การรวบรวมความต้องการ

บทนำ

เมื่อพูดถึงโครงการประเภทใดก็ตามการรวบรวมความต้องการมีบทบาทสำคัญ การรวบรวมข้อกำหนดไม่เพียง แต่มีความสำคัญสำหรับโครงการเท่านั้น แต่ยังมีความสำคัญต่อฟังก์ชันการจัดการโครงการอีกด้วย

สำหรับโครงการการทำความเข้าใจในสิ่งที่โครงการจะส่งมอบในที่สุดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จ ด้วยข้อกำหนดการจัดการโครงการสามารถกำหนดการส่งมอบที่สิ้นสุดของโครงการและวิธีการส่งมอบสุดท้ายควรตอบสนองความต้องการเฉพาะของลูกค้า

แม้ว่าการรวบรวมข้อกำหนดจะดูค่อนข้างตรงไปตรงมา น่าแปลกที่นี่เป็นหนึ่งในขั้นตอนของโครงการที่โครงการส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยความผิดพลาด โดยทั่วไปโครงการที่ล้มเหลวส่วนใหญ่ล้มเหลวเนื่องจากการรวบรวมข้อกำหนดที่ไม่ถูกต้องหรือไม่เพียงพอ เราจะพูดถึงเรื่องนี้ในส่วนต่อไปนี้

ต่อไปนี้เป็นภาพประกอบที่ระบุว่าคอลเลกชันข้อกำหนดมาในโครงการ:

ความสำคัญของข้อกำหนด

ลองดูโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์เป็นตัวอย่าง เมื่อการเริ่มต้นโครงการสิ้นสุดลงทีมนักวิเคราะห์ธุรกิจจะรีบรวบรวมข้อกำหนด ทีม BA (นักวิเคราะห์ธุรกิจ) ใช้วิธีการต่างๆเพื่อจับความต้องการของโครงการแล้วส่งผ่านข้อกำหนดไปยังทีมโครงการ เมื่อความต้องการทางธุรกิจถูกแปลงเป็นข้อกำหนดทางเทคนิคการใช้งานจะเริ่มขึ้น

แม้ว่าวงจรข้างต้นจะดูค่อนข้างปกติและปราศจากปัญหา แต่ความเป็นจริงก็แตกต่างกันบ้าง ในกรณีส่วนใหญ่ทีม BA ไม่สามารถจับข้อกำหนดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ พวกเขามักจะมองข้ามข้อกำหนดบางส่วน ในระหว่างการก่อสร้างโครงการโดยปกติลูกค้าจะรับรู้ถึงช่องว่างของข้อกำหนดของโครงการ

ทีมงานโครงการจะต้องดำเนินการตามข้อกำหนดที่ขาดหายไปโดยไม่มีการชำระเงินเพิ่มเติมให้กับลูกค้าหรือกับคำขอเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการอนุมัติจากลูกค้า ในกรณีที่เป็นความผิดของทีม BA ผู้ให้บริการอาจต้องรับภาระค่าใช้จ่ายในการดำเนินการตามข้อกำหนดที่ขาดหายไป ในกรณีเช่นนี้หากความพยายามสำหรับข้อกำหนดที่ขาดหายไปส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อต้นทุนของโครงการโครงการอาจเป็นความสูญเสียทางการเงินสำหรับผู้ให้บริการ

ดังนั้นกระบวนการรวบรวมความต้องการจึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของโครงการใด ๆ

กระบวนการรวบรวมข้อกำหนด

เพื่อวัตถุประสงค์ในการรวบรวมความต้องการนักวิเคราะห์ธุรกิจใช้วิธีการบางอย่าง วิธีการเหล่านี้มักจะแตกต่างกันไปในแต่ละโครงการและองค์กรไคลเอนต์หนึ่งไปยังอีกโครงการหนึ่ง

โดยปกติแล้วข้อกำหนดสำหรับระบบใหม่จะรวบรวมจากผู้ใช้ปลายทางที่มีศักยภาพของระบบ วิธีการที่ใช้ในการรวบรวมข้อกำหนดจากผู้ใช้ปลายทางเหล่านี้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะของผู้ใช้ปลายทาง ตัวอย่างเช่นหากมีผู้ใช้ปลายทางจำนวนมากก็สามารถใช้วิธีการเวิร์กชอปในการรวบรวมข้อกำหนดได้

ในวิธีนี้ผู้ใช้ปลายทางทั้งหมดจะถูกขอให้เข้าร่วมเวิร์กชอป ในเวิร์กชอปนี้นักวิเคราะห์ธุรกิจจะมีส่วนร่วมกับผู้ใช้และรวบรวมข้อกำหนดสำหรับระบบใหม่ บางครั้งเซสชันเวิร์กชอปจะถูกบันทึกวิดีโอเพื่อตรวจสอบและรวบรวมความคิดเห็นของผู้ใช้

หากฐานผู้ใช้มีจำนวนค่อนข้างน้อยนักวิเคราะห์ธุรกิจสามารถสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัวได้ นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการค้นหาข้อกำหนดที่จำเป็นทั้งหมดเนื่องจากนักวิเคราะห์ธุรกิจสามารถถามคำถามทั้งหมดและถามข้ามได้เช่นกัน

ผู้ถามสามารถใช้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับขั้นตอนการรวบรวมข้อกำหนด แต่ไม่ควรเป็นวิธีเดียวในการโต้ตอบกับผู้ใช้ปลายทาง ควรใช้ผู้ถามเป็นคุณลักษณะสนับสนุนสำหรับการสัมภาษณ์หรือการประชุมเชิงปฏิบัติการ

นอกเหนือจากวิธีการข้างต้นแล้วยังมีวิธีการเฉพาะอื่น ๆ อีกมากมายที่สามารถใช้สำหรับเงื่อนไขเฉพาะได้

เคล็ดลับสำหรับการรวบรวมข้อกำหนดที่ประสบความสำเร็จ

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการในการทำให้กระบวนการรวบรวมข้อกำหนดประสบความสำเร็จ:

  • อย่าคิดว่าคุณรู้ความต้องการของลูกค้า สิ่งที่คุณมักจะคิดอาจแตกต่างไปจากที่ลูกค้าต้องการ ดังนั้นควรตรวจสอบกับลูกค้าเสมอเมื่อคุณมีข้อสันนิษฐานหรือมีข้อสงสัย

  • ให้ผู้ใช้ปลายทางมีส่วนร่วมตั้งแต่เริ่มต้น รับการสนับสนุนจากพวกเขาสำหรับสิ่งที่คุณทำ

  • ในระดับเริ่มต้นกำหนดขอบเขตและรับข้อตกลงของลูกค้า สิ่งนี้ช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่ขอบเขตของคุณลักษณะได้สำเร็จ

  • เมื่อคุณอยู่ในกระบวนการรวบรวมข้อกำหนดตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อกำหนดนั้นเป็นจริงเฉพาะเจาะจงและสามารถวัดผลได้

  • มุ่งเน้นไปที่การทำเอกสารข้อกำหนดให้ชัดเจน เอกสารความต้องการเป็นวิธีเดียวที่จะทำให้ลูกค้าและผู้ให้บริการตกลงกันได้ ดังนั้นจึงไม่ควรมีพื้นที่สีเทาในเอกสารนี้ หากมีพื้นที่สีเทาให้พิจารณาว่าอาจทำให้เกิดปัญหาทางธุรกิจได้

  • อย่าพูดคุยเกี่ยวกับโซลูชันหรือเทคโนโลยีกับลูกค้าจนกว่าจะรวบรวมข้อกำหนดทั้งหมด คุณไม่อยู่ในฐานะที่จะสัญญาหรือบ่งชี้อะไรกับลูกค้าจนกว่าคุณจะชัดเจนเกี่ยวกับข้อกำหนด

  • ก่อนที่จะย้ายไปยังขั้นตอนอื่น ๆ ของโปรเจ็กต์โปรดรับเอกสารข้อกำหนดที่ลูกค้าลงนาม

  • หากจำเป็นให้สร้างต้นแบบเพื่อแสดงให้เห็นถึงข้อกำหนด

สรุป

การรวบรวมความต้องการเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของโครงการ หากทีมโครงการไม่สามารถรวบรวมข้อกำหนดที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับโซลูชันได้โครงการจะดำเนินการโดยมีความเสี่ยง ซึ่งอาจนำไปสู่ข้อพิพาทและความขัดแย้งมากมายในอนาคตและส่งผลให้ความสัมพันธ์ทางธุรกิจเสียหายอย่างรุนแรง

ดังนั้นการรวบรวมความต้องการถือเป็นความรับผิดชอบหลักของทีมงานโครงการ จนกว่าข้อกำหนดจะถูกลงนามอย่าสัญญาหรือแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับลักษณะของการแก้ปัญหา