การจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง
บทนำ
ปัจจุบันองค์กรต่าง ๆ ใช้เทคนิคการจัดการที่หลากหลายเพื่อให้การทำงานของแผนกมีประสิทธิภาพ การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างเป็นรูปแบบหนึ่งของการจัดการซึ่งสินค้าและบริการได้มาจากองค์กรหรือ บริษัท อื่น
องค์กรทั้งหมดจัดการกับรูปแบบการจัดการนี้ในช่วงหนึ่งของชีวิตของธุรกิจ เป็นวิธีดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างและการวางแผนกระบวนการที่จะทำให้สิ่งต่างๆดำเนินไปอย่างราบรื่น
แต่ด้วยเทคนิคการจัดการอื่น ๆ อีกมากมายที่ใช้อยู่มีเหตุผลพิเศษที่จะใช้รูปแบบการจัดการเฉพาะนี้เพื่อซื้อสินค้าและบริการหรือไม่? ใช่นี่เป็นหนึ่งในคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง
การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างเป็นที่ทราบกันดีว่าช่วยให้องค์กรสามารถประหยัดเงินที่ใช้ไปเมื่อซื้อสินค้าและบริการจากภายนอกได้ นอกจากนี้ยังมีข้อดีอื่น ๆ อีกมากมาย
การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างทำงานอย่างไร
ต่อไปนี้เป็นประเด็นการทำงานหลักสี่ประการเกี่ยวกับการจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง ควรพิจารณาประเด็นต่อไปนี้เมื่อใดก็ตามที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง:
ไม่ใช่สินค้าและบริการทั้งหมดที่ธุรกิจต้องการจะต้องซื้อจากภายนอก ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องชั่งน้ำหนักข้อดีข้อเสียของการซื้อหรือเช่าสินค้าและบริการเหล่านี้จากภายนอก
คุณจะต้องถามตัวเองว่าในระยะยาวจะคุ้มทุนหรือไม่และจำเป็นจริงๆหรือไม่
คุณจะต้องมีความคิดที่ดีว่าคุณต้องการอะไรจากนั้นจึงพิจารณาตัวเลือกและทางเลือกต่างๆ แม้ว่าอาจมีซัพพลายเออร์หลายรายที่จัดหาสินค้าและบริการเหมือนกัน แต่การวิจัยอย่างรอบคอบจะแสดงให้คุณเห็นว่าซัพพลายเออร์เหล่านี้รายใดที่จะให้ข้อตกลงที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ
คุณสามารถเรียกร้องให้มีการเสนอราคาบางประเภทตามความต้องการของคุณโดยผู้ขายเหล่านี้และใช้เกณฑ์การคัดเลือกเพื่อเลือกผู้ให้บริการที่ดีที่สุด
โดยทั่วไปขั้นตอนต่อไปคือการเรียกร้องให้มีการเสนอราคา ในระหว่างขั้นตอนนี้ซัพพลายเออร์ต่างๆจะเสนอราคาให้คุณ
ขั้นตอนนี้คล้ายกับการเลือกโครงการเนื่องจากคุณจะต้องพิจารณาเกณฑ์ที่แตกต่างกันนอกเหนือจากค่าใช้จ่ายในการตัดสินใจในที่สุดว่าคุณต้องการให้ซัพพลายเออร์รายใดไปด้วย
หลังจากขั้นตอนการประเมินคุณจะสามารถเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดได้ จากนั้นคุณจะต้องไปยังขั้นตอนของการพูดคุยถึงสิ่งที่ควรทำในสัญญา อย่าลืมระบุเงื่อนไขการจัดหาเงินทั้งหมดว่าคุณต้องการชำระเงินอย่างไรเป็นต้นเพื่อป้องกันความสับสนที่เกิดขึ้นในภายหลังเนื่องจากสัญญานี้จะมีผลผูกพัน
โปรดจำไว้เสมอว่าการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์มีความสำคัญสูงสุด ซึ่งรวมถึงการทำข้อตกลงที่ทั้งสองจะพบว่าน่าพอใจ สิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจของคุณยั่งยืนและธุรกิจของซัพพลายเออร์
ขั้นตอนง่ายๆสี่ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณได้รับสินค้าอย่างง่ายดายและรวดเร็วโดยไม่ต้องยุ่งยากมากนัก แต่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบในแต่ละขั้นตอน
ทำให้กระบวนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะผ่านพ้นไปด้วยดีคุณจะต้องติดตามความคืบหน้าของการจัดซื้อจัดจ้าง นี่หมายความว่าคุณควรตรวจสอบซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามเงื่อนไขของสัญญาและจะสามารถจัดหาสินค้าและบริการให้คุณได้ภายในกำหนด
หากมีความคลาดเคลื่อนหรือปัญหาใด ๆ คุณควรแจ้งให้ซัพพลายเออร์ทราบโดยวิธีการสื่อสารที่ตัดสินใจในขณะทำสัญญา
องค์กรต้องเต็มใจและเปิดรับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ นี่เป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจอยู่ในรูปแบบของความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีและแม้แต่การเปลี่ยนแปลงในทีมงานรวมถึงการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ
ในแง่ของเทคโนโลยีอาจต้องซื้ออุปกรณ์และเครื่องจักรใหม่ที่จำเป็นในการจัดการสินค้าเหล่านี้
ในทำนองเดียวกันสำหรับพนักงานคุณจะต้องจ้างคนงานที่มีทักษะสูงและได้รับการฝึกอบรมเมื่อต้องติดต่อโดยตรงกับซัพพลายเออร์
เป็นการดีที่สุดสำหรับองค์กรที่จะมีทีมงานที่แตกต่างกันซึ่งมีความเชี่ยวชาญในสาขาต่างๆ ซึ่งจะทำให้การจัดการการจัดซื้อง่ายยิ่งขึ้น จากนั้นแต่ละทีมสามารถจัดการกับพื้นที่ที่เกี่ยวข้องในการซื้อและจะมีความเชี่ยวชาญที่จำเป็น ตัวอย่างเช่นผู้ที่มีประสบการณ์ในการซื้อเครื่องจักรอาจไม่มีทักษะเดียวกันในการรับบริการเฉพาะจากองค์กรอื่น
สรุป
อย่างไรก็ตามควรจำไว้ว่าระบบการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างนี้ต้องทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่นเพื่อผลประโยชน์ทั้งหมดที่จะได้รับ กุญแจสำคัญในการดำเนินการนี้จึงเป็นระบบที่มีประสิทธิภาพตลอดจนซัพพลายเออร์และทรัพยากรที่เหมาะสม
เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการการจัดซื้อควรมีทีมบุคคลที่ได้รับการฝึกฝนมาเป็นอย่างดีหากการจัดการการจัดซื้อมีบทบาทสำคัญ
ตัวอย่างเช่นโรงพยาบาลควรมีทีมจัดซื้อโดยเฉพาะและควรใช้เทคนิคและเครื่องมือในการจัดการการจัดซื้อที่แข็งแกร่ง