การจัดการผลงานโครงการ

บทนำ

เมื่อมีโครงการจำนวนมากที่ดำเนินการโดยองค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่องค์กรจะต้องจัดการผลงานโครงการของตน ซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถจัดหมวดหมู่โครงการและจัดโครงการให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร

Project Portfolio Management (PPM) เป็นกระบวนการจัดการโดยใช้วิธีการที่ช่วยให้องค์กรได้รับข้อมูลและจัดเรียงโครงการตามเกณฑ์ที่กำหนด

วัตถุประสงค์ของการบริหารผลงานโครงการ

เช่นเดียวกับการจัดการพอร์ตโฟลิโอทางการเงินการจัดการพอร์ตโครงการยังมีชุดวัตถุประสงค์ของตัวเอง วัตถุประสงค์เหล่านี้ออกแบบมาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คาดหวังผ่านผู้เล่นในทีมที่สอดคล้องกัน

เมื่อพูดถึงวัตถุประสงค์จำเป็นต้องระบุปัจจัยต่อไปนี้

• ความจำเป็นในการสร้างเอกสารบรรยายซึ่งมีข้อมูลสำคัญเช่นชื่อโครงการระยะเวลาโดยประมาณต้นทุนและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

• โครงการต้องได้รับการประเมินเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการบรรลุเป้าหมายและอยู่ในหลักสูตร

• การคัดเลือกผู้เล่นในทีมที่จะทำงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

ประโยชน์ของการจัดการผลงานโครงการ

การจัดการผลงานโครงการช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการมีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ซึ่งเมื่อปฏิบัติตามแล้วจะนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่คาดหวัง นอกจากนี้ PPM ยังสามารถใช้เพื่อนำการเปลี่ยนแปลงไปสู่องค์กรซึ่งจะสร้างโครงสร้างที่ยืดหยุ่นภายในองค์กรในแง่ของการดำเนินโครงการ ในลักษณะนี้การเปลี่ยนแปลงจะไม่เป็นภัยคุกคามสำหรับองค์กร

ผลประโยชน์ดังต่อไปนี้สามารถได้รับจากการจัดการผลงานโครงการที่มีประสิทธิภาพ:

• ปรับตัวได้มากขึ้นต่อการเปลี่ยนแปลง

• การตรวจสอบอย่างต่อเนื่องและการติดตามอย่างใกล้ชิดทำให้ได้รับผลตอบแทนที่สูงขึ้น

• มุมมองของผู้บริหารเกี่ยวกับการจัดการผลงานโครงการถูกมองว่าเป็น 'ความคิดริเริ่มสู่ผลตอบแทนที่สูงขึ้น' ดังนั้นจะไม่ถือว่าเป็นปัจจัยที่ก่อให้เกิดอันตรายในการทำงาน

• การระบุการอ้างอิงนั้นง่ายต่อการระบุ สิ่งนี้จะขจัดความไร้ประสิทธิภาพบางอย่างที่เกิดขึ้น

• ความได้เปรียบเหนือคู่แข่งรายอื่น (ความได้เปรียบในการแข่งขัน)

• ช่วยให้มีสมาธิกับกลยุทธ์ซึ่งจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายมากกว่ามุ่งเน้นไปที่โครงการ

• ความรับผิดชอบของไอทีมุ่งเน้นไปที่ส่วนหนึ่งของธุรกิจแทนที่จะกระจัดกระจายไปหลาย ๆ

• การผสมผสานของทั้งโครงการไอทีและโครงการทางธุรกิจถือเป็นผู้มีส่วนช่วยในการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร

เครื่องมือการจัดการผลงานโครงการ

มีเครื่องมือมากมายที่สามารถใช้สำหรับการจัดการผลงานโครงการ ต่อไปนี้เป็นคุณสมบัติที่สำคัญของเครื่องมือเหล่านี้:

• วิธีการประเมินโครงการอย่างเป็นระบบ

• ต้องมีการวางแผนทรัพยากร

• ค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์จะต้องติดตาม

• การวิเคราะห์ต้นทุนผลประโยชน์

• รายงานความคืบหน้าเป็นครั้งคราว

• เข้าถึงข้อมูลตามที่ต้องการ

• กลไกการสื่อสารซึ่งจะใช้ข้อมูลที่จำเป็น

เทคนิคที่ใช้ในการวัด PPM

มีเทคนิคต่างๆที่ใช้ในการวัดหรือสนับสนุนกระบวนการ PPM เป็นครั้งคราว อย่างไรก็ตามมีเทคนิคสามประเภทที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย:

• แบบจำลอง Heuristic

• เทคนิคการให้คะแนน

• เทคนิคภาพหรือการทำแผนที่

ควรใช้เทคนิคดังกล่าวโดยคำนึงถึงโครงการและวัตถุประสงค์ขององค์กรทักษะทรัพยากรและโครงสร้างพื้นฐานสำหรับการจัดการโครงการ

ทำไมผู้จัดการโครงการถึงให้ความสำคัญกับ PPM

PPM มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อโครงการที่จะประสบความสำเร็จรวมทั้งระบุความล่าช้าใด ๆ หากเกิดขึ้น ผู้จัดการโครงการมักเผชิญกับสถานการณ์ที่ยากลำบากที่เกิดจากการขาดการวางแผนและบางครั้งอาจนำไปสู่การถอนโครงการ

เป็นความรับผิดชอบหลักของผู้จัดการโครงการในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีทรัพยากรเพียงพอสำหรับโครงการที่องค์กรดำเนินการ ทรัพยากรที่เหมาะสมจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์ภายในระยะเวลาที่กำหนดและส่งมอบโดยไม่กระทบต่อคุณภาพ

ผู้จัดการโครงการอาจต้องการทำงานในโครงการซึ่งให้ความสำคัญสูงสุดและให้คุณค่ากับองค์กร สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถส่งมอบและรับการสนับสนุนสำหรับโครงการคุณภาพที่พวกเขาได้ดำเนินการ PPM ช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะบรรลุวัตถุประสงค์ของการบริหารโครงการเหล่านี้

แบบจำลองคำถามห้าข้อ

รูปแบบคำถามห้าข้อของการจัดการผลงานโครงการแสดงให้เห็นว่าผู้จัดการโครงการต้องตอบคำถามสำคัญห้าข้อก่อนการเริ่มต้นและระหว่างการดำเนินโครงการ

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้จะเป็นตัวกำหนดความสำเร็จของการดำเนินโครงการ

สรุป

การจัดการผลงานโครงการมีวัตถุประสงค์เพื่อลดความไร้ประสิทธิภาพที่เกิดขึ้นเมื่อดำเนินโครงการและขจัดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากไม่มีข้อมูลหรือระบบที่พร้อมใช้งาน

ช่วยให้องค์กรสามารถจัดแนวการทำงานของโครงการเพื่อตอบสนองโครงการในขณะที่ใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ดังนั้นผู้จัดการโครงการทั้งหมดขององค์กรจำเป็นต้องมีความตระหนักในการจัดการผลงานโครงการขององค์กรเพื่อนำไปสู่เป้าหมายขององค์กรเมื่อดำเนินโครงการต่างๆ