ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

บทนำ

เนื่องจากการจัดการโครงการเป็นหนึ่งในหน้าที่หลักขององค์กรธุรกิจซอฟต์แวร์จึงควรสนับสนุนฟังก์ชันการจัดการโครงการ ก่อนที่ซอฟต์แวร์จะถือกำเนิดขึ้นการจัดการโครงการทำได้อย่างเต็มที่ผ่านเอกสาร ในที่สุดสิ่งนี้ได้ผลิตเอกสารกระดาษจำนวนมากและค้นหาข้อมูลซึ่งไม่ใช่ประสบการณ์ที่น่าพึงพอใจ

เมื่อซอฟต์แวร์พร้อมใช้งานในราคาที่เหมาะสมสำหรับองค์กรธุรกิจ บริษัท พัฒนาซอฟต์แวร์ก็เริ่มพัฒนาซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ สิ่งนี้กลายเป็นที่นิยมอย่างมากในทุกอุตสาหกรรมและซอฟต์แวร์เหล่านี้ได้รับการนำไปใช้อย่างรวดเร็วโดยชุมชนการจัดการโครงการ

ประเภทของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

1 - เดสก์ท็อป

มีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสองประเภทสำหรับผู้จัดการโครงการ ประเภทแรกของซอฟต์แวร์ดังกล่าวคือซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป Microsoft Project เป็นตัวอย่างที่ดีสำหรับประเภทนี้ คุณสามารถจัดการโครงการทั้งหมดของคุณโดยใช้ MS Project แต่คุณต้องแชร์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับผู้อื่นเมื่อจำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกัน

การอัปเดตทั้งหมดควรทำในเอกสารเดียวกันโดยผู้เกี่ยวข้องเป็นครั้งคราว ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์บนเดสก์ท็อปดังกล่าวจึงมีข้อ จำกัด เมื่อควรอัปเดตและดูแลโดยบุคคลมากกว่าหนึ่งคน

2 - ตามเว็บ

เพื่อเป็นแนวทางแก้ไขปัญหาข้างต้นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนเว็บจึงได้รับการแนะนำ ด้วยประเภทนี้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเว็บแอปพลิเคชันและอ่านเขียนหรือเปลี่ยนแปลงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการ

นี่เป็นทางออกที่ดีสำหรับโครงการที่กระจายไปตามหน่วยงานและพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ ด้วยวิธีนี้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของโครงการสามารถเข้าถึงรายละเอียดโครงการได้ตลอดเวลา โดยเฉพาะรุ่นนี้ดีที่สุดสำหรับทีมเสมือนจริงที่ทำงานบนอินเทอร์เน็ต

ลักษณะของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

เมื่อพูดถึงการเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีหลายสิ่งที่ต้องพิจารณา ไม่ใช่ทุกโครงการที่อาจใช้คุณสมบัติทั้งหมดที่มีให้โดยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ดังนั้นคุณควรมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับข้อกำหนดของโครงการของคุณก่อนที่จะพยายามเลือกสิ่งที่ต้องการสำหรับคุณ ต่อไปนี้เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ:

1 - การทำงานร่วมกัน

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการควรอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันเป็นทีม ซึ่งหมายความว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องของโครงการควรสามารถเข้าถึงและอัปเดตเอกสารโครงการได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการควรมีการควบคุมการเข้าถึงและการจัดการการรับรองความถูกต้องเพื่อให้เข้าถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการได้ในระดับใหญ่

2 - การตั้งเวลา

การจัดกำหนดการเป็นคุณสมบัติหลักอย่างหนึ่งที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการควรมีให้ โดยปกติซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสมัยใหม่จะให้ความสามารถในการวาดแผนภูมิแกนต์เมื่อพูดถึงการจัดตารางกิจกรรม

นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มการขึ้นต่อกันของกิจกรรมลงในตารางเวลาได้ดังนั้นซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะแสดงเส้นทางวิกฤตของโครงการและจะเปลี่ยนเส้นทางวิกฤตในภายหลังโดยอัตโนมัติ

Baselining ยังเป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่นำเสนอโดยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ โดยปกติแล้วโครงการจะยึดตามเมื่อข้อกำหนดเสร็จสิ้น

เมื่อข้อกำหนดมีการเปลี่ยนแปลงและมีการเพิ่มข้อกำหนดใหม่ในโครงการในภายหลังทีมบริหารโครงการสามารถเปรียบเทียบกำหนดการใหม่กับกำหนดการพื้นฐานโดยอัตโนมัติเพื่อทำความเข้าใจขอบเขตของโครงการและส่วนเบี่ยงเบนของต้นทุน

3 - การติดตามปัญหา

ในช่วงวงจรชีวิตของโครงการอาจมีปัญหามากมายที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่ต้องการการติดตามและตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง ข้อบกพร่องของซอฟต์แวร์เป็นหนึ่งในตัวอย่างที่ดีสำหรับสิ่งนี้

ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการควรมีคุณสมบัติในการติดตามและตรวจสอบปัญหาที่รายงานโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆของโครงการ

4 - การจัดการผลงานโครงการ

การจัดการผลงานโครงการเป็นหนึ่งในประเด็นสำคัญเมื่อองค์กรมีส่วนร่วมในโครงการมากกว่าหนึ่งโครงการ องค์กรควรสามารถวัดผลและตรวจสอบโครงการต่างๆได้ดังนั้นองค์กรจึงทราบว่าโครงการโดยรวมมีความคืบหน้าอย่างไร

หากคุณเป็น บริษัท ขนาดเล็กที่มีโครงการเพียงไม่กี่โครงการคุณอาจไม่ต้องการคุณสมบัตินี้ ในกรณีนี้คุณควรเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ไม่มีการจัดการพอร์ตโครงการเนื่องจากคุณสมบัติดังกล่าวอาจมีราคาค่อนข้างแพงสำหรับคุณ

5 - การจัดการเอกสาร

โครงการมีเอกสารมากมายที่ใช้งานอยู่ เอกสารเหล่านี้ส่วนใหญ่ควรเข้าถึงได้โดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ ดังนั้นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการควรมีสิ่งอำนวยความสะดวกในการจัดการเอกสารพร้อมระบบควบคุมการเข้าถึงที่ถูกต้อง

นอกจากนี้เอกสารจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงทุกครั้งที่มีการอัปเดต ดังนั้นคุณลักษณะการจัดการเอกสารควรรองรับการกำหนดเวอร์ชันเอกสารด้วย

6 - การจัดการทรัพยากร

การจัดการทรัพยากรของโครงการเป็นหนึ่งในความคาดหวังหลักจากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ซึ่งรวมถึงทรัพยากรบุคคลและประเภทอื่น ๆ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการควรแสดงการใช้ทรัพยากรแต่ละรายการตลอดวงจรชีวิตของโครงการทั้งหมด

สรุป

แนวทางปฏิบัติในการจัดการโครงการสมัยใหม่ต้องการความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ แนวปฏิบัติในการจัดการโครงการสมัยใหม่มีความซับซ้อนจนถึงขั้นไม่สามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์

เมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ถูกต้องสำหรับวัตถุประสงค์ของคุณคุณจะต้องประเมินคุณลักษณะของซอฟต์แวร์และตรงกับข้อกำหนดการจัดการโครงการของคุณ

อย่าเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งที่มีคุณสมบัติมากกว่าที่คุณต้องการเนื่องจากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมักจะมาพร้อมกับป้ายราคาที่สูง นอกจากนี้การมีคุณสมบัติมากกว่าที่ต้องการอาจทำให้เกิดความสับสนเมื่อใช้ซอฟต์แวร์ในทางปฏิบัติ