โครงสร้างการแบ่งงาน

บทนำ

การแบ่งโครงการที่ซับซ้อนไปสู่งานที่ง่ายขึ้นและสามารถจัดการได้คือกระบวนการที่ระบุว่า Work Breakdown Structure (WBS)

โดยปกติแล้วผู้จัดการโครงการจะใช้วิธีนี้เพื่อลดความซับซ้อนในการดำเนินโครงการ ใน WBS งานที่ใหญ่กว่ามากจะแบ่งออกเป็นงานที่จัดการได้ ชิ้นส่วนเหล่านี้สามารถดูแลและประมาณได้อย่างง่ายดาย

WBS ไม่ได้ถูก จำกัด ไว้เฉพาะฟิลด์เฉพาะเมื่อมันมาถึงแอปพลิเคชัน วิธีการนี้สามารถใช้สำหรับการจัดการโครงการประเภทใดก็ได้

ต่อไปนี้เป็นเหตุผลบางประการในการสร้าง WBS ในโครงการ:

• องค์กรโครงการที่ถูกต้องและอ่านได้

• มอบหมายความรับผิดชอบให้กับทีมโครงการอย่างถูกต้อง

• ระบุเหตุการณ์สำคัญของโครงการและจุดควบคุม

• ช่วยในการประมาณค่าใช้จ่ายเวลาและความเสี่ยง

• แสดงขอบเขตของโครงการเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความเข้าใจที่ตรงกันมากขึ้น

การก่อสร้าง WBS

การระบุสิ่งที่ส่งมอบหลักของโครงการเป็นจุดเริ่มต้นในการหาโครงสร้างการแบ่งงาน

ขั้นตอนสำคัญนี้มักดำเนินการโดยผู้จัดการโครงการและผู้เชี่ยวชาญเรื่อง (SMEs) ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เมื่อขั้นตอนนี้เสร็จสิ้นผู้เชี่ยวชาญหัวข้อจะเริ่มแบ่งงานระดับสูงออกเป็นงานย่อย ๆ

ในขั้นตอนการแยกย่อยงานเราสามารถแบ่งมันออกเป็นระดับต่างๆของรายละเอียดได้ เราสามารถลงรายละเอียดงานระดับสูงออกเป็นงานย่อย 10 งานในขณะที่อีกงานหนึ่งสามารถให้รายละเอียดของงานระดับสูงเดียวกันเป็น 20 งานย่อย

ดังนั้นจึงไม่มีกฎที่ยากและรวดเร็วในการแยกย่อยงานใน WBS แต่ระดับการแยกย่อยเป็นเรื่องของประเภทโครงการและรูปแบบการจัดการที่ตามมาสำหรับโครงการ

โดยทั่วไปมี "กฎ" สองสามข้อที่ใช้สำหรับกำหนดชิ้นงานที่เล็กที่สุด ในกฎ "สองสัปดาห์" จะไม่มีการแยกย่อยสิ่งใดที่มีมูลค่าน้อยกว่าการทำงานสองสัปดาห์

ซึ่งหมายความว่างานที่เล็กที่สุดของ WBS คืออย่างน้อยสองสัปดาห์ 8/80 เป็นกฎอื่นที่ใช้เมื่อสร้าง WBS กฎนี้บอกเป็นนัยว่างานไม่ควรน้อยกว่า 8 ชั่วโมงของการทำงานและไม่ควรมีขนาดใหญ่กว่า 80 ชั่วโมงของการทำงาน

เราสามารถใช้หลายรูปแบบเพื่อแสดง WBS ได้ บางคนใช้โครงสร้างแบบต้นไม้เพื่อแสดง WBS ในขณะที่บางคนใช้รายการและตาราง การสรุปเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการแสดง WBS

ตัวอย่างต่อไปนี้คือ WBS ที่ระบุไว้:

มีเป้าหมายการออกแบบมากมายสำหรับ WBS เป้าหมายที่สำคัญบางประการมีดังนี้:

• ให้การมองเห็นถึงความพยายามในการทำงานที่สำคัญ

• ให้การมองเห็นถึงความพยายามในการทำงานที่มีความเสี่ยง

• แสดงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมและสิ่งที่ส่งมอบ

• แสดงความเป็นเจ้าของที่ชัดเจนโดยผู้นำงาน

แผนภาพ WBS

ในแผนภาพ WBS ขอบเขตของโครงการจะแสดงเป็นกราฟิก โดยปกติแผนภาพจะเริ่มต้นด้วยวัตถุกราฟิกหรือกล่องที่ด้านบนซึ่งแสดงถึงโครงการทั้งหมด จากนั้นจะมีส่วนประกอบย่อยอยู่ใต้กล่อง

กล่องเหล่านี้แสดงถึงการส่งมอบของโครงการ ภายใต้การจัดส่งแต่ละรายการจะมีองค์ประกอบย่อยอยู่ในรายการ องค์ประกอบย่อยเหล่านี้เป็นกิจกรรมที่ควรดำเนินการเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ

แม้ว่าแผนภาพ WBS ส่วนใหญ่จะได้รับการออกแบบตามการส่งมอบ แต่ WBS บางส่วนถูกสร้างขึ้นตามขั้นตอนของโครงการ โดยปกติโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศจะเข้ากันได้ดีกับแบบจำลอง WBS

ดังนั้นโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศเกือบทั้งหมดจึงใช้ประโยชน์จาก WBS

นอกเหนือจากการใช้ WBS ทั่วไปแล้วยังมีวัตถุประสงค์เฉพาะสำหรับการได้รับ WBS ด้วย WBS เป็นอินพุตสำหรับแผนภูมิแกนต์ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้สำหรับการจัดการโครงการ

แผนภูมิแกนต์ใช้สำหรับติดตามความก้าวหน้าของงานที่ได้รับจาก WBS

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างแผนภาพ WBS:

สรุป

ประสิทธิภาพของโครงสร้างการแบ่งงานสามารถกำหนดความสำเร็จของโครงการได้

WBS เป็นรากฐานสำหรับงานบริหารโครงการทั้งหมดรวมถึงการวางแผนการประมาณต้นทุนและความพยายามการจัดสรรทรัพยากรและการจัดตารางเวลา

ดังนั้นเราควรสร้าง WBS เป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการจัดการโครงการ