Cómo usar Microsoft Office en la web gratis
Como persona que trabaja en el sector tecnológico, me bombardean constantemente con preguntas sobre los mejores smartphones , por qué los correos electrónicos dejan de llegar de repente y cómo hacer copias de seguridad de fotos y vídeos. Otra pregunta muy común que escucho también es: ¿Cómo puedo usar Microsoft Office gratis?
A juzgar por la frecuencia con la que me preguntan esto, supongo que todavía hay una parte considerable de la población que desconoce que se puede usar la versión online oficial de Microsoft Office en el navegador web, de forma gratuita, o que ahora Office se llama Microsoft 365. Solo se necesita una cuenta de Microsoft y conexión a internet.
Es cierto que te pierdes algunas funciones (Microsoft no va a regalar su producto estrella por completo), pero si necesitas abrir o editar rápidamente un archivo de Word, Excel o PowerPoint, las herramientas online pueden serte de gran utilidad. Aquí te explicamos cómo empezar y las funciones disponibles.
Empezando
Dirígete al portal en línea de Microsoft Office y no solo verás un recordatorio de que Office ahora es Microsoft 365 (a pesar del nombre de dominio), sino que también podrás iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft. Suponemos que ya tienes una cuenta de Microsoft, pero si no la tienes, puedes crearla aquí.
Tras iniciar sesión, verás un panel de control elegante donde podrás acceder a todos los archivos almacenados en OneDrive, así como a diversas aplicaciones web de Microsoft, como Word, Excel y PowerPoint. Puedes hacer clic en un archivo para abrirlo o crear uno nuevo desde la fila de iconos superior.
Selecciona una aplicación en el panel inferior izquierdo y podrás ver los archivos recientes de esa aplicación en particular, así como algunas plantillas que puedes usar para empezar más rápidamente. Entre ellas se incluyen planificadores de jubilación en Excel y currículos en Word. También puedes subir un documento, una hoja de cálculo o una presentación desde tu ordenador mediante el botón «Subir».
Cada archivo nuevo se abre en su propia pestaña, lo que permite trabajar simultáneamente en varias pestañas de Word, Excel y PowerPoint si es necesario. La interfaz no ofrece muchas opciones: hay que aceptar la configuración y el funcionamiento que Microsoft proporciona.
Edición de archivos
Si has usado las versiones de escritorio de Microsoft Office (o Microsoft 365), te familiarizarás rápidamente con la interfaz web. El menú de la cinta se encuentra en la parte superior de la ventana de pestañas, lo que te permite dar formato al contenido existente e insertar nuevos elementos según sea necesario. Por supuesto, las funciones disponibles varían según la aplicación que uses.
En la esquina superior derecha de la pantalla, encontrarás controles para añadir comentarios, compartir el archivo con otras personas (tenerlo siempre en línea facilita mucho la colaboración) y alternar entre los distintos modos de funcionamiento: Edición , Revisión y Visualización . Desde el mismo menú, también puedes abrir el archivo con el programa de escritorio correspondiente, si lo tienes instalado.
Todas las funciones principales son fáciles de aprender, tanto si eres principiante como si ya estás familiarizado con las aplicaciones de escritorio. Si tienes alguna duda, encontrarás un cuadro de búsqueda en la parte superior de la pantalla. Puedes usarlo para buscar una opción específica en los menús. Para obtener más ayuda, haz clic en la opción Ayuda del menú de la cinta de opciones.
Para ser una aplicación web, es bastante completa: puedes seleccionar, arrastrar, hacer clic derecho y mucho más, igual que en las versiones tradicionales de Word, Excel y PowerPoint. No encontrarás un botón de guardar, ya que todo se guarda y sincroniza automáticamente con la nube a medida que realizas cambios, pero puedes usar el menú Archivo si necesitas descargar una copia local.
Lo que puedes y no puedes hacer
Las aplicaciones de Office en línea son versiones reducidas de sus contrapartes de escritorio, aunque muchos usuarios podrían no notar las diferencias, dependiendo de sus necesidades específicas. Incluyen las funciones básicas para abrir y editar documentos; como ya se mencionó, todo se sincroniza automáticamente con tu cuenta de OneDrive.
En cuanto a Microsoft Word en la web, no se puede acceder a ciertas funciones de diseño, como la opción de mostrar la cuadrícula o crear columnas en el documento. Tampoco se pueden agregar marcas de agua, temas ni colores de página, ni insertar gráficos, bibliografía o citas. Otras funciones avanzadas, como la combinación de correspondencia, también están deshabilitadas.
En cuanto a Microsoft Excel en la web, las diferencias con la aplicación en línea no son tan fáciles de detectar a simple vista: solo cuando se profundiza en ella y se accede a las herramientas más sofisticadas se hacen evidentes las discrepancias. La aplicación web no ofrece tantos tipos de gráficos, por ejemplo, ni tantas opciones para importar datos, y no permite nombrar los rangos seleccionados; todas ellas funciones que solo los usuarios avanzados necesitarán.
Al igual que Excel, Microsoft PowerPoint en la web parece una versión muy similar a la de escritorio hasta que se intenta ir más allá de las funciones básicas. La herramienta en línea tiene menos animaciones y transiciones, no permite importar audio ni gráficos y limita la reproducción de las presentaciones. Por lo tanto, aunque muchas de las funciones principales están presentes, los usuarios avanzados siempre preferirán la versión completa de escritorio.
