เครื่องมือแผนภูมิ RACI

บทนำ

RACI หมายถึง Responsible, Accountable, Consulted and Informed ซึ่งเป็นพารามิเตอร์สี่ตัวที่ใช้ในเมทริกซ์ที่ใช้ในการตัดสินใจ เครื่องมือแผนภูมิ RACI แสดงกิจกรรมที่ดำเนินการภายในองค์กรต่อบุคคลหรือบทบาท

ในองค์กรสามารถจัดสรรหรือมอบหมายบุคคลให้กับบทบาทเฉพาะที่พวกเขารับผิดชอบรับผิดชอบปรึกษาหรือแจ้งให้ทราบได้

เครื่องมือแผนภูมิ RACI เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการระบุบทบาทของพนักงานภายในองค์กร เครื่องมือนี้สามารถใช้งานได้สำเร็จเมื่อเกิดความสับสนในบทบาทภายใน บริษัท ความสับสนในบทบาทอาจนำไปสู่วัฒนธรรมการทำงานที่ไม่ก่อให้เกิดประสิทธิผล

พารามิเตอร์ใน RACI Chart Tool

เครื่องมือแผนภูมิ RACI แสดงถึงพารามิเตอร์สี่ตัวตามที่เราได้ระบุไว้แล้วในบทนำ ต่อไปนี้เป็นความหมายสำหรับแต่ละพารามิเตอร์เหล่านี้:

  • Responsible: นี่คือบุคคลที่ปฏิบัติงานหรือทำงานและเขา / เธอต้องรับผิดชอบต่องานนั้น

  • Accountable: ส่วนใหญ่เป็นผู้รับผิดชอบงานหรืองาน

  • Consulted: บุคคลที่ให้ข้อเสนอแนะมีส่วนร่วมและเมื่อจำเป็น

  • Informed: ผู้รับผิดชอบที่ต้องการทราบการดำเนินการหรือการตัดสินใจ

เครื่องมือ RACI ตัวอย่าง

ประโยชน์ของเครื่องมือแผนภูมิ RACI

ต่อไปนี้เป็นประโยชน์ของเครื่องมือนี้สำหรับองค์กรธุรกิจ:

  • การระบุภาระงานที่ได้รับมอบหมายให้กับพนักงานหรือแผนกเฉพาะ

  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้มองข้ามกระบวนการต่างๆ

  • ดูแลให้มีการอธิบายบทบาทและความรับผิดชอบของผู้ได้รับคัดเลือกใหม่

  • ค้นหาความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างสายงานและความรับผิดชอบโครงการ

  • แจกจ่ายงานระหว่างกลุ่มเพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้น

  • เปิดกว้างในการแก้ไขความขัดแย้งและการอภิปราย

  • การจัดทำเอกสารบทบาทและความรับผิดชอบของบุคคลภายในองค์กร

RACI Chart Tool ใช้อย่างไร?

การระบุหน้าที่หลักและกระบวนการภายในองค์กรเป็นขั้นตอนแรกในการใช้เครื่องมือแผนภูมิ RACI จากนั้นองค์กรจำเป็นต้องร่างกิจกรรมที่เกิดขึ้นและควรหลีกเลี่ยงกิจกรรมเบ็ดเตล็ดใด ๆ

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนโดยละเอียดสำหรับการใช้เครื่องมือแผนภูมิ RACI:

  • อธิบายแต่ละกิจกรรมที่เกิดขึ้น

  • สร้างวลีเพื่อระบุผลลัพธ์ของการตัดสินใจ

  • จำเป็นต้องใช้การตัดสินใจและกิจกรรมกับบทบาทมากกว่าการกำหนดเป้าหมายไปที่บุคคล

  • สร้างเมทริกซ์ซึ่งแสดงถึงบทบาทและกิจกรรมและป้อนรหัส RACI ที่สร้างขึ้น

เมื่อข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้รับการจัดเรียงและป้อนข้อมูลลงในเครื่องมือแผนภูมิ RACI แล้วความคลาดเคลื่อนทั้งหมดจะต้องได้รับการแก้ไข

การเปลี่ยนแปลงประเด็นการจัดการ

เหตุผลหลักในการสร้างเครื่องมือแผนภูมิ RACI คือเพื่อแก้ไขปัญหาขององค์กร พิจารณาจากปัจจัยหลักสามประการ:

  • ความคิดเกี่ยวกับบทบาท: ทัศนคติหรือความคิดของผู้คนที่มีต่อบทบาทในการทำงาน

  • ความคาดหวังในบทบาท: ความคาดหวังของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับบทบาทงานของบุคคลอื่น

  • พฤติกรรมบทบาท: กิจกรรมของผู้คนในหน้าที่การงาน

แนวคิดทั้งสามนี้ช่วยฝ่ายบริหารในการระบุความเข้าใจผิดที่ผู้คนมีต่อบทบาทหน้าที่การงาน

เหตุผลที่ทำให้บทบาทสับสน

แม้ว่าความสับสนในบทบาทจะสามารถแก้ไขได้โดยใช้เครื่องมือแผนภูมิ RACI แต่คุณควรระบุสาเหตุที่อยู่เบื้องหลังความสับสนดังกล่าวเสมอ สิ่งนี้ช่วยให้องค์กรหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าวที่เกิดขึ้นในอนาคต

ต่อไปนี้เป็นสาเหตุบางประการที่ทำให้เกิดความสับสนในบทบาท:

  • ความสมดุลของงานที่ไม่เหมาะสม

  • เวลาว่าง

  • การส่งบอลไร้ความรับผิดชอบ

  • สับสนว่าใครเป็นคนตัดสินใจ

  • การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ

  • De-motivation

  • เติมเวลาว่างด้วยการสร้างและเข้าร่วมในเวลาที่ไม่สำคัญ

  • ไม่สนใจใส่ใจตั้งแต่ไม่มีใครทัศนคติ

เมื่อใดควรใช้เครื่องมือแผนภูมิ RACI

เครื่องมือแผนภูมิ RACI สามารถใช้งานได้สำเร็จภายใต้เงื่อนไขต่อไปนี้

  • เพื่อให้พนักงานได้รับความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบรอบ ๆ กระบวนการทำงาน

  • เพื่อปรับปรุงความเข้าใจในหน้าที่ระหว่างแผนกและความรับผิดชอบภายในแผนก

  • กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมที่กำลังทำงานในโครงการอย่างชัดเจน

ขั้นตอนในการออกแบบเครื่องมือแผนภูมิ RACI

  • ขั้นตอนแรกในการออกแบบเครื่องมือแผนภูมิ RACI คือผู้บริหารจำเป็นต้องระบุกระบวนการหรือฟังก์ชันที่ประสบปัญหา กระบวนการหรือคุณลักษณะจะต้องได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดในแง่ของข้อกำหนดและวัตถุประสงค์

  • ต้องมีการระบุบทบาทหรือหน้าที่การงานในแง่ของสิ่งที่จะได้รับผลกระทบและใครจะเป็นผู้ดำเนินการเปลี่ยนแปลง

  • บทบาทที่จะสร้างขึ้นจะมีเจ้าของ ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องกำหนดบทบาทให้แต่ละบุคคล

  • ระบุว่าใครมีบทบาท R (รับผิดชอบ) จากนั้นจะต้องแสดงรายการในรูปแบบของ A, C และ I เครื่องมือแผนภูมิ RACI ไม่ทำงานในลักษณะที่คนสองคนจะต้องรับผิดชอบ (R) ในสิ่งเดียวกัน

  • ต้องมีการตรวจสอบเพื่อไม่ให้มีรายการซ้ำในกระบวนการ

สรุป

เครื่องมือแผนภูมิ RACI เป็นเครื่องมือในการตัดสินใจที่มีประโยชน์และมีประสิทธิภาพซึ่งช่วยในการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ สิ่งนี้ใช้เพื่อระบุความไร้ประสิทธิภาพของบทบาทองค์กร

ช่วยแก้ไขปัญหาการทำงานที่เกิดขึ้นภายในหน่วยงานหรือระหว่างบุคคล

วัตถุประสงค์หลักของเครื่องมือแผนภูมิ RACI คือการขจัดความสับสนในบทบาทและเพื่อให้สามารถส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้าได้สำเร็จและมีส่วนร่วมในวัตถุประสงค์ขององค์กรในระยะยาว