स्थिति होने के तुरंत बाद या ठीक बाद। प्रतिक्रिया जितनी अधिक प्रासंगिक होती है — उतनी ही बेहतर संभावना होती है कि इसे अच्छी तरह से समझा जा सकता है। आप जितनी देर प्रतीक्षा करते हैं, स्थिति उतनी ही स्मृति से ओझल होती जाती है (मस्तिष्क स्वाभाविक रूप से महत्वपूर्ण विवरणों के साथ-साथ बुरी यादों को भी मिटा देता है, इसलिए संकोच न करें)।

ऐसे मामलों में मैं अपनी प्रत्यक्ष रिपोर्ट को जल्द से जल्द मैसेज करना पसंद करता हूं, फॉलो-अप कॉल शेड्यूल करता हूं या (यदि वह जरूरी नहीं है) तो आगामी 1-1 पर फीडबैक ट्रिगरिंग स्थिति पर फिर से विचार करने की योजना है।

अच्छी विवेक जांच है  - यदि नियमित प्रदर्शन समीक्षा सत्र में दी गई प्रतिक्रिया से आपकी रिपोर्ट हैरान है, तो आपने अपना काम अच्छी तरह से नहीं किया है।

प्रतिक्रिया कितनी स्पष्ट होनी चाहिए?

यथासंभव प्रत्यक्ष। अगर आपके साथी ने पंगा लिया है, तो उसे बताएं। इसे शुगरकोट न करें, क्योंकि आप मूल्यवान विकास के अवसरों से स्वयं को और अपनी रिपोर्ट दोनों को बर्बाद कर रहे हैं। आमतौर पर उत्पाद के नेता (स्वयं शामिल) संभावित संघर्ष से संबंधित अप्रियताओं से बचने के लिए ऐसा करते हैं (यह ईमानदार होने के लिए काफी अहंकारी रुख है)।

हालांकि स्पष्ट प्रतिक्रिया के बारे में चार महत्वपूर्ण बातें हैं:

• यह व्यक्तिगत नहीं होना चाहिए, बल्कि विशेष रूप से कार्य के उद्देश्य/परिणामों की गुणवत्ता से संबंधित होना चाहिए;
• यह डेटा और तथ्यों (जैसे विशिष्ट मामले) पर आधारित होना चाहिए, अन्यथा यह एक अनुमान है जो व्यक्तिगत हो सकता है;
• इसे वास्तविक समस्या के मूल कारण को इंगित करना चाहिए (उदाहरण के लिए ऐसा नहीं था कि हितधारक समाधान के साथ ठीक नहीं है, यह है कि सुविधा की प्रगति पर उसके पास पर्याप्त पारदर्शिता नहीं थी);
• यह दो-तरफ़ा संवाद होना चाहिए, क्योंकि आपकी रिपोर्ट की घटनाओं के संस्करण में महत्वपूर्ण विवरण हो सकते हैं जो आपको याद आ रहे हैं (आप अपनी राय प्रस्तुत करते हैं/आपकी रिपोर्ट उसके दृष्टिकोण को साझा करती है और आप एक पारस्परिक सहमति पाते हैं)।

क्या प्रतिक्रिया केवल निजी तौर पर दी जानी चाहिए?

एक व्यापक मान्यता है " सार्वजनिक रूप से प्रशंसा, निजी तौर पर आलोचना ", जिसके लिए मैं कोई अजनबी नहीं था। मेरे पास ऐसे मामले आए हैं जब मैं एक सार्वजनिक सेटिंग में बहुत प्रत्यक्ष था और यह पीछे हट गया, जिसके परिणामस्वरूप एक प्रबंधक ने कंपनी छोड़ दी। अधिक से अधिक, एक समूह सेटिंग में स्पष्ट प्रतिक्रिया देना मेरे लिए हमेशा एक तनावपूर्ण अनुभव था। तो एक बार जब मैंने इस सिद्धांत के बारे में सुना, तो यह एक सुविधाजनक चांदी की गोली की तरह लगा। सच्चाई यह है - यह इतना आसान नहीं है (और मुझे यह समझने में मदद करने के लिए मैं अपने वर्तमान प्रबंधक का आभारी हूं)।

व्यापक प्रतिक्रिया प्रभाव

इसे एक उदाहरण से समझाता हूँ। कुछ साल पहले मेरे मैनेजर ने हमारे डेमो का बार-बार दौरा किया और ईमानदार फीडबैक से हमें पूरी तरह कुचल दिया। यह तीव्र, निराशाजनक और सार्वजनिक था। लेकिन बाद में मैंने जो देखा है वह यह है कि विस्तार पर मेरा ध्यान बेहतर हुआ है। इससे भी अधिक, मैंने अधिक ध्यान देना शुरू कर दिया है और अपनी स्वयं की रिपोर्टों की आलोचना में अधिक मुखर होने लगा हूँ।

आपकी रिपोर्ट आपके व्यवहार और सिद्धांतों को मॉडलिंग करना शुरू कर देती हैं, आप चुनते हैं कि कौन सी दिशा लेनी है। यह एक व्यापक प्रभाव है जो कुछ समय दिए जाने पर पूरे संगठन की संस्कृति को सचमुच बदल सकता है।

एक तरीका फीडबैक से बचना/टोनिंग करना है, जो संभावित रूप से निरंतर सत्यापन की एक स्थिर संस्कृति को जन्म दे सकता है (जहां किसी भी प्रतिक्रिया को आक्रामक माना जा सकता है), दूसरा तरीका नियमित रूप से स्पष्ट सार्वजनिक प्रतिक्रिया प्रदान कर रहा है, कैस्केडिंग प्रभाव की शक्ति का लाभ उठा रहा है और अपनी टीम के आउटपुट की गुणवत्ता में सुधार करना।

प्रतिक्रिया कितनी सार्वजनिक हो सकती है?

एक चेतावनी है। आपको अपनी प्रतिक्रिया के आउटरीच के प्रति सचेत रहना होगा। क्रॉस-फंक्शनल ऑल हैंड्स इवेंट में किसी कर्मचारी की आलोचना करना अच्छे से अधिक नुकसान कर सकता है (चाहे आप कितने भी उद्देश्यपूर्ण क्यों न हों)। हालाँकि, आपकी कार्यात्मक टीम का संदर्भ ऐसी प्रतिक्रिया के लिए आवश्यक सुरक्षित स्थान बना सकता है जिसे रचनात्मक प्रकाश में देखा जा सके।

निचला रेखा, मैं इसे इस रूप में दोहराऊंगा

"सार्वजनिक रूप से प्रशंसा करें (आपकी कार्यात्मक टीमों के दायरे के बाहर), एक कार्यात्मक समूह सेटिंग में आलोचना करें"।

सभी बातों पर विचार किया गया, मुझे अभी भी लगता है कि जब फीडबैक महारत की बात आती है तो मैं मुश्किल से सतह को खरोंच कर रहा हूं। उनमें से कुछ धारणाओं को चुनौती दी जा सकती है और समय बीतने के साथ कुछ पर निश्चित रूप से पुनर्विचार किया जाएगा।