이메일: 받은편지함 관리 방법

Nov 27 2022

모든 리더.

모든 리더는 리더입니다.

그 문구를 생각해 낸 사람은 이것이 언젠가 이 현대 시대에 읽어야 하는 엄청난 양의 이메일을 언급할 것이라는 것을 알고 있었 는지 궁금합니다 . 이메일 여행을 시작했을 때 나는 많은 사람들이 했다고 생각하는 일을 했습니다. 일부 폴더를 만들고 모든 이메일이 하나로 들어가고 이메일을 읽거나 여전히 조치가 필요한 것으로 표시됩니다. 하지만 따라잡기에는 너무 많은 이메일을 받은 순간이 왔습니다. 이메일을 몇 번이나 확인하고 받은 편지함에서 작업해도 이메일은 계속해서 수백 개로 쌓였습니다. 여전히 읽고 답변해야 할 이메일이 너무 많다는 사실을 알게 되면서 이메일 외에 다른 일을 하는 동안 집중하는 능력과 흐름을 방해했습니다.

이메일 습관을 바꾸기 전의 받은 편지함

이것은 내가 Merlin Mann의 Zero Inbox 방법론을 접했 을 때 바뀌었습니다 . 이메일을 보고 처리하는 그의 방식이 저에게 공감했습니다. 그리고 나는 여전히 그의 원칙을 사용하여 (거의 항상) 받은 편지함에 이메일이 0개 있습니다.

어떻게 해야 합니까?

1단계: 이메일 지정 시간 설정

간단하게 들리고 정말 간단합니다. 이 원칙을 고수하기 시작했을 때 나는 이메일 일정에서 시간을 차단했습니다. 내 백로그를 처리하고 나 자신과 소통하기 위해: "바로 이 순간 이메일에 대해 걱정하지 마세요. 당신은 당신의 의제에서 이 멋진 일에 전념할 시간이 있습니다." 받은 편지함을 제어하게 되면서 일정에서 시간 차단을 중단하고 아침 일찍과 업무가 끝날 때 이메일을 확인하는 일상에 돌입했습니다.

나는 지난 5년 동안 이 일을 해왔고 이 1단계를 고수하는 한 받은 편지함을 막는 시간의 80%를 보냅니다.

일부 예외가 있으므로 80%입니다. 아침이나 오후에 회의가 있거나 하루가 끝날 때 너무 피곤해서 받은 편지함을 효율적으로 검토할 수 없는 경우가 있습니다. 다음날 여유를 가져갈 것임을 알고 있습니다.

또한 그날 조치가 필요한 매우 중요한 이메일을 예상하는 경우 해당 이메일에 대해 내 이메일을 여러 번 확인합니다. 받은 편지함에 들어오는 다른 모든 것을 무시하려고 하는 동안. 이는 1단계의 규칙인 규칙에 대한 예외입니다.

2단계: 받은 편지함에 있는 모든 이메일에 대해 결정하기

폴더를 포함하여 이메일 받은 편지함을 지저분한 할 일 목록으로 사용했습니다. 내 이메일 받은 편지함을 다른 할 일 목록 대신 의사 소통의 방법으로 보는 것은 내 작업 흐름을 정말 업그레이드했습니다. 이제 모든 할 일을 목록에 포함하고(이전에는 Google 문서 도구, 지금은 Todoist 사용) 이메일에서 찾을 수 있는 모든 작업을 수행해야 한다는 압박감을 느끼지 않을 것입니다.

또한 모든 폴더를 보관하고 모든 이메일을 보관하기로 결정했습니다. 더 이상 각 이메일을 보관할 위치를 결정하는 데 시간을 낭비하지 않아도 됩니다. 그 당시 제가 함께 일하던 회사는 Gmail을 사용했고 검색 표시줄을 사용하여 보관된 이메일을 찾는 것은 매우 쉬웠습니다. 요즘 Outlook을 다시 사용하고 있는데 제대로 작동하지는 않습니다.

그래서 모든 이메일에서 다음을 결정합니다.

2분 이내에 읽기 + 보관 또는 회신 또는 전달
나중에 읽을 수 있도록 할 일 만들기(읽는 데 2분 이상 걸리는 경우, 일반적으로 첨부 파일이 있는 이메일)

어떤 행동이 필요하든 할일 만들기

3단계: 이메일 바로가기에 익숙해지기

마우스(패드)를 사용하여 이메일을 이동하고 보내는 대신 이메일 단축키를 연습하는 데 시간을 보냈습니다. 내가 가장 많이 사용하는 것들: