุผลอื่น ๆ

วัตถุประสงค์หลักของการจัดการบันทึกโครงการคือการกำหนดขั้นตอนของการจัดการเรกคอร์ดเมื่อสร้างเรกคอร์ดแล้ว เมื่อพูดถึงการสร้างบันทึกควรตอบคำถามต่อไปนี้

• ใครจะดูบันทึก?

• ใครจะเป็นเจ้าของบันทึกคนสุดท้าย?

• ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บบันทึก?

การเก็บรักษาบันทึก

การพัฒนาการดำเนินการเพื่อจัดเก็บบันทึกหมายถึงการรักษาบันทึก ควรกำหนดระดับการเข้าถึงระเบียนในขั้นตอนนี้และควรดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้บันทึกไปอยู่ในมือคนผิด

ต้องมีขั้นตอนการปฏิบัติตามกฎระเบียบและมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงการนำบันทึกไปใช้ในทางที่ผิด

การจัดเก็บและการเรียกค้น

การจัดเก็บบันทึกอาจหมายถึงการจัดเก็บเอกสารด้วยตนเองเช่นเดียวกับการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัล ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการส่งคืนระเบียนในลักษณะที่ยืมมา การดูแลรักษาบันทึกยังหมายถึงระยะเวลาที่สามารถเก็บรักษาบันทึกได้

บางองค์กรอาจเก็บรักษาบันทึกไว้ได้ถึงหกปีในขณะที่องค์กรอื่น ๆ ใช้เวลาน้อยกว่าปี หากบันทึกถูกบันทึกแบบดิจิทัลจำเป็นต้องสร้างโฟลเดอร์ที่เหมาะสม เมื่อสร้างแล้วเอกสารเก่าจะต้องถูกเก็บถาวรเพื่อให้มีพื้นที่ว่างในฮาร์ดไดรฟ์

ข้อมูลเชิงลึกในการบันทึกการวางแผนการจัดการ

ต้องมีการวางแผนบันทึกซึ่งเรียงกัน ต่อไปนี้สรุปขั้นตอนที่ฝ่ายบริหารต้องดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการวางแผนบันทึกประสบความสำเร็จ

• การระบุบทบาทซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าบันทึกได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม

  • การจัดสรรบทบาทเฉพาะหรือแต่งตั้งบุคคลที่อุทิศตนเพื่อจัดหมวดหมู่บันทึกซึ่งมีอยู่ในองค์กร

  • การแต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีเพื่อติดตั้งระบบซึ่งดูแลและสนับสนุนการจัดการบันทึก

• ผู้จัดการจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทราบถึงขั้นตอนที่ใช้ในการจัดการบันทึก

• กระบวนการจัดการบันทึกจำเป็นต้องวิเคราะห์เนื้อหาของเอกสารซึ่งจะต้องบันทึก

• ใช้แผนไฟล์ซึ่งจะจัดเก็บไฟล์ประเภทต่างๆในองค์กร

• พัฒนาตารางการเก็บรักษาซึ่งอาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรขึ้นอยู่กับกิจกรรมที่เกิดขึ้น

• ออกแบบโซลูชันการจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพ

• การวางแผนว่าจะย้ายเนื้อหาไปยังวิธีการบันทึกได้อย่างไร

• จัดทำแผนที่สามารถรวมอีเมลได้

• วางแผนขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาโซเชียล

• พัฒนาขั้นตอนการปฏิบัติตามที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของระบบบันทึกโครงการ

สรุป

บันทึกคือเอกสารหรือที่จัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรซึ่งทำหน้าที่เป็นหลักฐานหรือแนวทางปฏิบัติ การจัดการบันทึกโครงการเป็นกระบวนการที่เป็นระบบซึ่งช่วยให้ผู้คนสามารถเก็บบันทึกไว้ใช้ในอนาคตได้

สรุปรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ดังนั้นการจัดการบันทึกโครงการจึงต้องได้รับการตรวจสอบและเก็บรักษาไว้อย่างรอบคอบ