กฎบัตรโครงการ

บทนำ

กฎบัตรโครงการหมายถึงคำแถลงวัตถุประสงค์ในโครงการ คำแถลงนี้ยังกำหนดเป้าหมายของโครงการโดยละเอียดบทบาทและความรับผิดชอบระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและระดับอำนาจของผู้จัดการโครงการ

ทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับโครงการในอนาคตรวมทั้งเป็นวัสดุสำคัญในระบบการจัดการความรู้ขององค์กร

กฎบัตรโครงการเป็นเอกสารสั้น ๆ ที่ประกอบด้วยคำขอเสนอขายใหม่หรือคำขอข้อเสนอ เอกสารนี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการโครงการซึ่งกำหนดโดย Initiative for Policy Dialogue (IPD) และ Customer Relationship Management (CRM)

บทบาทของกฎบัตรโครงการ

ต่อไปนี้เป็นบทบาทของกฎบัตรโครงการ:

  • จัดทำเอกสารเหตุผลในการดำเนินโครงการ

  • สรุปวัตถุประสงค์และข้อ จำกัด ที่โครงการต้องเผชิญ

  • ให้แนวทางแก้ไขปัญหาในมือ

  • ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของโครงการ

ประโยชน์ของกฎบัตรโครงการ

ต่อไปนี้เป็นประโยชน์ที่โดดเด่นของกฎบัตรโครงการสำหรับโครงการ:

  • ปรับปรุงและปูทางไปสู่ความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดี

  • กฎบัตรโครงการยังทำงานเป็นเครื่องมือที่ช่วยปรับปรุงกระบวนการจัดการโครงการ

  • นอกจากนี้ยังสามารถปรับปรุงการสื่อสารในระดับภูมิภาคและสำนักงานใหญ่ให้ดีขึ้นได้อีกด้วย

  • การมีกฎบัตรโครงการสามารถได้รับการสนับสนุนโครงการ

  • กฎบัตรโครงการตระหนักถึงบทบาทผู้บริหารระดับสูง

  • ช่วยให้เกิดความก้าวหน้าซึ่งมุ่งเป้าไปที่การบรรลุแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรม

องค์ประกอบในกฎบัตรโครงการ

เนื่องจากกฎบัตรโครงการเป็นเครื่องมือในการวางแผนโครงการซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ไขปัญหาหรือโอกาสองค์ประกอบด้านล่างจึงมีความจำเป็นสำหรับโครงการเช่าเหมาลำที่ดี

สำหรับโครงการเช่าเหมาลำที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องจัดการกับองค์ประกอบสำคัญเหล่านี้:

  • เอกลักษณ์ของโครงการ

  • เวลา: วันที่เริ่มต้นและกำหนดเวลาสำหรับโครงการ

  • ผู้เกี่ยวข้องในโครงการ.

  • ระบุวัตถุประสงค์และกำหนดเป้าหมาย

  • เหตุผลในการทำกฎบัตรโครงการซึ่งมักเรียกว่า 'กรณีธุรกิจ'

  • คำอธิบายโดยละเอียดของปัญหาหรือโอกาส

  • ผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับจากโครงการ

  • ผลลัพธ์ที่คาดหวังได้ในแง่ของประสิทธิภาพ

  • วันที่คาดว่าจะบรรลุวัตถุประสงค์

  • กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของผู้เข้าร่วมที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจน

  • ความต้องการทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ที่จะบรรลุ

  • อุปสรรคและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

  • แผนการสื่อสารที่มีข้อมูลและมีประสิทธิผล

จากองค์ประกอบข้างต้นทั้งหมดมีองค์ประกอบที่สำคัญและจำเป็นที่สุดสามประการที่ต้องมีการปรับปรุงเพิ่มเติม

กรณีธุรกิจ

สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความจำเป็นในการจัดทำกฎบัตรโครงการ กรณีธุรกิจควรกำหนดผลประโยชน์ที่ได้รับจากการดำเนินการตามกฎบัตรโครงการ ผลประโยชน์ไม่จำเป็นต้องเป็นเพียงด้านการเงินเช่นรายได้การลดต้นทุน ฯลฯ แต่ยังรวมถึงผลประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับด้วย

ต่อไปนี้เป็นลักษณะของกรณีทางธุรกิจที่ดี:

  • เหตุผลในการดำเนินโครงการ

  • ประโยชน์ที่ได้รับจากการดำเนินโครงการตอนนี้

  • ผลของการไม่ทำโครงการ.

  • ปัจจัยที่จะสรุปได้ว่าเหมาะสมกับเป้าหมายทางธุรกิจ

ขอบเขตโครงการ

ตามชื่อหมายถึงขอบเขตที่โครงการจะมอบให้แก่ธุรกิจหากพวกเขาดำเนินโครงการ

ก่อนที่จะทำโครงการจำเป็นต้องจัดการข้อกังวลต่อไปนี้:

  • ต้องพิจารณาภายในขอบเขตและนอกขอบเขต

  • กระบวนการที่แต่ละทีมจะมุ่งเน้น.

  • จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ

  • ความพร้อมของทรัพยากร

  • ข้อ จำกัด ที่ทีมจะทำงาน

  • ข้อ จำกัด ด้านเวลา

  • ผลกระทบต่อภาระงานปกติหากต้องดำเนินโครงการ

ความต้องการแผนการสื่อสารที่ดี

ความจำเป็นในการวางแผนการสื่อสารที่ดีถือเป็นความจำเป็นสูงสุดในการวางแผนโครงการ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องทำงานเพื่อสร้างแผนการสื่อสารที่ดีซึ่งจะช่วยในการบรรลุวัตถุประสงค์โดยรวมของกฎบัตรโครงการ

เมื่อสร้างแผนการสื่อสารผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

  • Who - ความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลที่เข้าร่วมโครงการ

  • What - แรงจูงใจและเหตุผลของแผนการสื่อสาร

  • Where - ตำแหน่งที่ผู้รับสามารถค้นหาข้อมูลได้

  • When - ระยะเวลาและความถี่ของแผนการสื่อสาร

  • How - กลไกที่ใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสาร

  • Whom - ผู้รับการสื่อสาร

สรุป

กฎบัตรโครงการไม่เพียง แต่เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการวางแผนโครงการเท่านั้น แต่ยังเป็นกลไกการสื่อสารที่ทำหน้าที่อ้างอิง โครงการที่มีการวางแผนอย่างดีพร้อมแผนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะนำมาซึ่งความสำเร็จอย่างแน่นอนสำหรับโครงการที่ดำเนินการอยู่ในมือ

ดังนั้นกฎบัตรโครงการควรเป็นหนึ่งในเอกสารที่อ้างถึงบ่อยในโครงการและทีมงานโครงการทั้งหมดจำเป็นต้องทราบถึงเนื้อหาของกฎบัตรโครงการ นี่คือองค์ประกอบสำคัญสำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จ