Proses Pembandingan
pengantar
Jika sebuah perusahaan ingin sukses, ia perlu mengevaluasi kinerjanya secara konsisten.
Untuk melakukannya, bisnis perlu menetapkan standar untuk diri mereka sendiri dan mengukur proses dan kinerja mereka terhadap pemimpin industri yang diakui atau terhadap praktik terbaik dari industri lain, yang beroperasi di lingkungan yang serupa.
Ini biasanya disebut sebagai benchmarking dalam bahasa manajemen.
Proses benchmarking relatif tidak rumit. Pengetahuan dan pengetahuan praktis adalah semua yang dibutuhkan untuk membuat proses seperti itu sukses.
Oleh karena itu, untuk kepentingan para eksekutif perusahaan, mahasiswa dan masyarakat umum yang tertarik, langkah-langkah kunci dalam proses benchmarking disorot di bawah ini.
Pendekatan Langkah-demi-Langkah untuk Benchmarking
Berikut adalah langkah-langkah yang terlibat dalam proses benchmarking:
(1) Perencanaan
Sebelum melakukan benchmarking, pemangku kepentingan korporat harus mengidentifikasi aktivitas yang perlu dijadikan benchmark.
Misalnya, proses yang layak dipertimbangkan biasanya merupakan aktivitas inti yang berpotensi memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis.
Proses seperti itu biasanya membutuhkan biaya, volume, atau nilai yang tinggi. Untuk mendapatkan hasil yang optimal dari benchmarking, input dan output perlu didefinisikan ulang; kegiatan yang dipilih harus dapat diukur dan dengan demikian mudah dibandingkan, dan dengan demikian metrik pembandingan perlu dicapai.
Sebelum terlibat dalam proses pembandingan, aliran proses total perlu dipertimbangkan. Misalnya, meningkatkan satu kompetensi inti dengan merugikan yang lain terbukti tidak banyak gunanya.
Oleh karena itu, banyak yang memilih untuk mendokumentasikan proses tersebut secara rinci (diagram alir proses dianggap ideal untuk tujuan ini), sehingga kelalaian dan kesalahan diminimalkan; sehingga memungkinkan perusahaan untuk memperoleh gagasan yang lebih jelas tentang tujuan strategisnya, proses bisnis utamanya, harapan pelanggan, dan faktor penentu keberhasilannya.
Penilaian yang jujur atas kekuatan, kelemahan, dan bidang masalah perusahaan akan terbukti sangat bermanfaat saat menyempurnakan proses semacam itu.
Langkah selanjutnya dalam proses perencanaan adalah perusahaan memilih tolok ukur yang sesuai untuk mengukur kinerja mereka.
Tolok ukur dapat berupa entitas tunggal atau kelompok perusahaan kolektif, yang beroperasi dengan efisiensi optimal.
Seperti yang dinyatakan sebelumnya, jika perusahaan semacam itu beroperasi di lingkungan yang serupa atau jika ia mengadopsi pendekatan strategis yang sebanding untuk mencapai tujuan mereka, relevansinya tentu saja akan lebih besar.
Tindakan dan praktik yang digunakan di perusahaan semacam itu harus diidentifikasi, sehingga alternatif proses bisnis dapat diperiksa.
Selain itu, selalu bijaksana bagi perusahaan untuk memastikan tujuannya, sebelum memulai proses benchmarking.
Metodologi yang digunakan dan cara keluaran didokumentasikan harus dipertimbangkan juga. Dalam kasus seperti itu, tim yang cakap harus ditemukan untuk melaksanakan proses benchmarking, dengan seorang pemimpin atau pemimpin yang ditunjuk dengan semestinya, untuk memastikan implementasi proyek yang lancar dan tepat waktu.
(2) Pengumpulan Informasi
Informasi dapat diklasifikasikan secara luas di bawah sub teks data primer dan data sekunder.
Untuk memperjelas lebih lanjut, di sini, data primer mengacu pada pengumpulan data langsung dari perusahaan / perusahaan yang dijadikan patokan itu sendiri, sedangkan data sekunder mengacu pada informasi yang dikumpulkan dari pers, publikasi, atau situs web.
Penelitian eksplorasi, penelitian pasar, penelitian kuantitatif, percakapan informal, wawancara dan kuesioner, masih merupakan beberapa metode pengumpulan informasi yang paling populer.
Saat terlibat dalam penelitian utama, perusahaan yang akan melakukan proses benchmarking perlu mendefinisikan kembali metodologi pengumpulan datanya.
Menyusun kuesioner atau format wawancara standar, melakukan penelitian utama melalui telepon, email atau wawancara tatap muka, melakukan observasi di tempat, dan mendokumentasikan data tersebut secara sistematis sangat penting, jika proses benchmarking adalah menjadi sukses.
(3) Analisis Data
Setelah data yang cukup terkumpul, analisis yang tepat atas informasi tersebut adalah yang terpenting.
Analisis data, penyajian data (lebih disukai dalam format grafis, untuk referensi mudah), proyeksi hasil, klasifikasi kesenjangan kinerja dalam proses, dan identifikasi akar penyebab yang mengarah pada penciptaan kesenjangan tersebut (biasanya disebut sebagai enabler ), perlu dilakukan kemudian dilakukan.
(4) Implementasi
Ini adalah tahap dalam proses benchmarking dimana menjadi wajib untuk menjalankan pembicaraan . Ini secara umum berarti bahwa perubahan yang luas perlu dibuat, sehingga kesenjangan kinerja antara yang ideal dan yang sebenarnya dipersempit dan dihilangkan jika memungkinkan.
Sebuah rencana tindakan formal yang mendorong perubahan idealnya harus diformulasikan dengan mengingat budaya organisasi, sehingga perlawanan yang biasanya menyertai perubahan diminimalkan.
Memastikan bahwa manajemen dan staf berkomitmen penuh untuk proses tersebut dan bahwa sumber daya yang memadai tersedia untuk memfasilitasi perbaikan yang diperlukan akan sangat penting dalam membuat proses benchmarking menjadi sukses.
(5) Pemantauan
Seperti kebanyakan proyek, untuk mendapatkan manfaat maksimal dari proses benchmarking, evaluasi sistematis harus dilakukan secara teratur.
Mengasimilasi informasi yang diperlukan, mengevaluasi kemajuan yang dibuat, mengulangi dampak perubahan dan membuat penyesuaian yang diperlukan, semuanya merupakan bagian dari proses pemantauan.
Kesimpulan
Seperti yang terlihat jelas, pembandingan dapat menambah nilai pada alur kerja dan struktur organisasi dengan mengidentifikasi area untuk perbaikan dan perbaikan.
Ini memang sangat berharga dalam upaya organisasi untuk perbaikan berkelanjutan.