กฎบัตรโครงการ

บทนำ

กฎบัตรโครงการหมายถึงคำแถลงวัตถุประสงค์ในโครงการ คำแถลงนี้ยังกำหนดเป้าหมายของโครงการโดยละเอียดบทบาทและความรับผิดชอบระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและระดับอำนาจของผู้จัดการโครงการ

ทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับโครงการในอนาคตรวมทั้งเป็นวัสดุสำคัญในระบบการจัดการความรู้ขององค์กร

กฎบัตรโครงการเป็นเอกสารสั้น ๆ ที่ประกอบด้วยคำขอเสนอขายใหม่หรือคำขอข้อเสนอ เอกสารนี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการโครงการซึ่งกำหนดโดย Initiative for Policy Dialogue (IPD) และ Customer Relationship Management (CRM)

บทบาทของกฎบัตรโครงการ

ต่อไปนี้เป็นบทบาทของกฎบัตรโครงการ:

• จัดทำเอกสารเหตุผลในการดำเนินโครงการ

• สรุปวัตถุประสงค์และข้อ จำกัด ที่โครงการต้องเผชิญ

• ให้แนวทางแก้ไขปัญหาในมือ

• ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของโครงการ

ประโยชน์ของกฎบัตรโครงการ

ต่อไปนี้เป็นประโยชน์ที่โดดเด่นของกฎบัตรโครงการสำหรับโครงการ:

• ปรับปรุงและปูทางไปสู่ความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดี

• กฎบัตรโครงการยังทำงานเป็นเครื่องมือที่ช่วยปรับปรุงกระบวนการจัดการโครงการ

• นอกจากนี้ยังสามารถปรับปรุงการสื่อสารในระดับภูมิภาคและสำนักงานใหญ่ให้ดีขึ้นได้อีกด้วย

• การมีกฎบัตรโครงการสามารถได้รับการสนับสนุนโครงการ

• กฎบัตรโครงการตระหนักถึงบทบาทผู้บริหารระดับสูง

• ช่วยให้เกิดความก้าวหน้าซึ่งมุ่งเป้าไปที่การบรรลุแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรม

องค์ประกอบในกฎบัตรโครงการ

เนื่องจากกฎบัตรโครงการเป็นเครื่องมือในการวางแผนโครงการซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ไขปัญหาหรือโอกาสองค์ประกอบด้านล่างจึงมีความจำเป็นสำหรับโครงการเช่าเหมาลำที่ดี

สำหรับโครงการเช่าเหมาลำที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องจัดการกับองค์ประกอบสำคัญเหล่านี้:

• เอกลักษณ์ของโครงการ

• เวลา: วันที่เริ่มต้นและกำหนดเวลาสำหรับโครงการ

• ผู้เกี่ยวข้องในโครงการ.

• ระบุวัตถุประสงค์และกำหนดเป้าหมาย

• เหตุผลในการทำกฎบัตรโครงการซึ่งมักเรียกว่า 'กรณีธุรกิจ'

• คำอธิบายโดยละเอียดของปัญหาหรือโอกาส

• ผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับจากโครงการ

• ผลลัพธ์ที่คาดหวังได้ในแง่ของประสิทธิภาพ

• วันที่คาดว่าจะบรรลุวัตถุประสงค์

• กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของผู้เข้าร่วมที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจน

• ความต้องการทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ที่จะบรรลุ

• อุปสรรคและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

• แผนการสื่อสารที่มีข้อมูลและมีประสิทธิผล

จากองค์ประกอบข้างต้นทั้งหมดมีองค์ประกอบที่สำคัญและจำเป็นที่สุดสามประการที่ต้องมีการปรับปรุงเพิ่มเติม

กรณีธุรกิจ

สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความจำเป็นในการจัดทำกฎบัตรโครงการ กรณีธุรกิจควรกำหนดผลประโยชน์ที่ได้รับจากการดำเนินการตามกฎบัตรโครงการ ผลประโยชน์ไม่จำเป็นต้องเป็นเพียงด้านการเงินเช่นรายได้การลดต้นทุน ฯลฯ แต่ยังรวมถึงผลประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับด้วย

ต่อไปนี้เป็นลักษณะของกรณีทางธุรกิจที่ดี:

• เหตุผลในการดำเนินโครงการ

• ประโยชน์ที่ได้รับจากการดำเนินโครงการตอนนี้

• ผลของการไม่ทำโครงการ.

• ปัจจัยที่จะสรุปได้ว่าเหมาะสมกับเป้าหมายทางธุรกิจ

ขอบเขตโครงการ

ตามชื่อหมายถึงขอบเขตที่โครงการจะมอบให้แก่ธุรกิจหากพวกเขาดำเนินโครงการ

ก่อนที่จะทำโครงการจำเป็นต้องจัดการข้อกังวลต่อไปนี้:

• ต้องพิจารณาภายในขอบเขตและนอกขอบเขต

• กระบวนการที่แต่ละทีมจะมุ่งเน้น.

• จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ

• ความพร้อมของทรัพยากร

• ข้อ จำกัด ที่ทีมจะทำงาน

• ข้อ จำกัด ด้านเวลา

• ผลกระทบต่อภาระงานปกติหากต้องดำเนินโครงการ

ความต้องการแผนการสื่อสารที่ดี

ความจำเป็นในการวางแผนการสื่อสารที่ดีถือเป็นความจำเป็นสูงสุดในการวางแผนโครงการ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องทำงานเพื่อสร้างแผนการสื่อสารที่ดีซึ่งจะช่วยในการบรรลุวัตถุประสงค์โดยรวมของกฎบัตรโครงการ

เมื่อสร้างแผนการสื่อสารผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

• Who - ความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลที่เข้าร่วมโครงการ

• What - แรงจูงใจและเหตุผลของแผนการสื่อสาร

• Where - ตำแหน่งที่ผู้รับสามารถค้นหาข้อมูลได้

• When - ระยะเวลาและความถี่ของแผนการสื่อสาร

• How - กลไกที่ใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสาร

• Whom - ผู้รับการสื่อสาร

สรุป

กฎบัตรโครงการไม่เพียง แต่เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการวางแผนโครงการเท่านั้น แต่ยังเป็นกลไกการสื่อสารที่ทำหน้าที่อ้างอิง โครงการที่มีการวางแผนอย่างดีพร้อมแผนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะนำมาซึ่งความสำเร็จอย่างแน่นอนสำหรับโครงการที่ดำเนินการอยู่ในมือ

ดังนั้นกฎบัตรโครงการควรเป็นหนึ่งในเอกสารที่อ้างถึงบ่อยในโครงการและทีมงานโครงการทั้งหมดจำเป็นต้องทราบถึงเนื้อหาของกฎบัตรโครงการ นี่คือองค์ประกอบสำคัญสำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จ