การจัดการการสื่อสาร

บทนำ

บ่อยครั้งที่คุณเจอองค์กรที่เน้นความสำคัญของการจัดการการสื่อสารที่ดี เป็นเรื่องที่เห็นได้ชัดสำหรับองค์กรที่จะมีการจัดการการสื่อสารที่เหมาะสม

เมื่อบรรลุเป้าหมายแล้วองค์กรก็เข้าใกล้การบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจโดยรวมอีกขั้นหนึ่ง การจัดการการสื่อสารหมายถึงแผนการที่เป็นระบบซึ่งดำเนินการและตรวจสอบช่องทางและเนื้อหาของการสื่อสาร

ในการเป็นผู้จัดการที่ดีเราต้องมีแนวทางรับมือในกรณีฉุกเฉินในการสื่อสารกับพนักงาน

การจัดการการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพถือเป็นเส้นชีวิตสำหรับหลายโครงการที่องค์กรดำเนินการตลอดจนแผนกใด ๆ ขององค์กร

การจัดการการสื่อสาร Five W

W ทั้งห้าในการสื่อสารมีความสำคัญและจำเป็นต้องได้รับการแก้ไขเพื่อให้โครงการหรือหน้าที่ขององค์กรประสบความสำเร็จโดยการจัดการการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้เป็นห้าของการจัดการการสื่อสารของ W:

• ข้อมูลใดที่จำเป็นสำหรับโครงการ

• ใครต้องการข้อมูลและต้องการข้อมูลประเภทใด

• ระยะเวลาที่ต้องการข้อมูลคืออะไร?

• ต้องการข้อมูลประเภทใดหรือรูปแบบใด

• ใครคือบุคคลที่จะต้องรับผิดชอบในการส่งข้อมูลที่เรียงกัน?

ห้า W ในการจัดการการสื่อสารเป็นเพียงแนวทางเท่านั้น ดังนั้นคุณจำเป็นต้องคำนึงถึงข้อพิจารณาอื่น ๆ เช่นค่าใช้จ่ายและการเข้าถึงข้อมูล

กระบวนการสื่อสาร

วัตถุประสงค์หลักของการจัดการการสื่อสารคือเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะไหลลื่นระหว่างคนสองคนหรือกลุ่ม

ให้เราตรวจสอบกระบวนการสื่อสารด้วยการใช้แผนภาพ

กระบวนการสื่อสารประกอบด้วยสามหน่วยงานหลัก ผู้ส่งส่งข้อความผ่านช่องไปยังผู้รับ ตามแผนภาพด้านบนผู้ส่งจะพัฒนาแนวคิดก่อนจากนั้นจึงสามารถประมวลผลเป็นข้อความได้

ข้อความนี้ถูกส่งไปยังผู้รับ ผู้รับต้องตีความข้อความเพื่อให้เข้าใจความหมาย

เมื่อพูดถึงการตีความควรใช้บริบทของข้อความเพื่อให้ได้มาซึ่งความหมาย นอกจากนี้สำหรับรูปแบบกระบวนการสื่อสารนี้คุณจะใช้การเข้ารหัสและถอดรหัส

การเข้ารหัสหมายถึงการพัฒนาข้อความและการถอดรหัสหมายถึงการตีความหรือทำความเข้าใจข้อความ นอกจากนี้คุณจะสังเกตเห็นปัจจัยป้อนกลับซึ่งทั้งผู้ส่งและผู้รับเกี่ยวข้อง

ข้อเสนอแนะเป็นสิ่งสำคัญสำหรับกระบวนการสื่อสารใด ๆ ที่จะประสบความสำเร็จ คำติชมช่วยให้ผู้จัดการหรือหัวหน้างานสามารถวิเคราะห์ได้ว่าผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าใจข้อมูลที่ให้มาและทราบผลการปฏิบัติงานได้ดีเพียงใด

วิธีการสื่อสาร

การทำความเข้าใจกระบวนการสื่อสารเพียงอย่างเดียวจะไม่รับประกันความสำเร็จสำหรับผู้จัดการหรือองค์กร ผู้จัดการจำเป็นต้องตระหนักถึงวิธีการที่ใช้ในกระบวนการสื่อสาร

วิธีการสื่อสารมาตรฐานที่ผู้จัดการและองค์กรต่างๆทั่วโลกใช้กันอย่างแพร่หลายไม่ว่าจะเป็นวิธีการเขียนหรือพูด

นอกเหนือจากกลไกทั้งสองนี้แล้วการสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูดก็เป็นอีกวิธีที่โดดเด่นที่ใช้ในการประเมินการสื่อสารภายในองค์กร

การสื่อสารที่ไม่ใช่คำพูดหมายถึงการใช้ภาษากายเป็นวิธีการสื่อสาร วิธีนี้จะรวมถึงท่าทางการกระทำลักษณะทางกายภาพตลอดจนลักษณะใบหน้าและท่าที

แม้ว่าวิธีการเหล่านี้ส่วนใหญ่จะยังคงใช้อยู่ในส่วนใหญ่ขององค์กร แต่การใช้อีเมลและสื่ออิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ เป็นวิธีการสื่อสารทำให้ความจำเป็นในการสื่อสารแบบตัวต่อตัวลดน้อยลง

บางครั้งอาจนำไปสู่สถานการณ์ที่ทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้องไม่ไว้วางใจหรือรู้สึกสบายใจซึ่งกันและกันและข้อความเหล่านี้อาจตีความผิดได้ง่าย

ทักษะการสื่อสารด้วยปากเปล่า

การสื่อสารด้วยปากเปล่าส่วนใหญ่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการจัดการการสื่อสาร ตัวอย่างเช่นหากผู้จัดการไม่พูดคุยหรือพูดให้ชัดเจนกับทีมขายสิ่งนี้อาจนำไปสู่ความแตกต่างในวัตถุประสงค์และความสำเร็จ

มีสองลักษณะของการสื่อสารด้วยปากเปล่าการฟังอย่างกระตือรือร้นและการตอบรับที่สร้างสรรค์

การฟังที่ใช้งานอยู่

นี่คือที่ที่บุคคลที่ได้รับข้อความให้ความสำคัญกับข้อมูลตีความและจดจำ

ดังที่คุณควรทราบการฟังช่วยให้คุณสนใจและทำตามประเด็นบางประการซึ่งแสดงให้เห็นถึงการฟังอย่างกระตือรือร้น

• สบตากับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

• อย่าลืมชี้แจงคำถามหากยังไม่ชัดเจน

• หลีกเลี่ยงการใช้ท่าทางที่ทำให้เสียสมาธิหรืออึดอัด

ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์

นี่คือจุดที่ผู้จัดการล้มเหลวเกือบตลอดเวลา ข้อเสนอแนะต้องเป็นไปอย่างสร้างสรรค์จากนั้นจะช่วยให้พนักงานสามารถกำหนดรูปแบบการปฏิบัติงานของตนได้แทนที่จะเป็นเพียงคำวิจารณ์

สรุป

การจัดการการสื่อสารมีความสำคัญสำหรับองค์กรใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงขนาดขององค์กร มีส่วนช่วยในการบรรลุวัตถุประสงค์โดยรวมของ บริษัท รวมทั้งสร้างสภาพแวดล้อมที่เป็นบวกและเป็นมิตร

กระบวนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพภายในองค์กรจะนำไปสู่การเพิ่มผลกำไรความพึงพอใจของพนักงานที่สูงและการจดจำแบรนด์