เครื่องมือแผนภูมิ RACI
บทนำ
RACI หมายถึง Responsible, Accountable, Consulted and Informed ซึ่งเป็นพารามิเตอร์สี่ตัวที่ใช้ในเมทริกซ์ที่ใช้ในการตัดสินใจ เครื่องมือแผนภูมิ RACI แสดงกิจกรรมที่ดำเนินการภายในองค์กรต่อบุคคลหรือบทบาท
ในองค์กรสามารถจัดสรรหรือมอบหมายบุคคลให้กับบทบาทเฉพาะที่พวกเขารับผิดชอบรับผิดชอบปรึกษาหรือแจ้งให้ทราบได้
เครื่องมือแผนภูมิ RACI เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการระบุบทบาทของพนักงานภายในองค์กร เครื่องมือนี้สามารถใช้งานได้สำเร็จเมื่อเกิดความสับสนในบทบาทภายใน บริษัท ความสับสนในบทบาทอาจนำไปสู่วัฒนธรรมการทำงานที่ไม่ก่อให้เกิดประสิทธิผล
พารามิเตอร์ใน RACI Chart Tool
เครื่องมือแผนภูมิ RACI แสดงถึงพารามิเตอร์สี่ตัวตามที่เราได้ระบุไว้แล้วในบทนำ ต่อไปนี้เป็นความหมายสำหรับแต่ละพารามิเตอร์เหล่านี้:
Responsible: นี่คือบุคคลที่ปฏิบัติงานหรือทำงานและเขา / เธอต้องรับผิดชอบต่องานนั้น
Accountable: ส่วนใหญ่เป็นผู้รับผิดชอบงานหรืองาน
Consulted: บุคคลที่ให้ข้อเสนอแนะมีส่วนร่วมและเมื่อจำเป็น
Informed: ผู้รับผิดชอบที่ต้องการทราบการดำเนินการหรือการตัดสินใจ
เครื่องมือ RACI ตัวอย่าง
ประโยชน์ของเครื่องมือแผนภูมิ RACI
ต่อไปนี้เป็นประโยชน์ของเครื่องมือนี้สำหรับองค์กรธุรกิจ:
การระบุภาระงานที่ได้รับมอบหมายให้กับพนักงานหรือแผนกเฉพาะ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้มองข้ามกระบวนการต่างๆ
ดูแลให้มีการอธิบายบทบาทและความรับผิดชอบของผู้ได้รับคัดเลือกใหม่
ค้นหาความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างสายงานและความรับผิดชอบโครงการ
แจกจ่ายงานระหว่างกลุ่มเพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้น
เปิดกว้างในการแก้ไขความขัดแย้งและการอภิปราย
การจัดทำเอกสารบทบาทและความรับผิดชอบของบุคคลภายในองค์กร
RACI Chart Tool ใช้อย่างไร?
การระบุหน้าที่หลักและกระบวนการภายในองค์กรเป็นขั้นตอนแรกในการใช้เครื่องมือแผนภูมิ RACI จากนั้นองค์กรจำเป็นต้องร่างกิจกรรมที่เกิดขึ้นและควรหลีกเลี่ยงกิจกรรมเบ็ดเตล็ดใด ๆ
ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนโดยละเอียดสำหรับการใช้เครื่องมือแผนภูมิ RACI:
อธิบายแต่ละกิจกรรมที่เกิดขึ้น
สร้างวลีเพื่อระบุผลลัพธ์ของการตัดสินใจ
จำเป็นต้องใช้การตัดสินใจและกิจกรรมกับบทบาทมากกว่าการกำหนดเป้าหมายไปที่บุคคล
สร้างเมทริกซ์ซึ่งแสดงถึงบทบาทและกิจกรรมและป้อนรหัส RACI ที่สร้างขึ้น
เมื่อข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้รับการจัดเรียงและป้อนข้อมูลลงในเครื่องมือแผนภูมิ RACI แล้วความคลาดเคลื่อนทั้งหมดจะต้องได้รับการแก้ไข
การเปลี่ยนแปลงประเด็นการจัดการ
เหตุผลหลักในการสร้างเครื่องมือแผนภูมิ RACI คือเพื่อแก้ไขปัญหาขององค์กร พิจารณาจากปัจจัยหลักสามประการ:
ความคิดเกี่ยวกับบทบาท: ทัศนคติหรือความคิดของผู้คนที่มีต่อบทบาทในการทำงาน
ความคาดหวังในบทบาท: ความคาดหวังของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับบทบาทงานของบุคคลอื่น
พฤติกรรมบทบาท: กิจกรรมของผู้คนในหน้าที่การงาน
แนวคิดทั้งสามนี้ช่วยฝ่ายบริหารในการระบุความเข้าใจผิดที่ผู้คนมีต่อบทบาทหน้าที่การงาน
เหตุผลที่ทำให้บทบาทสับสน
แม้ว่าความสับสนในบทบาทจะสามารถแก้ไขได้โดยใช้เครื่องมือแผนภูมิ RACI แต่คุณควรระบุสาเหตุที่อยู่เบื้องหลังความสับสนดังกล่าวเสมอ สิ่งนี้ช่วยให้องค์กรหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าวที่เกิดขึ้นในอนาคต
ต่อไปนี้เป็นสาเหตุบางประการที่ทำให้เกิดความสับสนในบทบาท:
ความสมดุลของงานที่ไม่เหมาะสม
เวลาว่าง
การส่งบอลไร้ความรับผิดชอบ
สับสนว่าใครเป็นคนตัดสินใจ
การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ
De-motivation
เติมเวลาว่างด้วยการสร้างและเข้าร่วมในเวลาที่ไม่สำคัญ
ไม่สนใจใส่ใจตั้งแต่ไม่มีใครทัศนคติ
เมื่อใดควรใช้เครื่องมือแผนภูมิ RACI
เครื่องมือแผนภูมิ RACI สามารถใช้งานได้สำเร็จภายใต้เงื่อนไขต่อไปนี้
เพื่อให้พนักงานได้รับความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบรอบ ๆ กระบวนการทำงาน
เพื่อปรับปรุงความเข้าใจในหน้าที่ระหว่างแผนกและความรับผิดชอบภายในแผนก
กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมที่กำลังทำงานในโครงการอย่างชัดเจน
ขั้นตอนในการออกแบบเครื่องมือแผนภูมิ RACI
ขั้นตอนแรกในการออกแบบเครื่องมือแผนภูมิ RACI คือผู้บริหารจำเป็นต้องระบุกระบวนการหรือฟังก์ชันที่ประสบปัญหา กระบวนการหรือคุณลักษณะจะต้องได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดในแง่ของข้อกำหนดและวัตถุประสงค์
ต้องมีการระบุบทบาทหรือหน้าที่การงานในแง่ของสิ่งที่จะได้รับผลกระทบและใครจะเป็นผู้ดำเนินการเปลี่ยนแปลง
บทบาทที่จะสร้างขึ้นจะมีเจ้าของ ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องกำหนดบทบาทให้แต่ละบุคคล
ระบุว่าใครมีบทบาท R (รับผิดชอบ) จากนั้นจะต้องแสดงรายการในรูปแบบของ A, C และ I เครื่องมือแผนภูมิ RACI ไม่ทำงานในลักษณะที่คนสองคนจะต้องรับผิดชอบ (R) ในสิ่งเดียวกัน
ต้องมีการตรวจสอบเพื่อไม่ให้มีรายการซ้ำในกระบวนการ
สรุป
เครื่องมือแผนภูมิ RACI เป็นเครื่องมือในการตัดสินใจที่มีประโยชน์และมีประสิทธิภาพซึ่งช่วยในการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ สิ่งนี้ใช้เพื่อระบุความไร้ประสิทธิภาพของบทบาทองค์กร
ช่วยแก้ไขปัญหาการทำงานที่เกิดขึ้นภายในหน่วยงานหรือระหว่างบุคคล
วัตถุประสงค์หลักของเครื่องมือแผนภูมิ RACI คือการขจัดความสับสนในบทบาทและเพื่อให้สามารถส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้าได้สำเร็จและมีส่วนร่วมในวัตถุประสงค์ขององค์กรในระยะยาว