การจัดการตามกระบวนการ

บทนำ

การจัดการตามกระบวนการเป็นเทคนิคการจัดการที่ปรับวิสัยทัศน์พันธกิจและระบบคุณค่าหลักของธุรกิจเมื่อกำหนดกลยุทธ์ขององค์กร

ช่วยกำหนดนโยบายที่ควบคุมการดำเนินงานของ บริษัท ที่เป็นปัญหา ในขณะที่สร้างความมั่นใจว่า บริษัท ไม่ได้ทำงานบนแพลตฟอร์มที่มีประสิทธิภาพเพียงอย่างเดียว แต่เป็นหนึ่งในประสิทธิผลด้วย

เมื่อการจัดการตามกระบวนการเริ่มต้นจากขอบเขตเชิงกลยุทธ์ทิศทางของโครงการที่ดำเนินการยังคงไม่เปลี่ยนแปลงซึ่งแตกต่างจากในกรณีที่มีการกำหนดเป้าหมายในระดับยุทธวิธีซึ่งบางโครงการมีแนวโน้มที่จะเบี่ยงเบนไปจากเดิม การทำงานไปสู่เป้าหมายร่วมกันจะช่วยให้เกิดความสามัคคีในกลุ่มงานและแผนกต่างๆ

อย่างไรก็ตามต้องย้ำอีกครั้งว่าการสนับสนุนเชิงกลยุทธ์เพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะทำให้ปรัชญาของการจัดการตามกระบวนการประสบความสำเร็จ และผู้บริหารระดับกลางและพนักงานก็ต้องตระหนักถึงส่วนของพวกเขาในกระบวนการและเป็นเจ้าของเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

หกขั้นตอนในการจัดการตามกระบวนการ

(1) การกำหนดกระบวนการ

กระบวนการจะต้องมีการระบุและจัดทำเป็นเอกสารอย่างชัดเจนหากต้องการให้เกิดความชัดเจน

เอกสารของแผนกข้อตกลงสำหรับลูกค้าคู่มือการจัดซื้อและผังกระบวนการทั้งหมดจะช่วยในการจัดทำเอกสารกระบวนการดังกล่าวข้างต้น

ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับกระบวนการในการดำเนินการผลลัพธ์ที่คาดหวังของกระบวนการและควรระบุบุคคลหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบในแต่ละส่วนของกระบวนการเพื่อไม่ให้ความเป็นเจ้าของและความรับผิดชอบถูกบุกรุก

(2) กำหนดมาตรการเพื่อประเมินกระบวนการ

ต้องมีการวัดประสิทธิภาพของกระบวนการหากต้องติดตามและปรับปรุงประสิทธิภาพคุณภาพและระยะเวลา

ตามหลักการแล้วเมตริกที่เลือกควรเป็นเชิงปริมาณเพื่อให้ความชัดเจนคงอยู่ตลอดไป อย่างไรก็ตามอาจไม่สามารถทำได้เสมอไป แต่สามารถหาข้อมูลเปรียบเทียบและเกณฑ์มาตรฐานที่เกี่ยวข้องเพื่อการวิเคราะห์ที่เกี่ยวข้องได้เสมอ

(3) การวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกระบวนการ

มีเครื่องมือที่หลากหลายเพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกระบวนการได้อย่างง่ายดาย

การแสดงภาพกราฟิกแผนภูมิแท่งแผนภูมิวงกลมการวิเคราะห์ความแปรปรวนการวิเคราะห์ช่องว่างและการวิเคราะห์สาเหตุและผลกระทบซึ่งเป็นที่นิยมมากที่สุด

(4) วิเคราะห์เสถียรภาพของกระบวนการและกำหนดวัตถุประสงค์ใหม่หากจำเป็น

ภายใต้ขั้นตอนของการจัดการตามกระบวนการนี้การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะช่วยในการวิเคราะห์เสถียรภาพของกระบวนการ

หากพบว่าเป็นที่ต้องการจำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายใหม่และสิ่งเหล่านี้ควรสอดคล้องกับทิศทางเชิงกลยุทธ์ของ บริษัท

(5) การปรับปรุงการวางแผน

การปรับปรุงกระบวนการควรมีการวางแผนให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กรพันธกิจและวัฒนธรรมขององค์กร

ควรจัดสรรทรัพยากรให้เพียงพอและควรมีทีมงานที่มีประสิทธิภาพหากการเปลี่ยนแปลงที่เสนอจะประสบความสำเร็จ

(6) การดำเนินการปรับปรุง

นี่คือจุดที่การปรับปรุงตามแผนแต่ละอย่างมีชีวิตชีวาขึ้นจากแบบร่างที่ใช้กระดาษในอดีต การฝึกอบรมสามารถดำเนินการได้หากจำเป็นและควรได้รับการสนับสนุนจากพนักงานทุกที่ที่ทำได้

หลังจากนั้นจำเป็นต้องมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องหากองค์กรจะเป็นหนึ่งในสถานะระดับโลก

การระบุองค์กรตามกระบวนการ

องค์กรที่ใช้กระบวนการจะมีลักษณะเฉพาะบางอย่างที่ทำให้จดจำได้ทันที

ตัวอย่างเช่น บริษัท ดังกล่าวจะมองว่าธุรกิจเป็นกลุ่มของกระบวนการมีแผนกลยุทธ์ที่ขับเคลื่อนกระบวนการด้วยความมุ่งมั่นจากผู้บริหารระดับสูงลงไปและกระบวนการดังกล่าวจะสอดคล้องกับเป้าหมายและผลลัพธ์ทางธุรกิจที่สำคัญขององค์กร

การกำหนดมาตรฐานของกระบวนการการพึ่งพาความถูกต้องของข้อมูลในระดับสูงและการแสวงหาการปรับปรุงอย่างยั่งยืนอย่างต่อเนื่องเป็นจุดเด่นเพิ่มเติมขององค์กรที่ใช้กระบวนการ

ข้อดีของการจัดการตามกระบวนการ

ประโยชน์ของการนำการจัดการตามกระบวนการมาใช้มีมากมาย

การปรับปรุงกระบวนการในปัจจุบันทำให้กิจกรรมเพิ่มมูลค่าเพิ่มขึ้นการลดต้นทุนและการปรับให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์ขององค์กรถือเป็นประโยชน์สูงสุด

นอกจากนี้ยังเอื้อต่อเทคนิคการจัดสรรต้นทุนสมัยใหม่เช่นการคิดต้นทุนตามกิจกรรม การจัดการตามกระบวนการช่วยให้ระบบเป็นไปตามมาตรฐานระดับชาติและระดับสากลบางประการและเป็นไปตามข้อกำหนดของหน่วยงานกำกับดูแลที่มีชื่อเสียง

สรุป

การจัดการตามกระบวนการเป็นเครื่องมืออันล้ำค่าในความพึงพอใจและการรักษาลูกค้าเนื่องจากเป็นการระบุกระบวนการสำคัญที่มีผลประโยชน์และความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นหลัก

หลาย ๆ คนผู้จัดการที่มีความเชี่ยวชาญในระดับชั้นสูงได้ตระหนักถึงวิสัยทัศน์ของ บริษัท ว่ามีโอกาสน้อยที่จะเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไปเมื่อเทียบกับเป้าหมายและขั้นตอนที่ใช้เพื่อบรรลุวิสัยทัศน์นี้

ดังนั้นการจัดการตามกระบวนการจึงจำเป็นต้องให้ผู้จัดการประเมินกระบวนการที่มีอยู่และดำเนินการเพื่อปรับโครงสร้างและหน้าที่ขององค์กรที่เป็นปัญหาเพื่อให้ได้มาซึ่งประสิทธิภาพสูงสุด

ปัจจัยที่เปลี่ยนแปลงได้เช่นการเปลี่ยนแปลงในความคาดหวังของลูกค้าความผันผวนในเศรษฐกิจโดยทั่วไปและความจำเป็นในการพัฒนาสายผลิตภัณฑ์ที่ดีขึ้นจะส่งผลให้มีพนักงานที่มีนวัตกรรมมากขึ้นซึ่งรับหน้าที่เป็นเจ้าของงานและเริ่มต้นการทำงานที่ดีขึ้นในสาขาความเชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้อง