การรวบรวมความต้องการ
บทนำ
เมื่อพูดถึงโครงการประเภทใดก็ตามการรวบรวมความต้องการมีบทบาทสำคัญ การรวบรวมข้อกำหนดไม่เพียง แต่มีความสำคัญสำหรับโครงการเท่านั้น แต่ยังมีความสำคัญต่อฟังก์ชันการจัดการโครงการอีกด้วย
สำหรับโครงการการทำความเข้าใจในสิ่งที่โครงการจะส่งมอบในที่สุดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จ ด้วยข้อกำหนดการจัดการโครงการสามารถกำหนดการส่งมอบที่สิ้นสุดของโครงการและวิธีการส่งมอบสุดท้ายควรตอบสนองความต้องการเฉพาะของลูกค้า
แม้ว่าการรวบรวมข้อกำหนดจะดูค่อนข้างตรงไปตรงมา น่าแปลกที่นี่เป็นหนึ่งในขั้นตอนของโครงการที่โครงการส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยความผิดพลาด โดยทั่วไปโครงการที่ล้มเหลวส่วนใหญ่ล้มเหลวเนื่องจากการรวบรวมข้อกำหนดที่ไม่ถูกต้องหรือไม่เพียงพอ เราจะพูดถึงเรื่องนี้ในส่วนต่อไปนี้
ต่อไปนี้เป็นภาพประกอบที่ระบุว่าคอลเลกชันข้อกำหนดมาในโครงการ:
ความสำคัญของข้อกำหนด
ลองดูโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์เป็นตัวอย่าง เมื่อการเริ่มต้นโครงการสิ้นสุดลงทีมนักวิเคราะห์ธุรกิจจะรีบรวบรวมข้อกำหนด ทีม BA (นักวิเคราะห์ธุรกิจ) ใช้วิธีการต่างๆเพื่อจับความต้องการของโครงการแล้วส่งผ่านข้อกำหนดไปยังทีมโครงการ เมื่อความต้องการทางธุรกิจถูกแปลงเป็นข้อกำหนดทางเทคนิคการใช้งานจะเริ่มขึ้น
แม้ว่าวงจรข้างต้นจะดูค่อนข้างปกติและปราศจากปัญหา แต่ความเป็นจริงก็แตกต่างกันบ้าง ในกรณีส่วนใหญ่ทีม BA ไม่สามารถจับข้อกำหนดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ พวกเขามักจะมองข้ามข้อกำหนดบางส่วน ในระหว่างการก่อสร้างโครงการโดยปกติลูกค้าจะรับรู้ถึงช่องว่างของข้อกำหนดของโครงการ
ทีมงานโครงการจะต้องดำเนินการตามข้อกำหนดที่ขาดหายไปโดยไม่มีการชำระเงินเพิ่มเติมให้กับลูกค้าหรือกับคำขอเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการอนุมัติจากลูกค้า ในกรณีที่เป็นความผิดของทีม BA ผู้ให้บริการอาจต้องรับภาระค่าใช้จ่ายในการดำเนินการตามข้อกำหนดที่ขาดหายไป ในกรณีเช่นนี้หากความพยายามสำหรับข้อกำหนดที่ขาดหายไปส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อต้นทุนของโครงการโครงการอาจเป็นความสูญเสียทางการเงินสำหรับผู้ให้บริการ
ดังนั้นกระบวนการรวบรวมความต้องการจึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของโครงการใด ๆ
กระบวนการรวบรวมข้อกำหนด
เพื่อวัตถุประสงค์ในการรวบรวมความต้องการนักวิเคราะห์ธุรกิจใช้วิธีการบางอย่าง วิธีการเหล่านี้มักจะแตกต่างกันไปในแต่ละโครงการและองค์กรไคลเอนต์หนึ่งไปยังอีกโครงการหนึ่ง
โดยปกติแล้วข้อกำหนดสำหรับระบบใหม่จะรวบรวมจากผู้ใช้ปลายทางที่มีศักยภาพของระบบ วิธีการที่ใช้ในการรวบรวมข้อกำหนดจากผู้ใช้ปลายทางเหล่านี้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะของผู้ใช้ปลายทาง ตัวอย่างเช่นหากมีผู้ใช้ปลายทางจำนวนมากก็สามารถใช้วิธีการเวิร์กชอปในการรวบรวมข้อกำหนดได้
ในวิธีนี้ผู้ใช้ปลายทางทั้งหมดจะถูกขอให้เข้าร่วมเวิร์กชอป ในเวิร์กชอปนี้นักวิเคราะห์ธุรกิจจะมีส่วนร่วมกับผู้ใช้และรวบรวมข้อกำหนดสำหรับระบบใหม่ บางครั้งเซสชันเวิร์กชอปจะถูกบันทึกวิดีโอเพื่อตรวจสอบและรวบรวมความคิดเห็นของผู้ใช้
หากฐานผู้ใช้มีจำนวนค่อนข้างน้อยนักวิเคราะห์ธุรกิจสามารถสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัวได้ นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการค้นหาข้อกำหนดที่จำเป็นทั้งหมดเนื่องจากนักวิเคราะห์ธุรกิจสามารถถามคำถามทั้งหมดและถามข้ามได้เช่นกัน
ผู้ถามสามารถใช้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับขั้นตอนการรวบรวมข้อกำหนด แต่ไม่ควรเป็นวิธีเดียวในการโต้ตอบกับผู้ใช้ปลายทาง ควรใช้ผู้ถามเป็นคุณลักษณะสนับสนุนสำหรับการสัมภาษณ์หรือการประชุมเชิงปฏิบัติการ
นอกเหนือจากวิธีการข้างต้นแล้วยังมีวิธีการเฉพาะอื่น ๆ อีกมากมายที่สามารถใช้สำหรับเงื่อนไขเฉพาะได้
เคล็ดลับสำหรับการรวบรวมข้อกำหนดที่ประสบความสำเร็จ
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการในการทำให้กระบวนการรวบรวมข้อกำหนดประสบความสำเร็จ:
อย่าคิดว่าคุณรู้ความต้องการของลูกค้า สิ่งที่คุณมักจะคิดอาจแตกต่างไปจากที่ลูกค้าต้องการ ดังนั้นควรตรวจสอบกับลูกค้าเสมอเมื่อคุณมีข้อสันนิษฐานหรือมีข้อสงสัย
ให้ผู้ใช้ปลายทางมีส่วนร่วมตั้งแต่เริ่มต้น รับการสนับสนุนจากพวกเขาสำหรับสิ่งที่คุณทำ
ในระดับเริ่มต้นกำหนดขอบเขตและรับข้อตกลงของลูกค้า สิ่งนี้ช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่ขอบเขตของคุณลักษณะได้สำเร็จ
เมื่อคุณอยู่ในกระบวนการรวบรวมข้อกำหนดตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อกำหนดนั้นเป็นจริงเฉพาะเจาะจงและสามารถวัดผลได้
มุ่งเน้นไปที่การทำเอกสารข้อกำหนดให้ชัดเจน เอกสารความต้องการเป็นวิธีเดียวที่จะทำให้ลูกค้าและผู้ให้บริการตกลงกันได้ ดังนั้นจึงไม่ควรมีพื้นที่สีเทาในเอกสารนี้ หากมีพื้นที่สีเทาให้พิจารณาว่าอาจทำให้เกิดปัญหาทางธุรกิจได้
อย่าพูดคุยเกี่ยวกับโซลูชันหรือเทคโนโลยีกับลูกค้าจนกว่าจะรวบรวมข้อกำหนดทั้งหมด คุณไม่อยู่ในฐานะที่จะสัญญาหรือบ่งชี้อะไรกับลูกค้าจนกว่าคุณจะชัดเจนเกี่ยวกับข้อกำหนด
ก่อนที่จะย้ายไปยังขั้นตอนอื่น ๆ ของโปรเจ็กต์โปรดรับเอกสารข้อกำหนดที่ลูกค้าลงนาม
หากจำเป็นให้สร้างต้นแบบเพื่อแสดงให้เห็นถึงข้อกำหนด
สรุป
การรวบรวมความต้องการเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของโครงการ หากทีมโครงการไม่สามารถรวบรวมข้อกำหนดที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับโซลูชันได้โครงการจะดำเนินการโดยมีความเสี่ยง ซึ่งอาจนำไปสู่ข้อพิพาทและความขัดแย้งมากมายในอนาคตและส่งผลให้ความสัมพันธ์ทางธุรกิจเสียหายอย่างรุนแรง
ดังนั้นการรวบรวมความต้องการถือเป็นความรับผิดชอบหลักของทีมงานโครงการ จนกว่าข้อกำหนดจะถูกลงนามอย่าสัญญาหรือแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับลักษณะของการแก้ปัญหา