Особенности ERP-системы

Часть 2 о том, что делает ERP-систему

В последнем разделе мы рассмотрели, для чего может использоваться ERP-система и почему она может вам понадобиться. В этом разделе более подробно рассматриваются функции, которые может иметь ERP.

База данных основных записей

Это базовая информация, необходимая системе для функционирования, и она состоит из серии записей данных компании. Эти данные, вероятно, уже существуют где-то в компании, в папке или электронной таблице (или, возможно, в головах некоторых людей), и имеет смысл перенести все это в ERP и сохранить как единственный источник правды. . Возьмем пример. Для того, чтобы купить, разместить и продать продукт, вам нужна определенная информация. Во-первых, вам нужно будет дать ему идентификатор, известный как Stock Keeping Unit или «sku» (произносится косой). Вам нужно будет знать, от какого поставщика он поступает, номер детали производителя (MPN), чтобы ссылаться на ваши заказы, чтобы поставщик знал, что вам отправить, цену покупки у этого поставщика (одну из нескольких, возможно, с разницей в количестве) и минимальный объем заказа. Вам может понадобиться знать физические размеры и вес продукта для грузоотправителя. Если он прибывает на международном уровне, вам могут понадобиться таможенные коды (коды HS, коды CN). Чтобы хранить продукт, вам нужно знать, в каких местах он разрешен, есть ли у него дата продажи, будет ли у него серийный номер, который вам нужно отслеживать, и какая стоимость будет назначена ему при оценке запасов. Чтобы продать товар, вам также понадобится описание товара, возможно, несколько описаний для вашего веб-сайта, ценников или каталога товаров, возможно, на нескольких языках. Вам также понадобится цена продажи, возможно, несколько цен продажи, если вы продаете торговцам и конечным пользователям и в разных регионах. Вам нужно будет знать, облагается ли товар налогом с продаж и по какой ставке. Возможно, вам придется классифицировать его несколькими способами, раздел, в котором он находится в вашем каталоге, или на вашем веб-сайте, или на eBay, или, возможно, рейтинг о том, насколько важно не исчерпать товар. Реальные записи продуктов могут занимать сотни полей. Лучшие системы могут позволить вам хранить таблицы данных или изображения вместе с соответствующим продуктом. Существуют специализированные системы управления информацией о продуктах (PIMS), которые могут справиться с этим, но, поскольку вам также нужны эти данные в вашей ERP, хорошая реализация может заменить эту потребность.

Кроме того, если у вас есть система PIMS, я предлагаю, чтобы она была интегрирована с вашей ERP и чтобы ERP была главной. Пользователей бесит необходимость обновлять данные в нескольких местах.

Другими записями основных данных могут быть Поставщики, Клиенты, Потенциальные клиенты, Спецификации материалов, Цены и многие другие. Как видите, потерять их или вообще потерять будет проблемой.

База данных транзакционных записей

Транзакционные записи — это те, которые относятся к перемещению одной из записей основных данных. Некоторыми распространенными примерами являются заказы на покупку, заказы на продажу, счета-фактуры и т. Д. Вероятно, существуют важные причины как для соблюдения требований, так и для обслуживания клиентов, и потеря любого из них будет довольно серьезной. Это может разочаровать важного клиента или привести к штрафу от налогового органа!

Вполне вероятно, что каждая строка каждого заказа на продажу и каждая строка каждого счета будет создавать новую строку в этой базе данных. Это скоро исчислится миллионами даже в малом и среднем бизнесе.

База балансов

Может показаться, что это просто вопрос добавления вещей из записей транзакций. Однако очень полезно, если вы можете узнать свой остаток на складе, не суммируя все, что вы когда-либо покупали и продавали. Полезно знать, что клиент вам должен, без необходимости суммировать все, что он купил, за вычетом всего, что он заплатил (пока он разговаривает по телефону!). Поддержание баланса в синхронизации с транзакциями — нетривиальная проблема, которую многие системы не смогли решить.

Пользовательский интерфейс

Потребуется какой-то пользовательский интерфейс, в котором пользователи смогут создавать, обновлять или, возможно, удалять записи. Они должны будут иметь возможность вводить заказы на продажу или покупку и бухгалтерские журналы. Они также должны иметь возможность просматривать результаты сложных процессов, таких как MRP, и принимать решения на их основе. Также должен быть способ для администраторов настраивать вещи. Обычно это было доступно в «клиентской» системе, установленной на ПК, но теперь может быть доставлено в виде веб-страницы.

Система счетов в основном представляет собой специализированный способ суммирования записей транзакций и их стандартизированного отображения.

У некоторых пользователей могут быть специализированные пользовательские интерфейсы, такие как кассовое оборудование или портативные терминалы системы управления складом. Они могут быть частью самой ERP или дополнительной системой. Это та область, где, я думаю, требуется свежее мышление, о котором я расскажу в следующем эпизоде.

Бизнес-логика

Это умная часть системы. Это говорит о том, что происходит, когда кто-то вводит транзакцию. Упрощенный пример: когда клиент заказывает какие-то товары, вы можете захотеть указать их кредитную ссылку, вы можете попросить склад отправить товар, вы можете попросить покупателей сделать новый заказ.

Отчетность и аналитика

Обычно необходимо просматривать и работать с данными вне ERP, например, в Excel. Для этого вам понадобится способ запросить данные из базы данных и экспортировать их. Например, вам может понадобиться запросить все записи о продуктах, которые находятся в определенной категории, чтобы отправить описания тому, кто пишет бумажный каталог. Возможно, вы хотите увидеть все заказы на продажу определенного продукта, например, чтобы увидеть, кто его покупает, и сравнить их с теми, кто не покупает.

Кроме того, вы можете выполнять гораздо более сложные запросы к базе данных для анализа транзакций, для этого может потребоваться гораздо более сложный инструмент отчетности или прямой интерфейс запросов к базе данных с использованием языка структурированных запросов (SQL).

Идя на шаг дальше, есть аналитика. Это может быть комплексная аналитика показателей продаж или эффективности производства. Вам могут понадобиться информационные панели с ключевыми показателями эффективности или интерактивные отчеты, в которых вы можете детализировать данные по клиентам, продуктам, территориям и т. д. С этим вполне может справиться специальная система отчетности, интегрированная в ERP.

Возможно, вы даже захотите выполнить машинное обучение ваших данных, чтобы увидеть, какие идеи вы можете извлечь о своих клиентах.

API, EDI и функции импорта/экспорта

Придет день, когда вам нужно будет создать или массово изменить множество продуктов. Возможно, данные были предоставлены вам поставщиком в виде CSV-файла. Вам понадобятся способы импортировать это в вашу систему.

Возможно, вам придется заказать доставку в вашей курьерской компании и распечатать их этикетки. Вводить их в свое программное обеспечение вручную неудобно, поэтому вам понадобится интеграция. Может быть, у вас есть веб-сайт, и вы хотите, чтобы транзакции входили в ERP, чтобы вы могли их отправлять. Возможно, у вас есть крупный клиент, который может отправлять вам заказы на продажу в электронном виде. Было бы неплохо, если бы вы могли ввести их в систему.

Для этого требуется набор инструментов интеграции, API, система EDI и система импорта/экспорта. Их часто недооценивают, когда люди заказывают систему. Эти системы часто не очень хороши, вероятно, по той же причине. Однако они имеют решающее значение для будущего расширения и гибкости вашей системы, и вам следует уделять им высокий приоритет.

Настройка

Каждый поставщик ERP предлагает определенный уровень настройки. Это то место, где вы могли бы потратить много денег, но мало что посеять. Я твердо убежден, что ваша ERP должна делать 95% того, что вам нужно, «из коробки», иначе вы попадете в одну из двух ловушек. Во-первых, вы думаете, что ваш бизнес настолько уникален, что то, как его делает остальной мир, вам не подойдет. Вам нужно работать так, как работает ERP, и учтите, что это действительно может быть отличным бизнес-советом. Может быть, лучше делать то, что делает остальной мир. Вторая ловушка заключается в том, что вы можете искать не ту систему или даже не того партнера.

Степень настройки варьируется от некоторых инструментов типа «рабочий процесс» (когда это происходит, сделайте это) вплоть до полных сред программирования.

В следующих статьях мы углубимся в каждую из этих областей и посмотрим, как они работают. Затем мы рассмотрим, как вы можете выбрать систему, а затем как вы можете ее спроектировать и построить.

Этот пост является частью серии статей о ERP-системах. Чтобы убедиться, что вы узнаете всю историю, пожалуйста , подпишитесь на мой список рассылки