การบริหารเวลาโครงการ

บทนำ

เวลาเป็นทรัพยากรที่สูญเปล่าอย่างน่ากลัว นี่คือทรัพยากรที่มีค่าที่สุดในโครงการ

การจัดส่งทุกครั้งที่คุณควรทำนั้นมีขอบเขตเวลา ดังนั้นหากไม่มีการจัดการเวลาที่เหมาะสมโครงการอาจมุ่งหน้าไปสู่หายนะได้

เมื่อพูดถึงการบริหารเวลาโครงการไม่ใช่แค่เวลาของผู้จัดการโครงการ แต่เป็นการบริหารเวลาของทีมโครงการ

การตั้งเวลาเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดการเวลาของโครงการ ในแนวทางนี้กิจกรรมของโครงการมีการประมาณและกำหนดระยะเวลาตามการใช้ทรัพยากรสำหรับแต่ละกิจกรรม

นอกเหนือจากการประมาณการและการจัดสรรทรัพยากรแล้วต้นทุนยังมีบทบาทสำคัญในการบริหารเวลาเสมอ เนื่องจากตารางการทำงานเกินกำหนดมีราคาค่อนข้างแพง

ขั้นตอนของกระบวนการบริหารเวลา

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนหลักในกระบวนการจัดการเวลาของโครงการ แต่ละส่วนจะกล่าวถึงการจัดการเวลาที่แตกต่างกันในโครงการ

1. การกำหนดกิจกรรม

เมื่อพูดถึงโปรเจ็กต์มีสองสามระดับสำหรับระบุกิจกรรม ประการแรกข้อกำหนดระดับสูงแบ่งออกเป็นงานระดับสูงหรือสิ่งที่ส่งมอบ

จากนั้นตามรายละเอียดของงานงาน / สิ่งที่ส่งมอบระดับสูงจะแบ่งออกเป็นกิจกรรมและนำเสนอในรูปแบบของ WBS (โครงสร้างการแบ่งงาน)

2. ลำดับกิจกรรม

ในการจัดการเวลาของโครงการสิ่งสำคัญคือต้องระบุลำดับกิจกรรม กิจกรรมที่ระบุในขั้นตอนก่อนหน้าควรจัดลำดับตามลำดับการดำเนินการ

เมื่อจัดลำดับควรพิจารณาการพึ่งพาระหว่างกันของกิจกรรม

3. การประมาณทรัพยากรสำหรับกิจกรรม

การประมาณจำนวนและประเภทของทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับกิจกรรมจะทำในขั้นตอนนี้ ขึ้นอยู่กับจำนวนทรัพยากรที่จัดสรรสำหรับกิจกรรมระยะเวลาแตกต่างกันไป

ดังนั้นทีมบริหารโครงการควรมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากรเพื่อที่จะบริหารจัดการเวลาของโครงการได้อย่างถูกต้อง

4. การประมาณระยะเวลาและความพยายาม

นี่เป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญในกระบวนการวางแผนโครงการ เนื่องจากการประมาณเป็นเรื่องของเวลา (ระยะเวลา) ขั้นตอนนี้ควรจะเสร็จสมบูรณ์ด้วยความแม่นยำที่สูงขึ้น

สำหรับขั้นตอนนี้มีกลไกการประมาณค่ามากมายดังนั้นโครงการของคุณควรเลือกวิธีที่เหมาะสม

บริษัท ส่วนใหญ่ปฏิบัติตามการประมาณค่าตาม WBS หรือการประมาณการตามคะแนนฟังก์ชันในขั้นตอนนี้

เมื่อการประเมินกิจกรรมเสร็จสิ้นควรระบุเส้นทางวิกฤตของโครงการเพื่อกำหนดระยะเวลาทั้งหมดของโครงการ นี่เป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญสำหรับการจัดการเวลาของโครงการ

5. การพัฒนาตาราง

ในการสร้างตารางเวลาที่ถูกต้องจำเป็นต้องมีพารามิเตอร์บางอย่างจากขั้นตอนก่อนหน้านี้

ลำดับกิจกรรมระยะเวลาของแต่ละกิจกรรมและความต้องการทรัพยากร / การจัดสรรสำหรับแต่ละกิจกรรมเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุด

ในกรณีที่คุณดำเนินการตามขั้นตอนนี้ด้วยตนเองคุณอาจต้องเสียเวลาในการวางแผนโครงการอันมีค่ามากมาย มีชุดซอฟต์แวร์มากมายเช่น Microsoft Project ที่จะช่วยคุณในการพัฒนากำหนดการโครงการที่เชื่อถือได้และแม่นยำ

ตามกำหนดการนี้คุณจะต้องพัฒนาแผนภูมิแกนต์เพื่อตรวจสอบกิจกรรมและเหตุการณ์สำคัญด้วยสายตา

6. การควบคุมกำหนดการ

ไม่มีโครงการใดในโลกที่สามารถดำเนินการได้จริงโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงกำหนดการเดิม ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องอัปเดตกำหนดการโครงการของคุณด้วยการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง

สรุป

การบริหารเวลาเป็นความรับผิดชอบหลักของผู้จัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการควรมีทักษะและความรู้สึกที่ดีในการบริหารเวลา

มีเทคนิคการบริหารเวลาหลายอย่างที่รวมอยู่ในทฤษฎีการจัดการและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ตัวอย่างเช่นรูปแบบการจัดการโครงการ Agile / Scrum มีเทคนิคในการบริหารเวลาเป็นของตัวเอง

นอกจากนี้หากคุณกระตือรือร้นที่จะจัดการเวลาเรียนรู้ให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นคุณสามารถเข้าร่วมหลักสูตรการฝึกอบรมของหนึ่งในผู้ฝึกสอนการจัดการเวลาที่มีชื่อเสียงและได้รับการยอมรับ